1 (360). Работник организации, прибывший из служебной командировки (в пределах Республики Беларусь), не представил счет и кассовый чек за проживание в гостинице (1 ночь) в связи с их утерей.
Облагается ли сумма выданного работнику аванса на командировку в части расходов по найму жилого помещения подоходным налогом?
Сумма выданного работнику аванса на командировку в части расходов по найму жилого помещения, превышающая 2,5 руб. (сумма возмещения расходов по найму жилья при отсутствии документов), является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом, – при условии, что указанная разница не будет им возмещена либо удержана из его заработной платы.
Обоснуем наш вывод с учетом норм:
– Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК).
Случаи, когда доходы не включаются в налоговую базу подоходного налога, определены в ст. 163 НК.
К таковым, например, относятся все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций, в т.ч. связанных с возмещением работникам расходов при выполнении ими трудовых обязанностей, включая возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм части третьей подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК. Исключение – компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику.
В частности, при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки на территории Республики Беларусь освобождаются от подоходного налога фактически произведенные и документально подтвержденные подлинными документами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством (абз. 7 части первой подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК);
– Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Командированному работнику возмещаются в т.ч. расходы по найму жилого помещения по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35. Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.
Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством.
Справочно: под это правило не подпадают случаи, когда командированному работнику:
– предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны;
– расходы по найму жилья оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления.
При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более, – принимается за полные сутки (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35);
– постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
Размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установлен в размере 2,5 руб. в сутки |*|.
Рекомендация эксперта
Требование законодательства о том, что расходы должны быть подтверждены подлинными документами, не означает, что таковыми не могут быть их копии, заверенные в установленном порядке, или дубликаты.
Копии документов имеют юридическую силу, если они удостоверены в установленном порядке (например, заверены печатью организации, выдававшей эти документы).
Дубликаты выдаются при утере документов. Это также копии документов, которые имеют юридическую силу подлинника.
Согласно нормам Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» и Указа Президента Республики Беларусь от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу.
Кроме того, законодательство, регулирующее порядок проведения проверок, разрешает при утере документов их восстановление для целей проверки (п. 27 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510).
Согласно Закону Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» указы в иерархии документов имеют бóльшую юридическую силу, чем кодексы и постановления.
С учетом вышеизложенного организации или работнику следует обратиться в гостиницу, где проживал командированный работник, и попросить копии или дубликаты чека КСА и счета гостиницы.
