Организация направляет в служебную командировку за границу группу из 5 работников. Вопросами организации проезда, проживания и питания в командировке поручено заниматься одному работнику.
Можно ли всю сумму аванса в иностранной валюте (расходы по проживанию, проезду, суточные на 5 человек) перечислить на счет, к которому открыта корпоративная дебетовая карточка?
Можно только для оплаты расходов по проживанию и проезду – с письменного согласия всех командированных работников.
При решении вопросов об авансировании в иностранной валюте работников при направлении в служебную командировку необходимо руководствоваться Инструкцией № 185*.
______________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Так, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается проведение оплаты расходов одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.
Однако это правило действует:
– при наличии письменного согласия всех командированных работников;
– в отношении расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно и по найму жилого помещения.
В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной дебетовой карточки (п. 391 Инструкции № 185).
В то же время не допускаются передача другим лицам иностранной валюты, полученной на расходы, связанные со служебными командировками за границу, а также использование корпоративных дебетовых карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек (часть вторая п. 39 Инструкции № 185).
Из этого следует, что перечисление аванса на суточные допускается только в сумме, приходящейся на работника, которому выдана корпоративная карточка.
Исключение составляют спортивные делегации Республики Беларусь, направленные за границу для участия в спортивных или спортивно-массовых мероприятиях согласно постановлениям Совета Министров Республики Беларусь:
– от 08.06.2009 № 754 «Об утверждении Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивных мероприятиях» (далее – Положение № 754);
– от 19.09.2014 № 901 «Об утверждении Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях».
В соответствии с указанными нормативными правовыми актами функции по выдаче суточных участникам спортивной делегации (или контроль за их выдачей лицом из состава спортивной делегации, назначенным ответственным за финансовые средства решением руководителя направляющей организации, – при направлении спортивной делегации в соответствии с Положением № 754) возложены на руководителя спортивной делегации. Выдача суточных осуществляется по ведомости, форма которой предусмотрена указанными нормативными правовыми актами.
Организация часто командирует водителей-международников в Российскую Федерацию. Для выплаты суточных имеет значение дата пересечения Государственной границы Республики Беларусь. В то же время ввиду отсутствия пограничного контроля между государствами отметки в паспорт не ставятся.
Как правильно подтвердить время пересечения Государственной границы Республики Беларусь в такой ситуации?
Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. При этом суточные за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь |*|.
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. Они в соответствии с п. 23 Инструкции № 115* определяются по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.
__________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
При следовании работников, командированных на автотранспорте, по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты являются:
– путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания.
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без обязательного оформления путевых листов (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7). Однако введенная норма не означает, что организации не могут применять в своей деятельности путевые листы;
– иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть вторая п. 32 Инструкции № 115).
Например, это могут быть международная товарно-транспортная накладная «СМR», регистрационные листки тахографа (тахограммы). Указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, – этого требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970.
В такой ситуации также целесообразно руководствоваться иными документами, косвенно подтверждающими местонахождение работника (например, документами, подтверждающими оплату за проезд по платным дорогам, стоянку, заправку, оплату дорожных и (или) таможенных сборов, страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.), а при наличии технической возможности – данными электронных систем контроля за движением автомобиля.
При отсутствии вышеуказанных документов либо отсутствии в них необходимой информации время пересечения границы можно определить исходя из графика и маршрута движения, который предусмотрен в задании на командировку, составленном в соответствии с п. 4 Инструкции № 115. Учитывая особенности, связанные с определением даты пересечения границы с Российской Федерацией, целесообразно составить подробный планируемый график движения.
Справочно: водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, расходы за проживание вне постоянного места жительства (суточных) оплачивают в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу») |*|.
