Ситуация. Семинар за рубежом и изменение курса валют
Приказом руководителя работник организации направлен в командировку из Минска в Москву с 12 по 14 мая 2014 г. для участия в семинаре. С иностранной организацией – организатором семинара 5 мая 2014 г. заключен договор, согласно которому не позднее 8 мая 2014 г. должна быть произведена предварительная оплата участия работника в семинаре.
Данные для расчета
Стоимость участия в семинаре составила 10 000 рос. руб. и оплачена организатору 8 мая 2014 г. 8 мая работнику выплачен аванс на командировочные расходы в сумме 2 000 000 бел. руб. и 3 440 рос. руб.
Поезд в Москву отправился 12 мая. Семинар проводился 13 мая. Поезд из Москвы прибыл в Минск 14 мая.
По возвращении из командировки работник 16 мая представил авансовый отчет, к которому приложил следующие документы: отчет о выполнении задания по командировке, акт оказанных услуг по участию в семинаре от 13.05.2014, железнодорожные билеты (г. Минск – г. Москва и г. Москва – г. Минск) на сумму 2 400 000 бел. руб., страховой полис добровольного страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу на сумму 10 000 бел. руб. (сумма страховой премии, уплаченной работником страховщику, из расчета 1 долл. США по курсу Нацбанка 10 000 бел. руб.).
Документы о найме жилого помещения во время командировки работник не представил. Нанимателем установлен размер оплаты расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере 5 % от предельной нормы расходов по найму жилого помещения.
Курсы иностранных валют, установленные Нацбанком, следующие:
– на 8 мая – 282 бел. руб. за 1 рос. руб. и 10 000 бел. руб. за 1 долл. США;
– 13 мая – 284,5 бел. руб. за 1 рос. руб.;
– 16 мая – 289 бел. руб. за 1 рос. руб.
Расчет
Шаг 1. Ознакомимся с приказом о командировке работника за границу, так как данный документ является основанием для расчета и выплаты аванса. Обратим внимание на задание на командировку, а также договор с иностранной организацией, поскольку в этих документах могут быть конкретизированы моменты нахождения работника за рубежом (время, место и др.).
Шаг 2. Рассчитаем сумму аванса на командировочные расходы. Для этого используем утвержденные законодательством нормы командировочных расходов. Суточные при краткосрочных командировках в Москву – 30 долл. США, расходы по найму жилья – до 140 долл. США в сутки. Сумма аванса составит:
– суточные с 12 по 14 мая: 3 сут × 30 долл. США × 10 000 / 282 = 3 192 рос. руб.;
– расходы по найму жилья: 1 сут × 140 долл. США × 10 000 / 282 × 5 / 100 = 248 рос. руб.;
– расходы на проезд: исходя из средней стоимости проезда в купейном вагоне туда и обратно – 2 000 000 бел. руб.
Итого: 3 440 рос. руб., 2 000 000 бел. руб.
Оформим расчет аванса в произвольной форме и в качестве приложения к приказу о командировке представим в банк как обоснование целей покупки валюты или снятия валюты с валютного счета.
Шаг 3. Оплатим стоимость участия в семинаре безналичным перечислением. При перечислении удерживаем налог на доходы иностранных организаций, не осуществляющих деятельность в Республике Беларусь через постоянное представительство, в размере 15 % от суммы договора.
Рассчитаем налог на доходы: 10 000 рос. руб. ×15 / 100 × 282 = 423 000 бел. руб.
Определим сумму к перечислению иностранной организации: 8 500 рос. руб. (10 000 – (10 000 × 15 / 100)). Перечислим рассчитанную сумму организации – организатору семинара.
Выдадим работнику аванс.
Шаг 4. Проверим документы, приложенные к представленному работником авансовому отчету.
Рассчитаем сумму авансового отчета к утверждению руководителем организации:
– суточные: 3 сут × 30 долл. США × 10 000 / 282 = 3 192 рос. руб.;
– расходы по найму жилья: (1 сут × 140 долл. США × 10 000 / 282) × 5 / 100 = 248 рос. руб.;
– расходы на проезд – 2 400 000 бел. руб.;
– расходы по страхованию – 10 000 бел. руб.
Итого: 3 440 рос. руб., 2 410 000 бел. руб.
Представим авансовый отчет в рассчитанной сумме на утверждение руководителю организации.
Шаг 5. После утверждения авансового отчета руководителем организации выплатим работнику сумму задолженности по командировке – 410 000 бел. руб. (2 410 000 – 2 000 000).
Шаг 6. Отразим в бухгалтерском учете произведенные работником и организацией расходы, связанные с участием в семинаре:
Д-т 60 – К-т 52 – 8 500 рос. руб. × 282 = 2 397 000 бел. руб.
– произведена оплата участия в семинаре;
Д-т 60 – К-т 68 – 1 500 рос. руб. × 282 = 423 000 бел. руб.
– начислен налог на доходы;
Д-т 50 – К-т 52 – 3 440 рос. руб. × 282 = 970 080 бел. руб.
– получены из банка денежные средства в российских рублях для выдачи на командировочные расходы;
Д-т 50 – К-т 51 – 2 000 000 бел. руб.
– получены из банка денежные средства в белорусских рублях для выдачи на командировочные расходы;
Д-т 71 – К-т 50 – 3 440 рос. руб. × 282 = 970 080 бел. руб.
– выданы российские рубли в подотчет на командировочные расходы;
Д-т 71 – К-т 50 – 2 000 000 бел. руб.
– выданы белорусские рубли в подотчет на командировочные расходы;
Д-т 60 – К-т 91 – 10 000 рос. руб. × (284,5 – 282) = 25 000 бел. руб.
– переоценена дебиторская задолженность по расчетам с организацией – организатором семинара (на дату проведения семинара);
Д-т 26 (20, 44) – К-т 60 – 10 000 рос. руб. × 284,5 = 2 845 000 бел. руб.
– включена в затраты стоимость участия в семинаре;
Д-т 71 – К-т 91 – 3 440 рос. руб. × (289 – 282) = 24 080 бел. руб.
– переоценена дебиторская задолженность по расчетам с подотчетным лицом по выданному авансу (на дату составления авансового отчета);
Д-т 26 (20, 44) – К-т 71 – 2 400 000 бел. руб.
– списана на затраты стоимость билетов на проезд;
Д-т 26 (20, 44) – К-т 71 – 10 000 бел. руб.
– отражены расходы по страхованию;
Д-т 26 (20, 44) – К-т 71 – 248 рос. руб. × 289 = 71 672 бел. руб.
– отражены расходы по найму жилья;
Д-т 26 (20, 44) – К-т 71 – 3 192 рос. руб. × 289 = 922 488 бел. руб.
– включена в затраты сумма суточных;
Д-т 50 – К-т 51 – 410 000 бел. руб.
– получены из банка денежные средства для погашения задолженности по командировке перед работником;
Д-т 71 – К-т 50 – 410 000 бел. руб.
– выданы работнику денежные средства для погашения задолженности по командировке;
Д-т 68 – К-т 51 – 423 000 бел. руб.
– перечислен налог на доходы.
Комментарий эксперта
В приведенном примере обратите внимание на следующее.
1. Услуги по участию работника в семинаре в зависимости от формы заключенного договора с иностранным организатором можно отнести либо к услугам в сфере образования, либо к консультационным. Оба вида услуг являются объектом обложения налогом на доходы иностранных организаций, не осуществляющих деятельность в Республике Беларусь через постоянное представительство, в связи с чем белорусская организация обязана удержать из дохода, выплачиваемого иностранной организации, налог на доходы по ставке 15 %. Налоговую декларацию по налогу на доходы необходимо представить в налоговые органы по месту постановки на учет не позднее 20 июня 2014 г., следующего за истекшим налоговым периодом. Налог на доходы необходимо перечислить в бюджет не позднее 23 июня 2014 г. (22 июня 2014 г. приходится на выходной день, поэтому предельный срок уплаты налога переносится на первый следующий за ним рабочий день – 23 июня 2014 г.).
Иностранная организация, которой выплачивается доход, может представить справку о том, что она имеет постоянное местонахождение в том иностранном государстве, с которым имеется соглашение с Республикой Беларусь об избежании двойного налогообложения. Справка должна быть заверена компетентным органом соответствующего иностранного государства. Это подтверждение может представляться в налоговый орган РБ как до уплаты налога на доходы, так и после этой уплаты. Если на момент оплаты услуги иностранной организации подтверждение не получено, то при выплате ей дохода следует удержать налог на доходы по ставке 15 %. После получения оригинала подтверждения его необходимо представить в инспекцию МНС РБ по месту постановки на учет и после его рассмотрения инспекция МНС РБ может вернуть налог полностью или частично либо зачесть в счет уплаты других налогов. При этом необходимо подать уточненную декларацию по налогу на доходы и перечислить иностранной организации удержанную сумму налога на доходы. Если справка от иностранной организации получена до выплаты дохода и представлена в инспекцию МНС РБ, налог при выплате дохода иностранной организации не удерживается, но налоговая декларация по налогу на доходы все равно представляется. В декларации необходимо указать основание неудержания либо применения пониженной ставки налога на доходы в соответствии с соглашением об избежании двойного налогообложения.
2. В соответствии с п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов можно производить в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает сам наниматель.
За те сутки, в течение которых работник следует к месту командирования, т.е. находится в пути, оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов не производится. Количество суток, в течение которых работник находился в пути, определяется в зависимости от даты отправления транспорта из места постоянной работы и даты прибытия транспорта к месту постоянной работы.
В нашей ситуации работник направлен в командировку на 3 суток, из них 2 суток он находится в пути и 1 сутки – в месте командирования. Подтверждающие документы о расходах по найму жилого помещения отсутствуют, поэтому указанные расходы ему возмещаются в размере 5 % от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за 1 сутки, которые он находился в месте командирования. За 2 суток, которые работник находился в пути (12 и 14 мая), данные расходы не возмещаются, так как 12 мая – дата отправления поезда из места постоянной работы, а 14 мая – дата прибытия поезда к месту постоянной работы.
3. При расчете шага 4 следует иметь в виду, что, если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, определенные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику может быть выдан в валюте страны командирования, (п. 33 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185). Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса.
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником производится в иностранной валюте, в которой получен аванс. Сумма иностранной валюты, выданная на расходы по проживанию вне места жительства (суточные), на дату составления отчета об израсходованных суммах не пересчитывается.
