С работником заключен трудовой договор на 0,25 ставки. Однако по просьбе нанимателя фактически он работает полный рабочий день.
Как правильно оформить режим работы в условиях трудового договора? Как должна бухгалтерия в данном случае произвести оплату труда?
Оплату следует произвести за фактически отработанное время.
Режим рабочего времени – это порядок распределения нанимателем установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК) для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов (ст. 123 ТК).
Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.
Следовательно, в вопросе речь идет о неполном рабочем времени.
Справочно: понятия "ставка", "0,5 ставки" в законодательстве не закреплены.
В трудовом договоре работника устанавливается режим рабочего времени применительно к неполному рабочему времени следующим образом:
Первичным документом при организации оплаты труда является табель учета использования рабочего времени. На основании данных табельного или другого учета подсчитывают показатели использования рабочего времени, а также производят начисление заработной платы работникам.
Таким образом, если в табеле учета использования рабочего времени отражено отработанное время 168 ч (полная норма рабочего времени в отчетном месяце), то бухгалтерия должна произвести начисление заработной платы исходя из месячной тарифной ставки (оклада) работника.
Если в организации в связи с производственными, организационными или экономическими причинами возникает необходимость изменения режима работы для работника, т.е. перевода с неполного рабочего времени на обычный режим, то в трудовой договор следует внести соответствующие изменения, предупредив об этом работника письменно не позднее чем за 1 месяц.
Работник организации находился в отпуске без сохранения заработной платы с 1 по 30 августа 2013 г. включительно. 30 августа 2013 г. работник уволен по соглашению сторон, и в этот же день с ним произведен расчет и выдана трудовая книжка.
Необходимо ли считать 30 августа рабочим днем и оплачивать указанный день?
День 30 августа является социальным отпуском без сохранения заработной платы и соответственно не оплачивается.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). Момент увольнения может приходиться на период временной нетрудоспособности работника или на период его нахождения в трудовом отпуске, в отпуске без сохранения заработной платы или на выходной день (при истечении срока срочного трудового договора) (ст. 50 ТК).
Справочно: отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по договоренности между работником и нанимателем по семейно-бытовым и другим уважительным причинам (ст. 190 ТК).
Учет явок на работу и ухода с нее необходимо вести в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время (ст. 133 ТК).
Таким образом, основанием для расчета заработной платы наряду с другими документами является табель использования рабочего времени, который передается в бухгалтерию.
В данном случае работник 30 августа 2013 г. находился в отпуске без сохранения заработной платы, и если согласно документам по учету рабочего времени в этот день он не приступал к своим должностным обязанностям, то днем увольнения является последний день отпуска, который в соответствии с приказом о предоставлениивышеуказанного отпуска является неоплачиваемым.
Какие особенности учета рабочего времени существуют для работников, занятых на работах с вредными условиями труда?
Особенности учета рабочего времени в данном случае может установить наниматель.
Следует учитывать, что наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
Указанный перечень видов рабочего времени, подлежащего отдельному учету, не содержит работ во вредных условиях труда для отдельного его учета. Однако с учетом того что работа во вредных условиях труда имеет особенности при оплате, нанимателю целесообразно организовать отдельный ее учет.
В табеле использования рабочего времени отмечают общее количество отработанных часов, в т.ч. количество часов работы во вредных условиях труда.
Пример 1
В табеле организации принято следующее обозначение рабочего времени: общее отработанное рабочее время (8 ч) в табеле отмечается как Я8, а отработанное во вредных условиях (7 ч) – Вр7.
Важно! Отметки в табеле применительно ко времени работы во вредных условиях труда должны быть сделаны на основании первичных документов (служебная записка руководителя структурного подразделения о работе во вредных условиях труда и др.), оформленных в порядке, установленном нанимателем.
Существует ли установленная форма графика работ (сменности)? Кому наниматель должен поручить ведение табеля учета рабочего времени, а также контроль за порядком и сроками передачи его в бухгалтерию для начисления заработной платы?
Утвержденной формы не существует.
Графики работ (сменности), а также табель учета использования рабочего времени являются локальными нормативными правовыми актами (ст. 194 ТК).
С учетом изложенного наниматель самостоятельно устанавливает форму графиков работ (сменности), табеля учета использования рабочего времени, а также определяет порядок их ведения и составления.
В соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих (ЕКСД) функции, связанные с ведением табеля учета рабочего времени, содержатся в квалификационных характеристиках должностей служащих "начальник отдела кадров", "начальник хозяйственного отдела", "табельщик".
Согласно Общим положениям ЕКСД, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения), в разделе "Должностные обязанности" квалификационной характеристики каждой должности устанавливаются основные, наиболее характерные для конкретной должности трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. Конкретный перечень должностных обязанностей служащего с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях.
Важно! Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом и разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений).
Кроме того, допускается в ряде случаев расширение круга трудовых функций служащих, обусловленных их должностными обязанностями (п. 10 Общих положений). В этих случаях в должностные обязанности работника в установленном порядке наниматель вносит изменения и дополнения, предусматривающие выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.
Таким образом, для случаев, когда в штатном расписании организации отсутствуют должности "начальник отдела кадров", "начальник хозяйственного отдела", "табельщик", наниматель вправе возложить обязанности по учету рабочего времени на работника, должностные обязанности которого близки по содержанию, равны по сложности. Следует учитывать, что возложение обязанностей по учету рабочего времени не требует наличия у данного работника другой специальности, квалификации, а также изменения наименования должности.
Что касается сроков передачи табеля учета использования рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы, то в данном случае нужно учитывать сроки выплаты заработной платы, а также время, необходимое для обработки соответствующих данных работниками бухгалтерии, и другие факторы, связанные с организацией труда по указанному направлению деятельности. Эти сроки целесообразно определить в локальном нормативном правовом акте, например в графике документооборота.
В каких случаях не производится оплата труда руководителей и специалистов за работу в сверхурочное время?
Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности.
Не признается сверхурочной работа, выполненная сверх установленной продолжительности рабочего времени:
– по инициативе самого работника без предложения, распоряжения или с ведома нанимателя;
– работниками с неполным рабочим временем в пределах полного рабочего дня (смены);
– работниками по совместительству у того же нанимателя при исполнении другой функции, а также у другого нанимателя сверх времени основной работы;
– работниками-надомниками (ст. 119 ТК).
Таким образом, не производится оплата сверхурочных работ, в т.ч. руководителям и специалистам, в указанных выше случаях.
Кроме того, оплата труда за сверхурочное время не производится работникам с ненормированным рабочим днем и которым за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью до 14 календарных дней.
Необходимо ли работнику, выполняющему у одного и того же нанимателя основную работу и работу по совместительству, оплачивать сверхурочную работу?
Оплатить сверхурочную работу можно, если выполняются функции по основному месту работы.
Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности.
К сверхурочной нельзя отнести работу, выполненную сверх установленной продолжительности рабочего времени:
1) по инициативе самого работника без предложения, распоряжения или с ведома нанимателя;
2) работниками с неполным рабочим временем в пределах полного рабочего дня (смены);
3) работниками по совместительству у того же нанимателя при исполнении другой функции, а также у другого нанимателя сверх времени основной работы;
4) работниками-надомниками.
Таким образом, оплата сверхурочной работы производится только в случае, если работник выполнял обязанности, предусмотренные по основной работе, а не по работе по совместительству.
Должен ли работник отработать 8 ч в день увольнения или день увольнения является только днем расчета? Кто несет ответственность за непредставленный вовремя в бухгалтерию табель учета рабочего времени, если по данной причине расчет не был произведен? Отвечает ли за это бухгалтер, начисляющий заработную плату?
Работник должен отработать полный рабочий день.
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и других документах. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену) (ст. 133 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).
Срок подачи табеля учета рабочего времени на увольняемого работника законодательством не установлен. В связи с этим каждый наниматель самостоятельно определяет сроки подачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию с учетом сроков выплаты заработной платы, режима работы и др.
При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя, производятся в день увольнения (ст. 77 ТК). Если работник в день увольнения не работал (например, в случае болезни), то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете. День увольнения является последним рабочим днем (ст. 50 ТК).
Дисциплинарную ответственность за несвоевременное представление табеля учета рабочего времени на увольняемого работника несет должностное лицо, в должностные обязанности которого входит составление такого табеля. Обязанность составления и представления табеля учета рабочего времени должна быть прописана в должностной инструкции работника организации.
Если же сроки подачи табеля учета рабочего времени не установлены, то и ответственность за его несвоевременное представление применить нельзя.
Что касается работников бухгалтерии, то заполнение и представление табеля учета использования рабочего времени не характерны для их трудовой функции (не отражаются в должностных инструкциях соответствующих работников). Следовательно, ответственность по данному основанию не определяется.
Согласно ТК (часть первая ст. 133) наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход.
Обязательно ли должен быть заведен журнал учета рабочего времени, в котором работник обязан ежедневно тем или иным образом отмечать свой уход-приход?
Необязательно.
Нормы ст. 133 ТК предполагают, что в организации должен быть заведен табель учета рабочего времени установленной формы. Необходимость ведения других документов (например, журнала учета рабочего времени) наниматель определяет самостоятельно.
Как показывает практика, такие журналы ведутся, как правило, в подразделениях, в которых заняты служащие.
Работник в один день отработал сверх установленной для него продолжительности рабочего времени 30 мин, а в следующий день – 40 мин.
Как отражается в табеле использования рабочего времени время, отработанное сверхурочно? Как определяется оплата за работу в сверхурочное время, если законодательство о труде предусматривает оплату за каждый час работы в сверхурочное время?
В табеле сверхурочное время следует указывать отдельно.
Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности (ст. 119 ТК).
Наниматель обязан вести точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником (ст. 122 ТК). Кроме того, в соответствии со ст. 133 ТК время сверхурочных работ в табеле в составе отработанного времени указывается отдельно.
Учитывая изложенное, наниматель в локальном нормативном правовом акте вправе предусмотреть, что сверхурочное время будет учитываться в т.ч. с долей часа.
Каждый час работы в сверхурочное время работникам с повременной оплатой труда следует оплачивать не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов) (ст. 69 ТК).
В том случае, если сверхурочная работа компенсируется повышенной оплатой, для определения ее суммы по итогам месяца целесообразно сложить количество отработанных сверхурочно в этом месяце минут, затем полученное число минут перевести в часы и умножить на двойные часовые тарифные ставки. В указанном в вопросе случае сверхурочное время составит 70 мин (1,17 ч).
Пример 2
Часовая тарифная ставка составляет 19 000 руб. Значит, сумма оплаты за работу в сверхурочное время равна 44 460 руб. (1,17 × 2 × 19 000 руб.).
Справочно: сверхурочные работы согласно ст. 122 ТК не должны превышать для каждого работника 4 ч в течение 2 дней подряд.
Как должна оплачиваться переработка при работе в ночное время в непрерывно действующей организации при установленной рабочей смене в 1-ю смену 8:00–20:00 и во 2-ю смену – 20:00–8:00 при работе с 20:00 до 8:00?
Оплату в повышенном размере следует производить работнику за работу в сверхурочное время. При этом сверхурочным признается время, отработанное работником по распоряжению нанимателя сверх установленной для него нормы продолжительности рабочего времени (ст. 119 ТК).
С учетом того что при работе в непрерывно действующей организации вводится суммированный учет рабочего времени, переработка определяется как сумма часов работы сверх установленных графиком работы в каждом отчетном месяце либо по окончании учетного периода (месяца, квартала, других периодов). При этом сверхурочное время необходимо учитывать в табеле учета рабочего времени.
В случае если сверхурочное время отработано работником сверх установленной продолжительности рабочего времени в ночную смену (с 22:00 до 06:00), то эти часы работы оплачивайте в повышенном размере. Кроме того, не следует забывать, что оплачиваются в повышенном размере также часы работы в этой смене, которые приходятся на ночное время.
В соответствии с законодательством работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, но не ниже 20 % часовой тарифной ставки работника за каждый час работы. При работе в сверхурочное время каждый час работы работникам с повременной оплатой труда, а также получающим должностные оклады оплачивается в размере не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов).
Пример 3
В III квартале 2013 г. в соответствии с графиком работ (сменности) работнику установлена норма продолжительности рабочего времени 519 ч. Фактически он отработал 533 ч, из них 110 ч – в ночное время по графику; 14 ч – сверхурочно.
Следовательно, работнику оплачивается:
– в одинарном размере за время работы по графику – 519 ч;
– размере 20 % часовой тарифной ставки – 110 ч работы в ночное время по графику;
– двойном размере – 14 ч за сверхурочное время.
В случае если в вопросе имелось в виду, что сверхурочное время включает в себя ночное время, то такой ситуации не могло быть, поскольку вся ночная смена (с 20:00 до 08:00) включает в себя все ночное время (с 22:00 до 06:00).
