Организация направляет в служебную командировку в пределах Республики Беларусь группу работников в количестве 6 человек: 4 работников – на 10 дней, 2 работников – на 3 дня. Для проживания всех командированных с ИП заключен договор найма 3-комнатной квартиры, в которой имеются 6 спальных мест. Денежные средства на проживание перечислены на корпоративную дебетовую карточку, выданную ответственному лицу |*|.
* Вопросы, касающиеся порядка оформления и оплаты служебных командировок в пределах страны
В каком порядке следует возместить понесенные расходы и отразить их в авансовом отчете?
Понесенные расходы по найму жилья отражаются в авансовом отчете ответственного лица и возмещаются в полном объеме (при определенных условиях).
При направлении в одну служебную командировку нескольких лиц допускается проведение оплаты расходов за наем жилого помещения одним из командированных работников за всех лиц, находящихся в данной служебной командировке, денежными средствами, перечисленными ему нанимателем на счет, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка. При этом такая оплата может быть произведена только в безналичном порядке (п. 44 Инструкции № 107*).
_____________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
В этом случае расходы по найму жилого помещения включаются в отчет об израсходованных суммах лицом, которому на эти цели перечислены денежные средства под отчет.
При определении суммы расходов по найму жилого помещения, подлежащей возмещению подотчетному лицу, следует руководствоваться подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35*.
_____________________
* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Из него следует, что расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35.
Справочно: допускается возмещение расходов за проживание в номерах с количеством мест для проживания 2 и более или высшей категории по фактическим расходам лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенных в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь (подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35).
Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.
Очевидно, что приведенные выше ограничения могут быть применены в случае проживания командированных сотрудников в гостинице. В случае же проживания их в квартире представляется проблематичным рассчитать предельный размер возмещения расходов по найму жилья, ориентируясь на стоимость проживания в гостинице, если в месте командирования имеется более одной гостиницы либо таковые отсутствуют.
Как правило, стоимость аренды 3-комнатной квартиры для проживания как минимум четверых командированных работников ниже стоимости 4 одноместных номеров в гостинице в том же населенном пункте.
Таким образом, расходы по найму жилого помещения в рассматриваемой ситуации возмещаются ответственному работнику, которому перечислены денежные средства для оплаты стоимости аренды квартиры, на основании договора, заключенного с ИП, и документа, подтверждающего оплату в безналичном порядке стоимости аренды (в соответствии с требованиями п. 37 Инструкции № 107).
Сведения о данных расходах указанный работник отражает в своем отчете об израсходованных суммах.
При этом обязательному возмещению подлежит фактическая стоимость аренды квартиры, но не более стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) в гостинице, находящейся в месте командирования, умноженной на количество одновременно проживающих в квартире работников |*|.
* Информация о том, как подтвердить расходы по проезду в командировку на маршрутном такси
Работник возвращался из Китая, где он находился в служебной командировке, через аэропорт «Шереметьево». В связи с погодными условиями авиарейс до Минска был задержан на 14 ч, и работник прибыл к месту постоянной работы на 1 день позже запланированного.
Возмещаются ли командировочные расходы за этот день? Если возмещаются, то в каком размере?
Возмещаются по нормам Российской Федерации при наличии документов, подтверждающих задержку рейса.
В рассматриваемой ситуации речь идет о вынужденной задержке в пути. Особенности возмещения командировочных расходов в приведенном случае предусмотрены гл. 5 Инструкции № 115*.
___________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
В частности, в случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка (п. 27 Инструкции № 115).
Поскольку работник на территории Российской Федерации пребывал в связи с задержкой в пути по не зависящим от него причинам более 12 ч, в связи с чем срок служебной командировки продлился на 1 день, суточные за этот день, а также расходы по найму жилого помещения возмещаются по нормам, установленным для Российской Федерации.
Аэропорт «Шереметьево» территориально не относится к Москве, поэтому согласно постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» в качестве норматива для оплаты расходов по найму жилого помещения принимаются 120 долл. США, а не 140 долл. США, как это предусмотрено для Москвы и Санкт-Петербурга.
С учетом того что основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115), необходимо издать приказ о продлении срока служебной командировки на 1 день. Это послужит основанием для сохранения заработной платы и возмещения командировочных расходов за день задержки.
Следует отметить, что вышеизложенный подход применяется в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки. Таким документом, например, может послужить соответствующая справка, которую можно получить в аэропорту после объявления о переносе рейса.
Это обусловлено тем, что в случае отсутствия соответствующего документального подтверждения задержка в пути может быть расценена как задержка без уважительных причин, произошедшая по вине работника. В таком случае подлежит применению п. 29 Инструкции № 115: за день задержки заработная плата не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются |*|.
* Вопросы по оформлению и оплате служебных командировок за границу
Работник, находившийся в служебной командировке за границей, в связи с производственной необходимостью отозван из служебной командировки до ее окончания. Проездной билет на обратную дорогу был приобретен заранее. При его возврате перевозчик возместил только часть стоимости билета.
Дополнительно работник приобрел дорогостоящий проездной билет на воздушный транспорт (по тарифу 1-го класса) на более раннюю дату. Билетов иной ценовой градации на эту дату не было.
Возмещается ли в такой ситуации командированному работнику разница, возникшая при возврате проездного билета? Требуется ли предварительное разрешение нанимателя на возмещение расходов по проезду воздушным транспортом по тарифу 1-го класса?
Да, возмещается. Предварительное разрешение нанимателя не требуется.
Расходы, возмещаемые в случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам, предусмотрены п. 30 Инструкции № 115. Среди них – стоимость установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов, возмещение которой осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.
Следовательно, возникшая разница при возврате проездного билета ввиду отзыва из служебной командировки возмещается командированному работнику на основании подтверждающих документов в оригинале.
Теперь обратимся к вопросу о предварительном разрешении нанимателя.
По общему правилу расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным транспортом по тарифу 1-го класса могут быть возмещены с предварительного разрешения нанимателя (часть третья подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
Однако оно не подходит к нашей ситуации, поскольку есть специальная норма, определенная частью пятой подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115.
Из нее следует, что в случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командирования, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билет на проезд по тарифу 1-го класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее или позднее первоначально установленного срока), предварительного разрешения нанимателя не требуется.
