Работник направлен в командировку в г. Клайпеду с 20 по 21 марта 2014 г. Утром 20 марта он выехал из Минска, а 21 марта выехал из Клайпеды и вернулся в Минск. В квитанции за проживание указываются дата заезда – 20.03.2014, дата выезда – 21.03.2014.
Как сравнить фактические расходы работника за проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения?
Сравнивать надо с нормами расхода за двое суток.
Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, т.е. в пределах норм, установленных Минфином (п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). При этом в Инструкции № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования и количества ночей, проведенных в гостинице*.
__________________________
* При командировках по территории Беларуси расходы по найму жилого помещения без представления подлинных документов определяются с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него (20 000 руб.). При определении количества суток время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки (подп. 4.2 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35). – Прим. ред.
Для целей сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для налогообложения прибыли необходимо учитывать сутки с 0 до 24 ч включительно (ст. 94 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
В рассматриваемом случае для сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки принимайте двое суток (20 и 21 марта 2014 г.).
Работник направлен в служебную командировку с 1 по 3 апреля 2014 г. на 3 дня в г. Калининград Российской Федерации. 1 апреля в 08:00 он вылетел в г. Калининград, а 3 апреля в 20:00 он вылетел из г. Калининграда.
За какое количество суток возмещаются расходы по проживанию без представления документов? Имеет ли значение время вылета или прилета в (из) место(-а) командирования?
За одни сутки.
При командировании работников за границу согласно нормам Инструкции № 115 оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Нанимателями коммерческих организаций данный размер может быть увеличен до 20 % включительно от нормы расходов по найму жилого помещения для оплаты данных расходов. При этом время нахождения работника в пути исключается.
Нормами Инструкции № 115 не установлена зависимость возмещения расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов от времени прилета (вылета) в (из) место(-а) командирования. Данные расходы не возмещают за те сутки, в течение которых работник находится в пути (в данном случае осуществляет авиаперелет), т.е. направляется в командировку либо возвращается из нее (за исключением водителей-международников).
Работник направлен в командировку на трое суток, из них двое суток, в течение которых он совершал перелеты, – это сутки, в течение которых он находился в пути. При отсутствии подтверждающих документов по найму жилого помещения ему возмещают расходы в размере 5 % (либо по решению нанимателя в пределах до 20 % от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения) за одни сутки.
За двое суток, которые он находился в пути (1 и 3 апреля 2014 г.), данные расходы не возмещайте, так как 1 апреля 2014 г. – это сутки, в течение которых он находился в пути к месту командирования, а 3 апреля 2014 г. – это сутки, в течение которых он возвращался к месту постоянной работы.
Согласно приказу и заданию нанимателя работники направлены в служебную командировку по маршруту г. Лида – г. Смоленск (Российская Федерация) – г. Лида с 20 по 21 февраля 2014 г. на автотранспорте нанимателя.
Один работник выехал из г. Лиды 20 февраля 2014 г. и в этот же день пересек границу с Российской Федерацией. 21 февраля 2014 г. он выполнил задание и вернулся в г. Лиду.
Второй работник выехал из г. Лиды 20 февраля 2014 г., границу с Российской Федерацией пересек 21 февраля 2014 г. и в этот же день вернулся в г. Лиду.
Как в данном случае выплачиваются суточные и расходы по найму жилого помещения, если работники не представили документы?
Возмещение суточных следует производить в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считают дни пересечения Государственной границы Беларуси. При пересечении границы до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки.
При этом за время следования по территории Беларуси до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачивайте в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Беларуси.
Таким образом, суточные работникам следует возмещать:
– в первом случае – за 20 и 21 февраля 2014 г. по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации;
– во втором случае – за 20 февраля по нормам, установленным Минфином по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, а за 21 февраля – по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации.
При этом в первом и во втором случае при направлении работников в 2-дневную командировку в случае отсутствия документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, наниматель обязан возместить их за одни сутки в размере, установленном в организации от нормы возмещения расходов по найму, вне зависимости от времени нахождения работника на территории иностранного государства. Это объясняется тем, что в течение 2 суток работник должен отдыхать. За время нахождения работников в пути данная выплата не производится (в нашем случае – это одни сутки).
Работник возвращается из командировки за границу на 1 день позже, чем предусмотрено приказом о его командировании.
Можно ли возмещать ему оплату проезда?
Можно, но только по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 2 Инструкции № 115).
Возмещение работнику командировочных расходов в порядке, предусмотренном Инструкцией, следует производить за дни, оговоренные в приказе нанимателя на основании представленных подтверждающих документов в оригинале за проезд и проживание за все время пребывания в командировке. Проездные документы должны соответствовать датам отправления пассажирского транспорта из постоянного места работы и прибытия к постоянному месту работы (ст. 94 ТК).
В то же время, если работник, находящийся в командировке за границей, возвращается к постоянному месту работы после окончания времени командировки, то оплата за проезд из места командирования к месту постоянной работы ему может быть возмещена только по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Д-т 90-10 – К-т 71
– на сумму возмещаемых расходов по проезду из места командировки после окончания времени командировки*.
__________________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
Работник едет на семинар. В программе проведения семинара предусмотрены кофе-паузы.
Учитывается ли это при выплате суточных?
Программа семинара – это распорядок его работы. Полагаю, что перерывы на кофепаузу, предусмотренные программой, не должны влиять на размер суточных, выплачиваемых работнику.
Вышестоящая организация проводит спартакиаду в выходные дни.
Можно ли работников направлять в командировку и возмещать им командировочные расходы?
Поездка работника на спартакиаду – это не служебная командировка.
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Поездка работника организации, направленного по решению нанимателя в выходной день в другую местность на спортивное мероприятие, не связанная с уставной деятельностью организации, с повышением эффективности ее работы, не является служебной командировкой.
Таким образом, в данном случае наниматель должен направить указанного работника для участия в спартакиаде. При этом он может возместить работнику расходы, связанные с указанной поездкой (суточные, расходы по найму жилого помещения, по проезду), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Д-т 90-10 – К-т 73
– на сумму расходов, подлежащих выплате работнику за участие в спартакиаде.
В организации в соответствии с нормами ст. 95 ТК установлены более высокие (по сравнению с предельными нормами, установленными Минфином) размеры норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки. Согласно Инструкции № 115 при командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляют в размере 5 % от предельных норм расходов по найму жилого помещения.
Если работник не представил подтверждающих документов по найму жилого помещения за границей, то от каких норм ему следует производить оплату в размере 5 %: от норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных в организации, или от норм, установленных Минфином?
В размере 5 % от нормы, установленной в организации.
Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений кроме Конституции РБ, ТК и других актов законодательства являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК). При этом предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст. 95 ТК).
Таким образом, организация вправе на основании локального нормативного правового акта предусмотреть за счет своей прибыли более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.
С учетом норм ТК оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов необходимо осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленных локальным нормативным правовым актом организации.
Наниматель принял решение не выплачивать водителям, осуществляющим международные перевозки грузов за границу, расходы по найму жилого помещения без представленных документов в оригинале.
Закономерны ли его действия?
Такое решение нанимателя неправомерно.
Если работник не представил подтверждающие документы по найму жилого помещения, то ему за время командировки следует возмещать расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере не менее 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством, либо в размере, определенном нанимателем в пределах до 20 % (п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Для водителей, осуществляющих международные перевозки грузов, учитывается и время нахождения в пути.
Кроме того, согласно ст. 7 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) локальные нормативные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.
Следовательно, наниматель обязан возместить работникам расходы по найму жилого помещения даже в случае непредставления подтверждающих документов.
Работник, направленный в командировку в Москву, проводит свои выходные дни (субботу и воскресенье) в месте командирования и возвращается к постоянному месту работы утром в понедельник.
Вправе ли наниматель возместить расходы по проезду из места командирования к постоянному месту работы?
Вправе, но за счет прибыли.
Основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя.
Возмещение работнику командировочных расходов следует производить за дни, оговоренные в приказе нанимателя, на основании представленных подтверждающих документов в оригинале за проезд и проживание за все время пребывания в командировке. При этом даты билетов должны совпадать с датами выбытия в командировку и прибытия из нее к постоянному месту работы.
В то же время если работник, находящийся в командировке за границей, после окончания времени командировки проводит свои выходные дни в месте командирования, то либо работник самостоятельно оплачивает стоимость проезда из места командирования к месту постоянной работы, либо оплата за проезд ему может быть возмещена по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Д-т 90-10 – К-т 71
– на сумму возмещаемых по решению нанимателя расходов по проезду при возвращении работника из командировки позже установленного в приказе срока*.
_______________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
Работник, командированный в Москву, добирался до аэропорта Домодедово на аэроэкспрессе по тарифу бизнес-класса.
Возмещается ли ему стоимость проезда с учетом норм Инструкции № 115 или оплата будет производиться исключительно по тарифу 2-го класса?
Решение данного вопроса находится в компетенции нанимателя.
В качестве предусмотренной гарантии при направлении в служебную командировку работнику следует возмещать расходы по проезду к месту командирования и обратно (ст. 95 ТК).
Порядок возмещения данных расходов предусмотрен гл. 2 Инструкции № 115. Работнику возмещаются расходы как по проезду воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом до места командирования и обратно, так и по проезду на вокзал, в аэропорт, а также с вокзала, аэропорта, если они находятся за пределами населенного пункта (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
При этом в Инструкции № 115 не оговорено, по какому тарифу возмещаются расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, а также с вокзала, аэропорта на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении.
Следовательно, решение вопроса о возмещении работникам расходов по проезду в вагоне бизнес-класса в аэропорт, расположенный за пределами населенного пункта, находится в компетенции нанимателя.
Работник находился в командировке в Польше и привез квитанцию об оплате гостиницы без кассового чека.
Можно ли ему возместить расходы по найму жилого помещения?
Можно.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 13 Инструкции № 115).
При этом Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека. Следовательно, при представлении работником квитанции об оплате гостиницы за проживание в Польше без кассового чека такие расходы работнику можно возместить.
Очень часто работники, направленные за границу с целью выполнения служебного задания, арендуют автомобиль для быстрого перемещения по стране командирования.
Можно ли предусмотреть в локальном нормативном правовом акте организации, что данные расходы при командировании работников за границу возмещаются за счет прибыли?
Нельзя. Это не командировочные расходы.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, за проживание вне места постоянного жительства (суточные), иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК). Командировочные расходы работнику, направленному в командировку за границу, возмещаются в соответствии с Инструкцией № 115 в пределах норм, установленных законодательством. Перечень иных расходов, которые могут производиться командированным работником, и порядок их возмещения приведены в п. 30 Инструкции № 115.
Законодательством не предусмотрено расширение данного перечня иных командировочных расходов на основании локального нормативного правового акта. Кроме того, транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
По решению нанимателя работник арендует автомобиль в целях решения производственных задач, стоящих перед организацией (продвижение товаров на рынке, изучение спроса и т.д.), и в рамках ТК и Инструкции № 115 расходы на аренду не могут являться командировочными расходами работника.
Таким образом, расходы на аренду автомобиля являются расходами коммерческой организации, которые относятся к производственной деятельности организации, и с учетом этого организация самостоятельно принимает решение, на какие затраты отнести данные расходы.
Д-т 26 и др. – К-т 76
– на сумму расходов по аренде автомобиля за границей в командировке.
Инструкцией № 115 установлено, что для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.
День пересечения границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.
Как определить день пересечения границы для работников, следующих на легковом автомобиле, если при ее пересечении отметка в паспорте не делается?
Определите расчетным путем.
Если при следовании работника на служебном легковом автомобиле по утвержденному маршруту при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты являются путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством РБ (протокол намерений, квитанции по оплате за стоянку, за следование по платным дорогам, за топливо и др.).
Кроме того, в случае отсутствия подтверждающих документов дата пересечения границы может быть определена расчетным путем исходя из расстояния поездки и скорости движения автомобиля согласно его техническим характеристикам, которые отражаются в графике и маршруте движения.
