Ситуация. Возмещение командировочных расходов
Работник организации был направлен в служебную командировку за границу в г. Рим (Италия). По заданию он должен был принять участие в мероприятии, которое проводилось там с 25 по 27 октября 2017 г.
В командировку работник отбыл прямым авиарейсом Минск – Рим 25 октября 2017 г.
Возможности купить билет обратно на прямой рейс из г. Рима в г. Минск на 27–28 октября 2017 г. не было, поэтому был приобретен авиабилет Рим – Вильнюс с прилетом в г. Вильнюс 27 октября 2017 г. в 23:05.
Вопросы:
1. Нужно ли в приказе прописать, что работник был командирован на мероприятие в г. Рим (Италия) на 25–27 октября 2017 г. с обратным проездом через Литву 28 октября 2017 г.?
2. Правильно ли в данной ситуации компенсировать работнику произведенную отдельно оплату багажа при перелете из г. Рима в г. Вильнюс (в стоимость билета стоимость провоза багажа не входила)?
3. Компенсируется ли стоимость билета на проезд железнодорожным транспортом 28 октября 2017 г. из г. Вильнюса в г. Минск (время отправления – 14:00, время прибытия в г. Минск – 18:30)?
4. Надо ли возмещать работнику городской налог Рима, выставленный гостиницей? Оплата произведена наличными в гостинице, представлен счет-фактура без кассового чека.
5. Надо ли возмещать работнику расходы на проживание в гостинице в г. Вильнюсе (ночь с 27 на 28 октября 2017 г.)?
6. Надо ли уменьшить работнику суточные до 70 % нормы за время проживания в гостинице в г. Риме с 25 по 27 октября 2017 г., если в стоимость проживания включены завтраки (их стоимость в т.ч. отдельно не показана)? Стоимость проживания с учетом завтрака не превышает предельную норму возмещения расходов по найму жилого помещения.
7. Надо ли выплачивать работнику суточные за 28 октября 2017 г. (по нормам Литвы или Республики Беларусь) и средний заработок за выходной день 28 октября 2017 г.?
Разъяснения эксперта
За командированными работниками сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы:
•по проезду к месту служебной командировки и обратно;
•по найму жилого помещения |*|;
•за проживание вне места жительства (суточные);
•иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Гарантии и компенсации работникам при их направлении в служебные командировки за границу предоставляются в порядке и на условиях, определенных Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (с изменениями и дополнениями; далее – Инструкция № 115).
Все командировочные расходы, рассчитанные исходя из норм оплаты таких расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, подлежат возмещению работнику и включаются в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее – затраты) в соответствии со ст. 130 Особенной части Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК).
При налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (ст. 131 НК).
Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений кроме Конституции Республики Беларусь, ТК и других актов законодательства являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты (ЛНПА), заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).
Таким образом, расходы, понесенные работником, направленным в служебную командировку, сверх установленных норм или не предусмотренные нормами Инструкции № 115, могут возмещаться ему по решению нанимателя за счет прибыли, оставшейся после налогообложения (далее – прибыль), на основании подтверждающих документов в оригинале. В коммерческих организациях решение нанимателя о возмещении работникам командировочных расходов, понесенных сверх установленных норм или не предусмотренных нормами Инструкции № 115, за счет прибыли может быть закреплено в ЛНПА, например в Положении о командировании, утвержденном нанимателем (в случае наличия – высшим органом управления или иным уполномоченным органом).
Приказ – основание для расчета расходов по командировке
Основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направленным в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
Оформление командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу необязательно.
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку. Оно должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель (п. 4 Инструкции № 115).
С учетом изложенного в приведенной ситуации в приказе на командировку правильно указать, что работник направлен в служебную командировку на 4 дня с 25 по 28 октября 2017 г.
В задании на командировку следует прописать:
– подробную информацию о проводимом мероприятии в г. Риме и его датах (25–27 октября 2017 г.);
– задачи командированного работника;
– четкий план поездки, включая причину возвращения обратно через г. Вильнюс (Литва) – отсутствие билетов на прямой рейс Рим – Минск на 27–28 октября 2017 г.
Важно! Если при направлении в командировку заранее неизвестно о таких причинах (например, когда из-за срочности командировки работник вынужден приобретать обратный билет самостоятельно в стране командирования), то приказ и задание на командировку корректируются путем издания нового приказа на основании отчета по командировке, подтверждающих проездных документов в оригинале и служебной записки работника на имя руководителя организации.
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно:
– воздушным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте – «купе»), а с предварительного разрешения нанимателя – по тарифу 1-го класса;
– автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси) (п. 11 Инструкции № 115).
Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы:
– по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения);
– по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник.
При проезде железнодорожным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета.
Указанные расходы по проезду возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале: проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д. (п. 13 Инструкции № 115).
В приведенной ситуации подлежат возмещению командированному работнику с включением в затраты при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале расходы:
– по перелету воздушным транспортом:
25 октября 2017 г. – Минск – Рим;
27 октября 2017 г. – Рим – Вильнюс;
– по проезду железнодорожным транспортом:
28 октября 2017 г. – Вильнюс – Минск.
Провоз багажа и порядок возмещения расходов
Что касается расходов по провозу багажа, произведенных работником при перелете Рим – Вильнюс (безбагажный тариф), то они могут возмещаться работнику с включением в затраты только при выполнения служебного поручения по провозу багажа при наличии подтверждающего документа в оригинале.
Если в приказе и задании на командировку отсутствует поручение по провозу багажа, расходы по его провозу могут возмещаться по решению нанимателя за счет прибыли на основании квитанции в оригинале |*|.
* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах по возмещению расходов по зарубежной командировке
Расходы по найму жилого помещения
Возмещение командированному работнику расходов по найму жилого помещения, в т.ч. расходов по бронированию мест в гостиницах, а также стоимости завтрака, включенной в счет за наем жилого помещения, производится в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (пп. 14–15 Инструкции № 115).
Инструкцией № 115 не определены перечень и форма представляемых документов, подтверждающих факт и стоимость найма жилого помещения за границей.
Согласно постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» при служебных командировках в Италию и г. Вильнюс (Литва) норма возмещения расходов установлена в размере:
– за проживание вне места жительства (суточные) – 50 и 30 евро соответственно для работников, направляемых в краткосрочные командировки;
– по найму жилого помещения в сутки – до 130 и 140 евро соответственно.
Расходы по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (п. 17 Инструкции № 115).
В приведенной ситуации командированному работнику на основании подтверждающих документов в оригинале возмещаются с включением в затраты в пределах установленных законодательством норм оплаты расходов по найму жилого помещения в сутки расходы по найму гостиниц:
с 25 по 27 октября 2017 г. – в г. Риме (включая стоимость завтраков);
28 октября 2017 г. – в г. Вильнюсе.
При этом стоимость завтрака, включенная в стоимость проживания в г. Риме, не повлияет на порядок возмещения суточных с 25 по 27 октября 2017 г. Их размер составит 100 % от установленной законодательством нормы.
Возмещение расходов по уплате городского налога
В числе иных командировочных расходов, подлежащих возмещению работнику в соответствии с Инструкцией № 115, не поименованы расходы по уплате городских налогов (в гостинице) в месте командирования.
Справочно: местными властями крупных туристических центров с путешественников взимается сбор – городской налог (City Tax). Подразумевается, что собранные средства вкладываются в туристическую сферу – реставрацию памятников, развитие инфраструктуры, благоустройство и т.д.
В г. Риме размер налоговой ставки составляет 2–7 евро за ночь в зависимости от количества звезд отеля и стоимости номера. Отели самостоятельно принимают решение – включать налог в стоимость номера или взимать его отдельно (зачастую налог включен в стоимость номера).
Поскольку в приведенной ситуации городской налог г. Рима не включен гостиницей в стоимость проживания за 25–27 октября 2017 г., а выставлен отдельно и оплачен работником (наличными), то, по мнению автора, расходы по уплате такого налога могут возмещаться ему по решению нанимателя за счет прибыли при обязательном представлении подтверждающего документа в оригинале (счета-фактуры).
Суточные и порядок их возмещения
Суточные выплачиваются командированному работнику за все дни командировки, включая день отъезда из Республики Беларусь, время пребывания на территории иностранного государства и день прибытия в Республику Беларусь, по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку, независимо от даты и времени пересечения Государственной границы Республики Беларусь (п. 22 Инструкции № 115).
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки.
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
В приведенной ситуации согласно датам, указанным в приказе и задании на командировку, а также в подтверждающих проездных документах в оригинале, суточные работнику следует возмещать с включением в затраты:
– за 25–27 октября 2017 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Италии, – 150 евро (50 евро × 3 суток);
– за 28 октября 2017 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для г. Вильнюса (Литва), – 30 евро (30 евро × 1 сутки).
Общая сумма возмещения суточных за 4 дня командировки – 180 евро.
Расходы по оплате провоза багажа (в случае отсутствия служебного поручения по его провозу), по уплате городского налога г. Рима по общему правилу возмещению не подлежат. Поэтому следует потребовать от работника приложить к авансовому отчету разрешение руководителя (служебную записку с резолюцией, распоряжение, приказ и т.д.) на возмещение указанных расходов за счет прибыли при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. В случае отсутствия разрешения руководителя возмещать указанные расходы из прибыли оснований не имеется |*|.
* Информация о возмещении расходов на получение визы через визовый центр
Командировка в выходной день
Работник в служебной командировке пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (ст. 137 ТК).
Справочно: за каждый час работы в выходные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, должна производиться доплата. С согласия работника взамен доплаты может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха (ст. 69 ТК).
Нормами ТК не предусматривается компенсация (в т.ч. в виде другого неоплачиваемого дня отдыха) в случае, если работник возвращается из служебной командировки в свой выходной день.
Таким образом, дополнительный день отдыха за 28 октября 2017 г. работнику не предоставляется, средний заработок не выплачивается.
