Ситуация 1. Командировка с места временной регистрации работника в место постоянного жительства
Работник организации (г. Минск) направлен в служебную командировку в г. Гродно. При этом г. Гродно является постоянным местом жительства и регистрации данного работника, а в г. Минске у него оформлена временная регистрация по месту пребывания (работы).
Следует ли при направлении работника в командировку из г. Минска в г. Гродно выдавать ему аванс и возмещать расходы по проезду к месту командирования и обратно, найму жилого помещения и суточные?
Следует – в случае документального подтверждения факта регистрации в месте пребывания (в г. Минске).
Поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы признается служебной командировкой (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
При служебных командировках |*| наниматель в соответствии с нормами ст. 95 ТК и п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35), обязан выдать работнику аванс и возместить расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
* Информация о командировочных расходах, неучитываемых при налогообложении прибыли, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Следует также учитывать, что каждый гражданин обязан зарегистрироваться по месту жительства в пределах Республики Беларусь и в случаях и порядке, предусмотренных Положением о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденным Указом № 413 (далее – Положение № 413), обязан либо вправе зарегистрироваться по месту пребывания в пределах Республики Беларусь (подп. 3.1 п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания»; далее – Указ № 413).
В случае временного выезда из места жительства на срок более 1 месяца гражданин вправе зарегистрироваться по месту пребывания, за исключением случаев, предусмотренных пп. 281 и 30 Положения № 413 (п. 21 Положения № 413). Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется на срок до 1 года, если иной срок не установлен Положением № 413. Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется без снятия их с регистрационного учета по месту жительства.
Таким образом, при документальном подтверждении работником факта регистрации в месте пребывания (г. Минске) ему следует выдать аванс и возместить расходы по проезду к месту командирования и обратно, расходы по найму жилого помещения и суточные в порядке и размерах, установленных нормами Инструкции № 35 для работников, командированных в пределах Республики Беларусь.
При отсутствии документов, подтверждающих регистрацию в месте пребывания (г. Минске), данному работнику следует выдать аванс и возместить расходы только по проезду к месту командирования и обратно. Возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения в этом случае будет противоречить законодательству.
Ситуация 2. Отказ от поездки в командировку
В организации (г. Брест) наниматель планирует направить работницу в служебную командировку в г. Минск на 3 дня для обучения на курсах повышения квалификации.
Работница отказывается ехать в командировку, мотивируя это тем, что ей не с кем оставить 5-летнего ребенка.
Вправе ли она отказаться от командировки?
Вправе.
Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), могут привлекаться к ночным, сверхурочным работам, работе в государственные праздники, праздничные дни (часть первая ст. 147 ТК), выходные дни и направляться в служебную командировку только с их письменного согласия (ст. 263 ТК).
Таким образом, при отсутствии у работницы, имеющей ребенка в возрасте 5 лет, возможности в предлагаемый нанимателем период времени пройти курсы повышения квалификации в г. Минске она вправе отказаться от служебной командировки. При этом она может письменно согласовать с нанимателем другие даты командировки в соответствии с предлагаемыми периодами прохождения курсов повышения квалификации.
Ситуация 3. Как определить время начала и окончания командировки
Работник организации (г. Витебск) по приказу нанимателя направлен в служебную командировку в г. Гродно. 16 февраля 2016 г. утром он должен прибыть в место командирования для выполнения производственного задания.
С учетом расписания пассажирского транспорта 15 февраля 2016 г. вечером работник должен выехать в служебную командировку, а 17 февраля 2016 г. вернуться обратно к месту постоянной работы. При этом 15 и 17 февраля 2016 г. в рабочее время он должен находиться на рабочем месте.
Какой день в приведенном случае следует указать в приказе как день начала (окончания) командировки?
Начало командировки – 15 февраля, окончание – 17 февраля.
Днем выбытия в служебную командировку считается день выезда транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки.
Время окончания работы в день выбытия работника в служебную командировку определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке |*| (ст. 93 ТК).
* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов, доступна всем на портале GB.BY
В приведенном случае днем начала командировки является 15 февраля 2016 г., а днем ее окончания – 17 февраля 2016 г.
Следует обратить внимание, что даты выезда в командировку и прибытия к месту постоянной работы, указанные в подлинных проездных документах, должны соответствовать датам командировки, определенным в приказе нанимателем. Исключение составляют случаи, когда работник использовал в месте служебной командировки свои выходные дни до ее начала или после ее окончания (п. 6 Инструкции № 35).
Ситуация 4. Способы регистрации работников, выбывающих в командировки
В организации работники направляются в служебные командировки.
Каким образом и на основании какого документа в организации осуществляется регистрация работников, выбывающих в служебные командировки? Может ли соответствующий документ вестись в электронном виде?
Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальном журнале по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, в т.ч. в электронном виде (п. 2 Инструкции № 35).
Установленная законодательством форма, по которой ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, содержит графу «Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения» (см. пример).
Таким образом, несмотря на то что согласно Инструкции № 35 указанный журнал может вестись в электронном виде, необходимо иметь его и на бумаге для проставления в нем подписей командированными работниками.
Пример. Фрагмент журнала учета работников, выбывающих в командировки
Ситуация 5. Документ, определяющий срок командировки
Водитель организации (г. Бобруйск) по приказу нанимателя командирован в г. Могилев. Согласно отметкам в командировочном удостоверении он находился в служебной командировке двое суток, а в соответствии с товарно-транспортной накладной – одни сутки.
По какому документу следует определять срок служебной командировки: командировочному удостоверению, путевому листу, товарно-транспортной накладной?
Направление работников в служебную командировку следует оформлять приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами (ст. 93 ТК).
Срок служебной командировки наниматель определяет самостоятельно с учетом времени, необходимого командированному работнику для выполнения служебного задания, для отдыха, а также времени нахождения в пути.
При выполнении автомобильных перевозок грузов транспортными документами являются путевой лист |*|, товарно-транспортная накладная и иные документы в соответствии с законодательством (ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).
* Информация о порядке возмещения расходов по эксплуатации личного автомобиля в служебных целях доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Учитывая изложенное, в случае направления работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь документом, определяющим ее срок, является приказ нанимателя. Такой приказ служит основанием для направления водителя в служебную командировку на определенный в нем срок и должен издаваться нанимателем до его отъезда.
Что же касается командировочного удостоверения, то отметка в нем подтверждает фактическое пребывание водителя в служебной командировке. Путевой лист и товарно-транспортная накладная – это транспортные документы, которые оформляются при использовании транспортного средства и выполнении автомобильной перевозки груза. Они не определяют, а подтверждают срок служебной командировки и выполнение задания.
