Организация обязана контролировать задолженности
Акт сверки взаиморасчетов составляют в том случае, когда двум юридическим лицам надо подтвердить произведенные между ними расчеты. Данный документ может удостоверять расчеты:
– по налогам с бюджетом;
– арендной плате;
– с партнерскими организациями и др. |*|
* О необходимости возврата предоплаты и составлении акта сверки расчетов
Обратим внимание на следующие случаи сверки расчетов, требующие оформления акта:
1. При инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (п. 63 Инструкции № 180 [1]).
2. При исчислении сроков исковой давности. Акт сверки взаиморасчетов может служить основанием для прерывания 3-летнего срока исковой давности (ст. 197, 204 ГК [2]). Иными словами, в тех случаях, когда должник подписывает акт сверки в течение 3 лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и с даты подписания такого акта срок исковой давности начинает считаться заново.
Уклонение от подписания акта сверки взаиморасчетов является основанием для рассмотрения дела в суде, если претензии контрагента подтверждены соответствующими документами. Направляя акт сверки взаиморасчетов контрагенту, можно указать сроки, в течение которых необходимо выслать подписанный документ или вернуть долг. Однако суд не принимает во внимание нарушение этих сроков, если они не прописаны в договоре.
3. При излишне предъявленных суммах НДС для корректировки исчисленных сумм НДС. Суммы НДС, излишне предъявленные в электронных счетах-фактурах (ЭСЧФ) и первичных учетных документах продавцом покупателям товаров (работ, услуг), имущественных прав – плательщикам в Республике Беларусь, подлежат исчислению и уплате в бюджет этим продавцом. Исключение – случаи исправления излишне предъявленных сумм НДС на основании актов сверки расчетов, подписанных продавцом и покупателем, и выставляемых исправленных (дополнительных) ЭСЧФ, подписанных покупателем – плательщиком в Республике Беларусь электронной цифровой подписью (п. 8-1 ст. 105 НК [3]).
4. При необходимости взыскания недоимки плательщика налогов с его дебиторов. Так, организации обязаны вести учет дебиторской задолженности и представлять перечень дебиторов с указанием суммы дебиторской задолженности, а также копии документов, подтверждающих факт наличия дебиторской задолженности:
– в налоговый орган по месту постановки на учет – не позднее 5 рабочих дней со дня возникновения задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней;
– в таможенный орган, осуществляющий взыскание таможенных платежей, – не позднее 10 рабочих дней со дня получения плательщиком (его представителем) решения таможенного органа о взыскании налогов, сборов (пошлин) пеней (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК ).
Важно! С 1 февраля 2018 г. ИМНС должна информировать дебитора о том, что принято решение о взыскании за счет его денежных средств задолженности по налогам кредитора. ИМНС направляет для этого дебитору сообщение в электронном виде через личный кабинет плательщика (подп. 2.2 п. 2, абз. 2 п. 16 Указа № 29 [4]).
Таким образом, документом, подтверждающим имущественные обязанности должника, которые им признаются, но не выполняются, считается акт сверки взаимных расчетов.
Акт сверки расчетов – это не первичный учетный документ
Акт сверки взаимных расчетов не является первичным учетным документом и не должен содержать реквизиты, предусмотренные в ст. 10 Закона № 57-З [5]. Оформляется акт в произвольной форме, как правило, по запросу одной из сторон. Его составлением занимаются специалисты бухгалтерской службы |*|.
* О действиях бухгалтера в случае выявления расхождений по акту приемки товара
Сверка расчетов может производиться как по какому-либо конкретному договору, так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Акт может содержать ссылку на договор как на основание возникновения обязательств по оплате. В нем указывается ссылка на первичные документы, которыми подтверждаются отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг), оплата.
Акт сверки взаимных расчетов необходимо составлять в 2 экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают информацию из присланного акта с имеющимися у них данными. При этом могут возникнуть 2 ситуации:
1) возражений по отгрузкам, актам и платежам, указанным в акте, нет. Контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй оставляет у себя;
2) информация в документе, составленном инициатором сверки, не совпадает с той, что имеется у его контрагента. В этом случае в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения, обосновав их документами.
Важное значение имеет подписание акта сверки расчетов. Необходимо учитывать, что денежные и расчетные документы без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Распорядителем денежных средств организации является ее руководитель, поэтому наличие подписей этих двух должностных лиц на акте обеспечивает юридическую силу документа.
Правила оформления акта
Форму акта сверки расчетов условно можно разделить на 3 части: заголовочную, табличную и посттабличную.
В заголовочной части нужно указать дату, на которую составляется документ. Если сверка расчетов производится по одному договору, указываются его номер и дата, а если расчеты сверяют за определенный период, то указывают период сверки расчетов. Здесь же прописываются названия организаций, участвующих в сверке расчетов, в соответствии с учредительными документами.
Вторая часть акта, как правило, содержит таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете, по перечислениям, отгрузкам, выполнению работ (оказанию услуг) согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Такие сведения должны обязательно совпадать.
Ниже таблицы каждая из организаций вписывает имеющуюся сумму задолженности на указанную в акте дату (если она имеется). Если долги отсутствуют, такой факт тоже письменно подтверждается.
В посттабличной части документа допустимо указать на имеющиеся расхождения в расчетах, обосновав их ссылкой на документ и отразив дату возникновения.
Документ подписывают руководители организаций, главные бухгалтеры с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей.
Акт сверки взаимных расчетов может быть составлен по следующей форме:
При выявлении расхождений во взаиморасчетах в акте следует указать:
