Работник организации был направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь сроком на 3 дня с 8 по 11 июля 2013 г. Он прибыл в место назначения 8 июля в 19:23, выехал обратно в 11 июля в 12:04. При возвращении из служебной командировки документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, представлены не были.
Как рассчитать сумму расходов по найму жилого помещения, подлежащую оплате?
Без представления документов, подтверж-дающих оплату расходов по найму жилого помещения командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него, возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Минфином. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки (абз. 4 подп. 4.2 п. 4 Инструкции). Заметим, что в новой редакции Инструкции этот порядок не изменился по сравнению с применявшимся ранее.
Количество суток для оплаты расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов рассчитываютисходя из даты прибытия в место служебной командировки с учетом времени прибытия и даты выбытия из него с учетом времени выбытия транспортного средства. Время прибытия и убытия определяют по проездным документам.
В данном случае за время прибытия работника в служебную командировку принимается время прибытия транспортного средства 8 июля в 19:23. Первые полные сутки его пребывания в служебной командировке закончатся на следующий день 9 июля в 19:23, вторые полные сутки – 10 июля 2013 г. в 19:23. Третьи сутки также включаются в расчет для оплаты, так как с 10 июля 19:23 до 11 июля 12:04 работник находился в командировке более половины суток.
В настоящее время размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляет 13 000 руб. (постановление Минфина РБ от 21.10.2011 № 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках").
Работник был отправлен в командировку из г. Минска на предприятие в г. Гомеле на 3 дня на собственном автомобиле. Документы, подтверждающие факт проживания, он не представил.
Каков в этом случае порядок возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов?
Общий порядок возмещения расходов напроживание в случае отсутствия подтверж-дающих документов приведен в ответе напредыдущий вопрос.
В случае отсутствия необходимых документов, позволяющих установить время прибытия работника в служебную командировку и время выбытия из нее, полагаем возможным расчет количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществлять в соответствии с периодом нахождения работника в служебной командировке, определенным приказом (распоряжением) нанимателя. При этом в каждом конкретном случае время пребывания работника в служебной командировке наниматель определяет самостоятельно с учетом всех существенных условий для выполнения служебного задания.
Каков порядок возмещения расходов по проживанию командированных работников в квартирах у индивидуальных предпринимателей?Каким образом классифицируются на категории частные квартиры?
По первому вопросу можно ответить следующее: командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя –квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшей категории допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Что касается второго вопроса, то квартиры, комнаты в квартирах, сдаваемые в наем, относятся к индивидуальным средствам размещения и на категории не разделяются(государственный стандарт РБ СТБ-1353-2005"Средства размещения туристов. Общие требования", утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 29.12.2009 № 73).
Напомним, что расходы на командировки, в т.ч. расходы по проживанию независимо от вида услуг по проживанию (гостиничные услуги либо гостиничные услуги квартирного типа), в пределах Республики Беларусь включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении в пределах норм, установленных Инструкцией (ст. 130 Налогового кодекса РБ).
Таким образом, возмещение указанных расходов командированному работнику должно осуществляться по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором.
От редакции:
Вопрос о возможности использования индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов обсуждался в рубрике "Вопрос недели" в "ГБ", 2013, № 26.
Относится ли к служебной командировке поездка директора организации за товаром в другую местность на незначительное расстояние?
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
По общему правилу направление работника в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (ст. 93 ТК и п. 2 Инструкции).
Руководитель организации является ее работником, и на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка с учетом особенностей, обусловленных должностными обязанностями, закрепленные уставом организации, трудовым договором (контрактом). К нему также применим общий порядок направления в служебную командировку.
На основании изложенного в данной ситуации характер служебной поездки директора на незначительное расстояние должен определяться в соответствии со ст. 91 ТК. В случае признания ее служебной командировкой оформление и возмещение командировочных расходов осуществляются по нормам Инструкции.
Организация командирует работника из г. Мозыря на 2 предприятия в г. Минске.
Как правильно оформить командировочное удостоверение в таком случае?
Напомним, что направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (ст. 93 ТК и п. 2 Инструкции).
В приказе (распоряжении) нанимателя должны быть указаны такие сведения, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город), количество дней командировки, период, на который командируется работник, и т.д.
Командировочное удостоверение должно быть заверено отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник (п. 10 Инструкции).
В приведенной ситуации отметки о дне прибытия и дне убытия из места командирования в командировочном удостоверении должны быть заверены печатями (штампами) организаций, в которые был направлен работник в соответствии с приказом нанимателя.
Иного порядка оформления командировочных документов действующие нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные со служебными командировками в пределах Республики Беларусь, не предусматривают.
Работник сдал в бухгалтерию счет за проживание в гостинице с 24 по 25 июня 2013 г. стоимостью 700 000 руб., в т.ч. завтрак стоимостью 150 000 руб. При этом известно, что завтрак не является обязательным.
Принимать ли такой счет к оплате?
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае прожи-вания у индивидуального предпринимателя –квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более) (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Командированному работнику возмещается стоимость завтрака, включенная в стоимость номера (места) в гостинице. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.
Как видим, установленная норма является обязательной. Следовательно, возмещение расходов за проживание в гостинице в данном случае должно осуществляться на основании представленного чека и приложенного к нему счета.
Работник сдает в бухгалтерию счет за проживание в гостиницес 10 по 11 июня 2013 г. стоимостью 490 000 руб., в котором не указано количество мест в номере.
Как отслеживать количество мест в номере, если запрашивать прейскуранты цен из каждой гостиницы нет возможности? Кто несет ответственность за неправильное оформление документов?
Данный вопрос не относится к компетенции Минфина. Вместе с тем отметим, что приказом Минжилкомхоза РБ от 01.06.2011 № 74 утверждены формы учетных документов в организациях системы жилищно-коммунального хозяйства, в т.ч. и форма счета за оказанные услуги в гостинице. Разработанная форма счета содержит необходимые для заполнения реквизиты, такие как категория номера, количество мест в номере, а также оплата за количество мест и др.
В связи с этим ответственность за обязательное заполнение реквизитов, содержащихся в счете, в первую очередь несет администрация гостиницы, а контроль за исполнением установленных требований должен осуществлять уполномоченный орган.
Работник сдает в бухгалтерию счет за проживание в гостиницес 3 по 4 июня 2013 г. стоимостью 550 000 руб. без завтрака. Известно, что номер одноместный 1-й категории. Также известно, что стоимость одного места в данной гостинице в номерах с количеством мест 2 и более составляет от 245 000 руб. до 330 000 руб. без завтрака.
Имеет ли право организация принять такой счет к оплате?
Возмещение расходов по найму жилого помещения при проживании в гостиницах осуществляется на основании чека с приложенным счетом, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более) (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Поскольку работник не проживал в номере высшей категории (об этом свидетельствует представленный счет за оказанные услуги в гостинице), то оплата расходов по данному документу с обязательным приложением чека не является нарушением установленного порядка.
