Путевой лист при командировке на стыке месяцев
Водитель транспортной организации будет направлен в командировку для доставки груза 29 февраля сроком на 3 дня.
Как правильно оформить путевые листы на период командировки, которая приходится на стык 2 месяцев? Как в таком случае правильно произвести списание горюче-смазочных материалов?
По общему правилу путевой лист |*| оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п. 5 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138; далее – Инструкция № 138, постановление № 138).
* Информация об оформлении путевых листов при использовании служебных легковых автомобилей доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Срок, на который оформляется путевой лист служебного легкового автомобиля, устанавливает организация.
Следовательно, путевой лист грузового автомобиля оформляется на срок командировки (рейса). При перевозке сроком более суток оформление путевых листов ежедневно не предусмотрено.
В данной ситуации срок командировки приходится на 2 смежных месяца, что осложняет списание горюче-смазочных материалов за февраль.
Напомним, что основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133).
Следовательно, если командировка водителя начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то на конец месяца топливо, израсходованное в этом рейсе, не может быть списано. Оно оказывается в остатке по данным бухгалтерского учета. При прибытии автомобиля из рейса в следующем месяце водитель обязан сдать в соответствующую службу организации путевой лист, на основании которого (на дату его «закрытия», т.е. на дату завершения командировки) будет отражено списание топлива в учетных регистрах оперативного учета (ведомости или карточке учета топлива). Согласно указанным документам соответствующие записи будут сделаны и в бухгалтерском учете.
Пробег автомобиля учитывается в милях
В служебных целях организация использует легковой автомобиль, на котором пробег учитывается в милях.
Имеет ли право организация заполнять данные о пробеге автомобиля в милях?
Путевой лист легкового автомобиля должен заполняться в соответствии с Инструкцией о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).
Путевой лист легкового автомобиля должен содержать следующие сведения (п. 3 Инструкции № 25):
– период действия путевого листа;
– наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
– марку и регистрационный знак автомобиля;
– данные о водителе;
– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
– отметки о техническом состоянии автомобиля;
– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;
– данные о движении топливно-смазочных материалов;
– отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
– иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.
Таким образом, обязательным является указание в путевом листе информации о показаниях спидометра. Однако Инструкция № 25 не содержит требования, чтобы эти данные указывались обязательно в километрах. Если в автомобиле показания спидометра выражены в милях, то и в путевом листе их следует отражать в милях. Организация вправе, но не обязана в качестве дополнительной информации осуществлять перевод этих показаний в километры (например, через дробь).
По мнению автора, организация имеет право рассчитать норму расхода топлива в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141), на 100 км, затем перевести ее на 100 миль. Данный расчет необходимо отразить в приказе на установление норм расхода топлива. В путевом листе будет отражаться пробег (показания спидометра) в милях. В гр. 7 и 24 «Пробег, км» пробег в таком случае указывается в милях, в слово «км» следует зачеркнуть и проставить слово «миль».
Повышение (понижение) норм расхода топлива устанавливается приказом руководителя организации. Требований к содержанию приказа, а также ограничений на установление нормы расхода топлива не на 100 км, а на 100 миль Инструкция № 141 не содержит.
Использование автомобиля в выходной день
Водитель служебного легкового автомобиля обратился с заявлением к руководителю организации с просьбой разрешить ему воспользоваться этим автомобилем в выходные дни.
Необходимо ли оформлять путевой лист на такую поездку?
Служебный автомобиль, принадлежащий организации, должен использоваться исключительно для служебных поездок. Если же такой автомобиль используется для нужд работника организации, то в первую очередь необходимо установить, на каком правовом основании это будет происходить. Так, автомобиль может быть предоставлен работнику в аренду, в безвозмездное пользование и т.д. Взаимоотношения между работником и организацией в такой ситуации должны быть оформлены соответствующим договором (например, договором аренды, договором безвозмездного пользования и т.д.).
Путевой лист в этом случае не оформляется, так как автомобиль передан физическому лицу, на которого обязанности по его заполнению законодательством не возложены. Использование автомобиля физическим лицом будет осуществляться на основании регистрационных документов на автомобиль, а также на основании договора, заключенного между этим физическим лицом и организацией.
Пробега за день нет
Водитель грузового автомобиля был допущен к выезду, однако по техническим причинам в течение рабочего дня он не выехал на выполнение служебного задания.
Следует ли оформлять путевой лист в такой ситуации?
Общее правило гласит, что путевой лист оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Порядок оформления путевого листа при выполнении автомобильных перевозок грузов установлен Инструкцией № 138.
Если по каким-либо причинам фактический пробег автомобиля в течение срока действия путевого листа отсутствовал, то в путевом листе дублируются начальные и конечные данные спидометра. Остаток топлива в баке повторяется с предыдущего путевого листа; время выезда, возращения, пробег за день, расход топлива указываются прочерком.
Перевозка грузов легковым автомобилем
Организация форму путевого листа легкового автомобиля разработала самостоятельно на месяц. На этом автомобиле периодически перевозятся грузы.
При выписке одного путевого листа на месяц правомерно ли указывать его номер в товарно-транспортной накладной (ТТН-1) в течение всего месяца?
Порядок оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, в т.ч. порядок оформления путевого листа легкового автомобиля, установлен Инструкцией № 25.
В строке «К путевому листу №» товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 |*| указывается номер путевого листа, к которому прикладывается накладная ТТН-1 (п. 16 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192).
* Информация об особенностях заполнения первичных учетных документов доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Таким образом, в накладной ТТН-1 указывается номер путевого листа, который выписан при перевозке груза, оформленной данной накладной. Если перевозка груза осуществляется на легковом автомобиле, на работу которого оформлен 1 путевой лист на месяц, то в накладных на перевозку грузов на данном автомобиле в течение всего месяца указывается номер этого путевого листа.
Возможность использовать старые бланки
Постановлением № 138 предусмотрено, что бланки путевых листов отдельных форм, изготовленные до вступления в силу указанного постановления, являются действительными до их полного использования.
Имеет ли право организация использовать в 2016 г. бланки ранее приобретенных путевых листов, утвержденные постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31, которыми оформляется работа грузовых автомобилей?
Обратимся к нормам п. 2 постановления № 138. Им установлено, что бланки путевых листов форм 1 (р), 1 (н), 2 (р), 2 (н), 3 (с), 3 (п), 4–7 и бланки формы ТР-132 «Заказ-поручение», изготовленные до вступления в силу названного постановления, являются действительными до их полного использования. Данная норма действует в настоящее время, поэтому организация вправе использовать путевые листы указанных форм до их полного использования.
Справочно: путевыми листами форм 3 (с), 3 (п), 4 оформляется работа грузового транспорта во внутриреспубликанских и международных перевозках.
Расход топлива: сколько знаков после запятой?
При определении количества использованного топлива |*| (путем умножения пробега автомобиля на норму списания топлива) порой получаются цифры с десятичным знаком после запятой.
* Информация об особенностях учета ГСМ доступна для подписчиков электронного «ГБ»
С какой точностью (сколько знаков после запятой) полагается вести учет расхода автомобильного топлива?
Порядок отражения в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов изложен в гл. 4 Инструкции № 133.
Так, оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов. Таким образом, поступление топлива отражается в количестве (с учетом дробности целых чисел), указанном поставщиком (п. 76 Инструкции № 133).
На вопрос, с какой же точностью (сколько знаков после запятой) следует отражать расход топлива, нормативные документы, в т.ч. Инструкция № 133, не дают ответа.
По этой причине советуем руководствоваться положениями п. 5 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»: если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве Республики Беларусь не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок организация разрабатывает самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством Республики Беларусь.
По мнению автора, порядок учета расхода топлива с точки зрения значения дробности показателей целесообразно отразить в учетной политике организации. При принятии указанного решения организация может основываться, например, на порядке, применяемом поставщиками и отражаемом ими в оформляемых первичных учетных документах на отпуск топлива; на возможности определения величины остатков топлива при проведении инвентаризации и т.д.
Норма расхода топлива и характеристика автомобиля
В организации используется легковой автомобиль, списание топлива осуществляется на основании линейных норм топлива для этого автомобиля, но характеристика автомобиля (двигатель) по коду VIN не совпадает с фактическими данными технического паспорта.
Имеет ли право организация стоимость топлива относить на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли?
При налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Постановлением Минтранса Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь» предусмотрены нормы расхода топлива на транспортные средства в зависимости от марки и модели автомобиля, а также от мощности его двигателя. Аналогичным образом представлены нормы расхода топлива и в иных документах Минтранса.
Следовательно, норма расхода топлива считается установленной в случае, если характеристики автомобиля полностью соответствуют указанным в документах Минтранса Республики Беларусь марке, модели автомобиля, а также мощности его двигателя. Если такого соответствия нет, необходимо пройти процедуру установления нормы расхода топлива, предусмотренную п. 7 Инструкции № 141.
Если есть сомнения в достоверности данных технической документации на автомобиль, необходимо предпринять действия с целью выявления действительных технических характеристик автомобиля (направить запрос производителю, официальному представителю и т.п.). Если же такое несоответствие выявят контрольные органы, то вполне вероятно, что стоимость списанного на затраты топлива без наличия утвержденных Минтрансом Республики Беларусь норм расхода будет исключена из состава затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
