ГСМ оплачиваются безналично на основании договора
Бухгалтерский учет ГСМ организации ведут на счете 10 «Материалы» по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета:
– «Топливо на складах»;
– «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133).
Заправка транспортных средств ГСМ, как правило, производится одним следующих способов:
1) на автозаправочных станциях поставщика:
а) по специальным электронным картам при безналичной оплате согласно договору;
б) за наличный расчет;
2) путем самостоятельного отпуска топлива в баки транспортных средств, приобретенного организацией у поставщиков ГСМ (приходуется в местах хранения).
Когда транспортные средства заправляются ГСМ на АЗС по специальным электронным картам (либо с применением иных систем отпуска топлива), поставщик по итогам месяца оформляет по утвержденной им форме отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа |*|.
* Информация о том, как Белнефтехим пояснил причины подорожания автомобильного топлива
Указанный отчет является первичным учетным документом и служит основанием для принятия к учету топлива у его получателя. Суммы НДС, указанные в отчете, получатель вычитает в месяце отражения в бухгалтерском учете получателя полученного топлива при наличии полученного от поставщика и подписанного в установленные сроки получателем ЭСЧФ по НДС. В отчете, как правило, указываются дата и время каждой хозяйственной операции по отпуску топлива.
Организация-получатель определяет в учетной политике дату отражения в бухгалтерском учете полученного топлива:
1) либо на дату оформления отчета.
В этом случае у организации может возникнуть следующая проблема: поступление топлива будет отражено 1 раз на дату оформления отчета, а расход – по факту закрытия путевых листов в течение месяца (если организация отражает в бухгалтерском учете расход топлива на основании карточки (ведомости) учета топлива на каждую дату его использования, а не 1 раз в месяц на последнюю дату);
2) либо на каждую дату фактического отпуска топлива, указанную в отчете.
Топливо куплено за наличный расчет
При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором АЗС. На основании чека подотчетное лицо составляет отчет об израсходованных наличных денежных средствах (авансовый отчет) по форме, утвержденной организацией.
Топливо получено организацией у поставщика
Организация может приобретать ГСМ у поставщиков с оприходованием в местах хранения. В этом случае организация самостоятельно отпускает топливо в баки транспортных средств.
Осуществляемые при этом операции приведены в таблице.
Пример 1. Оформление ведомости учета выдачи ГСМ
Автотранспортная организация приобретает ГСМ за безналичный расчет и заправляет автомобили при их выпуске в рейс по мере необходимости. ГСМ хранятся в специальных резервуарах организации. При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет ведомость учета выдачи ГСМ следующего содержания.
На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.
Пример 2. Составление отчета о движении ГСМ
По итогам апреля 2018 г. материально ответственное лицо Иванов И.И. составил и представил в бухгалтерию отчет о движении ГСМ, которые ему были вручены на хранение, следующего содержания.
На основании указанного отчета работники бухгалтерии производят в учете бухгалтерские записи по движению ГСМ.
Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования. Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов (иные документы по учету работы транспорта) о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка. Основанием для списания ГСМ на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может служить отчет о расходе ГСМ на производство. Указанные нормы предусмотрены п. 83 Инструкции № 133.
Путевые листы (иные документы по учету работы транспорта) после обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива, приложенными к отчету о движении топлива. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива заполняется карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат. |*|
* Информация об оправданности осуществления автомобильных перевозок без оформления путевых листов
Пример 3. Составление карточки учета расхода топлива
Составлена карточка учета расхода топлива на автомобиль «Форд Транзит» г/н АА7654-7 (водитель Петров П.П.) следующего содержания.
Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива незамедлительно докладывается руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.
