Напомним, что возмещение расходов, связанных с поездками работников организации в командировку, необходимо производить с учетом следующих нормативных актов:
– Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
– Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Порядок их применения рассмотрим на примере следующих ситуаций.
Ситуация 1. Электронный билет на автобус приобретен через Интернет: как возместить командировочные расходы
Работник организации по приказу нанимателя направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь для выполнения производственного задания. После возвращения из командировки работник представил в бухгалтерию организации распечатанный через Интернет электронный билет на автобус. Электронный билет содержит все необходимые реквизиты, включая номер, Ф.И.О. сотрудника, дату отправления, время, маршрут, место, стоимость, наименование перевозчика и его данные. Также работник представил документ, подтверждающий факт оплаты электронного билета через Интернет.
Подлежит ли возмещению оплата билета через Интернет?
Документальное подтверждение факта приобретения электронного билета через Интернет позволяет нанимателю принять решение о возмещении работнику расходов по проезду за счет прибыли, остающейся после налогообложения.
Д-т 90-10 – К-т 71
– на стоимость электронного билета, распечатанного через Интернет, с подтверждением факта оплаты*.
________________________
* Корреспонденция счетов составлена редакцией.
Обосновать свою точку зрения возможно следующим. Так, возмещение командированному работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производится на основании приказа нанимателя, в котором указываются место и дата командирования, срок, на который работник направлен для выполнения служебного (производственного) задания, и др. (п. 2 Инструкции № 35).
Командированному работнику следует возмещать расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (на основании подлинных проездных документов) по фактическим затратам, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы) при наличии подтверждения их оплаты, а также расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
При отсутствии подлинных проездных документов указанные расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта. Размер минимальной стоимости проезда определяйте с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Беларуси и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.
От редакции:
В данном случае воспользуйтесь приложением к приказу Минтранса РБ от 12.04.2012 № 175-Ц "Рекомендуемые нормы расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь" и приложением 1 к постановлению Минэкономики РБ от 26.10.2012№ 90 "Тарифы на перевозки пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования на городских линиях и региональных линиях эконом-класса".
Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом и (или) иным документом, предусмотренным законодательством, а сдача пассажиром багажа – багажной квитанцией. Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами, иными актами законодательства (п. 2 ст. 740 Гражданского кодекса РБ).
При междугородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении должны применяться билеты, оформленные с применением кассовых суммирующих аппаратов транспорта или специальных компьютерных систем либо на бланках установленной формы (п. 114 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 972 (далее – Правила № 972)). В билете на междугородную автомобильную перевозку в регулярном сообщении должны указываться:
– наименование автомобильного перевозчика;
– назначение билета;
– серия (на бланочном билете) и номер билета;
– наименование начального и конечного остановочных пунктов маршрута поездки пассажира;
– маршрут движения автобуса (номер маршрута);
– дата и время начала поездки (при продаже билета в автобусе – не обязательно);
– номер места для сидения;
– стоимость проезда;
– дата и время выдачи билета. На бланочных билетах одноразового пользования могут не указываться дата и время их выдачи (п. 115 Правил № 972). Билеты на междугородные перевозки пассажиров в регулярном сообщении и багажные квитанции на провоз багажа должны оформляться в билетных кассах, расположенных на пассажирских терминалах, остановочных пунктах и в других установленных местах, а при отсутствии билетных касс – водителем автобуса (п. 116 Правил № 972).
Бронирование мест для проезда при междугородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении может производиться по Интернету при наличии свободных мест. В заказе должны указываться заказчик, дата, время и пункт отправления, пункт назначения, число билетов, а также номер телефона заказчика. В случае если билеты на забронированные места для проезда не востребованы за 1 ч до отправления автобуса, бронирование аннулируется (пп. 118 и 119 Правил № 972).
При выполнении автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении может применяться электронный билет, в котором информация об автомобильной перевозке пассажира представляется в электронно-цифровой форме. Реализация электронных билетов осуществляется посредством информационных систем, позволяющих обеспечить прямой доступ к базе данных расписаний движения автобусов по маршрутам, наличия свободных мест и иной информации об условиях автомобильной перевозки в регулярном сообщении.
При оформлении электронного билета ему автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет использования данного электронного билета. В электронном билете указываются фамилия и собственное имя пассажира. При оформлении электронного билета пассажиру по его требованию должен быть выдан билет на бумажном носителе. Порядок использования билетов, установленный данными Правилами, применяется к порядку использования электронных билетов, если иное не вытекает из существа этих правоотношений (п. 471 Правил № 972).
В настоящее время продажа билетов через Интернет получила широкое распространение. По имеющейся информации, бланки билетов, выдаваемые организациями, осуществляющими междугородные автомобильные перевозки пассажиров, и распечатанные электронные билеты имеют единую установленную форму.
Однако распечатанный из Интернета билет не является подлинным проездным документом, а значит, не может являться основанием для возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно с включением в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.
Учитывая изложенное, наниматель может принять решение о возмещении командированному работнику расходов по приобретению электронного билета на автобус через Интернет за счет прибыли, остающейся после налогообложения, при наличии у работника распечатанного через Интернет электронного билета соответствующей законодательству формы и документа, подтверждающего факт оплаты электронного билета через Интернет. При этом наименование начального и конечного остановочных пунктов автобусного маршрута, а также дата и время начала (окончания) поездки, содержащиеся в электронном билете, должны соответствовать месту командирования и дате выезда в командировку (возвращения из командировки), установленных в приказе нанимателем.
Исключение составляют случаи использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания (п. 6 Инструкции № 35).
Ситуация 2. Оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов
В организации (г. Минск) водитель, осуществляющий международные перевозки грузов (далее – водитель), согласно приказу и заданию нанимателя направлен в служебную командировку за границу в Республику Польша с 24 по 27 марта 2014 г.
24 марта 2014 г. водитель выехал из г. Минска в Республику Польша для загрузки груза и пересек Государственную границу РБ (далее – граница), о чем свидетельствует отметка в его паспорте.
26 марта 2014 г. водитель вернулся из Республики Польша в Республику Беларусь, пересек границу (отметка в паспорте) и поехал в г. Минск для разгрузки.
27 марта 2014 г. водитель вернулся к месту постоянной работы (выполнил установленное нанимателем задание).
Командированному водителю приказом нанимателя установлена оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Как в данном случае правильно возместить командированному водителю суточные и расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов? Оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов производится с учетом количества суток, дней или ночей?
Оплату расходов водителя по найму жилого помещения следует производить за даты командировки, оговоренные в приказе и задании нанимателя, в которые водитель находился на территории иностранного государства, независимо от количества часов в сутки, т.е 24, 25 и 26 марта 2014 г.
Рассмотрим данную ситуацию более подробно. Возмещение работнику командировочных расходов, в т.ч. суточных и расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов, производится на основании приказа и задания нанимателя, в которых указывается время нахождения работника за границей (пп. 2 и 4 Инструкции № 115). Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в нее считаются дни пересечения Государственной границы РБ. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
При командировании за границу водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, включая время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115). При этом в коммерческой организации (индивидуальным предпринимателем) может быть принято решение об оплате расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель на основании локального нормативного правового акта (например, положения о командировании, приказа).
Важно! Нормами Инструкции № 115 не установлена продолжительность времени в сутки, за которое следует производить оплату расходов по найму жилого помещения, в т.ч. при отсутствии подтверждающих документов.
Следовательно, оплата расходов по найму жилого помещения производится водителю за даты командировки, оговоренные в приказе и задании нанимателя, в которые водитель находился на территории иностранного государства, независимо от количества часов в сутки.
Таким образом, в данном случае возмещение суточных командированному водителю производят следующим образом:
– с 24 по 26 марта 2014 г. – в иностранной валюте исходя из норм, установленных Минфином для Республики Польша (35 долл. США в сутки);
– за 27 марта 2014 г. – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (60 000 руб.).
В случае непредставления командированным водителем документов, подтверждающих наем жилья, наниматель должен за каждые сутки, в которые водитель находился на территории иностранного государства, произвести ему выплату в размере 20 % (согласно приказу нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной Минфином для Республики Польша: с 24 по 26 марта 2014 г. в размере 30 долл. США (150 × 20 %). Поскольку 27 марта 2014 г. водитель не находился на территории иностранного государства, указанная выплата за эту дату командировки не производится.
Ситуация 3. Принимающая сторона предоставила трансфер и обеспечила командированного работника завтраком
В организации (г. Могилев) согласно приказу нанимателя сотрудник отправлен в служебную командировку в г. Брянск на 2 дня с 25 по 26 марта 2014 г.
Принимающая сторона предоставила трансфер (микроавтобус) "Могилев – Брянск – Могилев" и обеспечила работника завтраком в эти дни.
25 марта 2014 г. сотрудник выехал из места постоянной работы (г. Могилев) и приехал в место командирования (г. Брянск), 26 марта 2014 г. – выехал из г. Брянска и вернулся обратно в г. Могилев.
В каком размере оплачивают суточные командированному работнику, если принимающая сторона обеспечила его завтраком?
Суточные в данном случае следует оплатить в размере 50 % от установленной нормы.
Обратим внимание, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса; далее – ТК). При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК). Командированному работнику на основании приказа нанимателя и подлинных проездных документов возмещаются расходы по проезду:
– транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам;
– транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту (п. 2 и подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Возмещению также подлежит стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа. Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации.
Важно! Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат.
Для покрытия дополнительных расходов по проживанию вне места жительства (пребывания) суточные возмещаются в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачивайте в тех же размерах, что за время пребывания в месте служебной командировки.
Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные следует выплачивать в размере 50 % от установленной нормы (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35).
Таким образом, с учетом изложенного, если в дни командировки (25 и 26 марта 2014 г.) принимающая сторона обеспечила командированного работника завтраком, то суточные ему следует оплатить в размере 50 % от установленной нормы (60 000 руб. × 50 % = 30 000 руб.).
