В Республике Беларусь проездные билеты на проезд в городском общественном транспорте изготавливаются на бумажных носителях и с использованием электронных бесконтактных смарт-карт (далее – БСК).
Внутренний учет проездных билетов устанавливается приказом руководителя. Как правило, назначается ответственное лицо, которое их хранит и передает при необходимости работникам для служебных поездок. В журнале или ведомости (наименование формы документа учета рекомендовано указать в приказе) отражаются информация о дате, времени выдачи и возврата билета, фамилия, инициалы работника, его подпись.
Пример
Организация приобретает проездные
По приказу руководителя организация оптовой торговли ежемесячно приобретает 3 проездных билета на общественный транспорт в г. Минске для своих сотрудников (специалистов по продажам) с использованием БСК. В трудовые обязанности этих специалистов входит посещение магазинов розничной торговли с целью составления отчетов о продажах, принятия заявок на поставки товаров. Служебные поездки осуществляются в течение рабочего времени.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете оприходование приобретенных бумажных проездных билетов отражают на счете 10 «Материалы» (например, субсчет 10-13 «Билеты и проездные документы») (п. 16 Инструкции № 50 [1]).
Справочно: в Положении по учетной политике организации следует определить, что для использования денежных документов, билетов и иных аналогичных документов применяется субсчет 10-13 «Билеты и проездные документы» к счету 10.
При первичном приобретении проездных билетов на общественный транспорт с использованием БСК организация оплачивает:
– стоимость проезда;
– залоговую стоимость смарт-карты.
В дальнейшем производится только оплата стоимости проезда на очередной месяц.
Залоговая стоимость БСК подлежит учету…
Залоговая стоимость БСК числится на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» до момента возврата работоспособной и неповрежденной БСК Агентству «Минсктранс». БСК являются собственностью государственного предприятия «Минсктранс», и при возврате карты организации возвращается ее залоговая стоимость.
Организации целесообразно учитывать залоговую стоимость БСК на забалансовом счете, введенном в рабочий план счетов в соответствии с Положением по учетной политике организации. Например, возможно использовать счет 010 «Имущество, полученное в пользование» на основании п. 3 Инструкции № 50.
… и инвентаризации
БСК, учитываемые за балансом на счете 010, подлежат инвентаризации |*|. Цели последней:
– контроль за сохранностью;
– установление виновных лиц при выявлении недостачи.
На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, полученные в пользование и др.), составляются описи и сличительные ведомости (пп. 5, 24 и 71 Инструкции № 180 [2]).
Стоимость использованных проездных билетов отражается в бухгалтерском учете в составе условно-постоянных косвенных затрат, связанных с управлением. Они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные затраты» или 44 «Расходы на реализацию» (для организации оптовой и розничной торговли).
В учете нужно отразить:
Налог на прибыль и иные налоги и взносы
Приобретенные проездные билеты используются в производственных целях. Об этом свидетельствуют приказ руководителя, должностные инструкции работников, которые ими пользуются. Поэтому их стоимость в приведенной ситуации не является доходом работников, подлежащим обложению подоходным налогом |*|. Расходы на проездные билеты не являются выплатами в пользу работающих граждан и, следовательно, не считаются объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь, а также страховых взносов в Белгосстрах.
Затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 170 НК-2019).
В рассматриваемой ситуации организация приобретает проездные билеты на общественный транспорт в производственных целях для выполнения трудовых обязанностей работниками. Стоимость их учитывается в налоговом учете в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг).
При налогообложении прибыли не учитываются затраты на приобретение проездных билетов на транспорт общего пользования для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время исполнения служебных обязанностей обеспечиваются специальным транспортом (подп. 1.12 п. 1 ст. 173 НК-2019).
