Путевой лист является сводным документом. В нем предусмотрено отражение разнообразной информации: от учетной (движение ГСМ, время работы на линии, показания спидометра) до организационной (отметка механика о допуске транспортного средства к дорожному движению, врача – о прохождении водителем предрейсового медицинского осмотра (освидетельствования)). Именно в разнообразии отражаемой в путевом листе информации заключается универсальность этого документа, который позволяет фиксировать такие сведения в единой и вполне краткой форме. При этом информация делится на 2 группы:
1) указываемая исходя из требований законодательства;
2) необходимая организации, в т.ч. с целью обеспечения учета и контроля за работой транспорта |*|.
* Информация о порядке учета горюче-смазочных материалов
Зимой 2018 г. в правилах применения путевых листов произошли революционные изменения.
23 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА
Транспортные документы разрабатывает Минтранс
Постановлением Минфина Республики Беларусь от 24.10.2017 № 36 с 23 января 2018 г. признано утратившим силу постановление Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления транспортных документов и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь», которым были утверждены форма путевого листа грузового автомобиля и порядок его оформления. Вызвано это вступившими с 23 января 2018 г. изменениями и дополнениями в Закон.
Так, ранее в ст. 40 Закона предусматривалось, что транспортные документы оформляются в порядке, установленном Минфином Республики Беларусь по согласованию с Минтрансом Республики Беларусь. Исключение – оформление международной товарно-транспортной накладной «CMR», которое осуществляется в порядке, установленном Минтрансом Республики Беларусь по согласованию с Минфином Республики Беларусь. С 23 января 2018 г. Законом установлено, что транспортные документы оформляются в порядке, установленном Минтрансом Республики Беларусь, если иное не установлено законодательными актами и нормативными правовыми актами Совета Министров Республики Беларусь.
Так как с 23 января 2018 г. обязанности по утверждению порядка оформления транспортных документов, в т.ч. путевых листов, возложены не на Минфин, а на Минтранс, Минфин отменил принятый ранее по данному вопросу документ.
С 23 января 2018 г. порядок оформления путевых листов должен был установить Минтранс Республики Беларусь. В связи с этим постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2018 № 29 дополнено Положение о Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 985 «Вопросы Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь». В данное Положение добавлен п. 5.40-1, который обязывает Минтранс устанавливать порядок оформления транспортных документов при выполнении автомобильных перевозок грузов.
Однако в силу разных причин Минтранс не утвердил форму и порядок оформления путевых листов грузовых автомобилей |*|. При этом и после 23 января 2018 г. продолжали действовать постановление Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25, которым установлены формы путевых листов легкового автомобиля, автомобиля-такси, автомобиля-такси индивидуального предпринимателя, автобуса, автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя, а также Инструкция о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров.
* Информация об осуществлении автомобильных перевозок без оформления путевых листов
Применять ли старый путевой лист?
Несмотря на тот факт, что с 23 января 2018 г. форма путевого листа грузового автомобиля законодательно перестала быть утвержденной, требование о наличии путевого листа при осуществлении автомобильной перевозки грузов сохранилось (ст. 40 Закона). В таких условиях организациям можно было рекомендовать с 23 января 2018 г. принять одно из 2 решений:
– либо применять путевые листы грузового автомобиля в том же порядке, который существовал до этой даты;
– либо утвердить для себя удобную форму, содержащую реквизиты для фиксации необходимой организации информации.
С 5 октября 2011 г. в связи с изменениями, внесенными постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.08.2011 № 88 в Инструкцию о порядке оформления транспортных документов, утвержденную постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138, путевой лист не является первичным учетным документом. Это – транспортный документ. Однако на основании отражаемой в нем информации в т.ч. составляются первичные учетные документы, являющиеся основанием для отражения в бухгалтерском (и, как следствие, в налоговом) учете стоимости израсходованного топлива. Такими документами согласно п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку.
26 ФЕВРАЛЯ 2018 ГОДА
С этой даты вступил в силу Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства», п. 4.5 которого предусмотрено, что при осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов. Таким образом, в настоящее время путевой лист может не оформляться. При этом возможность неприменения привычного путевого листа не следует путать с отменой регулирования транспортной деятельности по тем аспектам, выполнение которых и ранее требовалось законодательством:
– требования к выпуску автомобиля и водителя на линию;
– учет времени и характера работы, целевое использование транспорта;
– обеспечение контроля за расходом ресурсов, например ГСМ, и т.д.
Однако теперь организации могут самостоятельно устанавливать систему фиксации и оформления всех подобных процедур. Выбор формы документирования отдается организациям, чтобы они могли выбрать удобный для себя вариант, предусмотрев в нем возможную специфику работы организации.
Нужен первичный документ по учету транспортной работы
Очевидно, что организациям, эксплуатирующим автомобильный транспорт, в любом случае необходимо будет оформлять документ, в котором будет осуществляться первичный учет показателей работы транспорта, а также зафиксированы результаты иных процедур, связанных с эксплуатацией транспорта. То есть, по сути, тот же путевой лист. Ведь это необходимо самим организациям: для обеспечения материальной ответственности водителя, для фиксации показателей работы водителя и автомобиля, движения ГСМ, оформления осуществляемых транспортных процедур и т.п.
Следовательно, с 26 февраля 2018 г. организациям необходимо было утвердить собственную форму ведения первичного учета транспортной работы. Можно предложить, например, следующие варианты:
1) разработать документ, по смыслу похожий на путевой лист |*|;
2) вести учет показателей работы транспорта в специально разработанных журналах (для учета выпуска на линию, маршрутов следования, времени работы, приемки-передачи транспортного средства, движения ГСМ и т.п.). Данный вариант видится менее рациональным в силу своей громоздкости.
* Информация об учете топлива, когда путевые листы можно не оформлять
Выбранный вариант рекомендуется утвердить локальным нормативным правовым актом (приказом) с приложением предусмотренных к оформлению в данной организации форм, а также указанием особенностей их оформления.
И еще раз – привычный путевой лист в настоящее время можно не применять. При проведении разнообразных мероприятий, в т.ч. контрольных, требовать его предъявления незаконно. Но необходимый учет и контроль, как и ранее, организация обеспечить должна.
