Организация сама определяет перечень необходимых реквизитов в путевых листах
В путевом листе |*| обязательна следующая информация:
– период действия путевого листа;
– наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
– марка и регистрационный знак автомобиля;
– данные о водителе;
– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
– отметки о техническом состоянии автомобиля;
– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля, данные о движении топливно-смазочных материалов;
– отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
– иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.
* Информация о том, что использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Такие требования содержат п. 4 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138), и п. 3 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).
Отметим, что в контрольных и иных целях для самой организации может быть необходимо наличие иных реквизитов, которые содержат формы путевых листов. Требования по указанию таких реквизитов организация определяет самостоятельно.
Периодичность выписки путевого листа установлена не для всех видов транспорта
Путевой лист при выполнении автомобильных перевозок грузов оформляют водителю на 1 рабочий день. Обязательным условием выдачи очередного путевого листа является сдача путевого листа за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 138). Исключение из этого правила – выполнение междугородных и международных перевозок сроком более суток. В таких ситуациях путевой лист выдается на более длительный срок.
Аналогичный порядок установлен законодательством по выписке путевых листов автобусов: путевые листы автобуса оформляют на 1 рабочий день при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 25). На более длительный срок путевые листы автобуса оформляют в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.
А вот периодичность оформления путевых листов для легковых автомобилей не установлена. Организация самостоятельно принимает решение по этому вопросу. Целесообразно, чтобы период оформления путевого листа легкового автомобиля не превышал календарный месяц. На основании данных такого путевого листа будут:
– сниматься остатки топлива;
– отражаться операции по списанию топлива в бухгалтерском учете;
– приниматься решения о пережоге или экономии топлива и т.п.
В организации может быть принято решение об иной (не месячной) периодичности оформления путевого листа легкового автомобиля. На это влияют следующие факторы:
– количество и порядок смены водителей, работающих на автомобиле;
– наличие одного или нескольких заказчиков, которых обслуживает автомобиль, и др.
При принятии решения об оформлении одного путевого листа на работу легкового автомобиля в течение длительного времени в случае, когда автомобилем управляют несколько лиц, организация должна учитывать разнообразные факторы. В частности, необходимо соблюдать принцип материальной ответственности. Известно, что путевой лист является документом, в котором отражаются различные сведения: от технического состояния автомобиля до отметки лица, ответственного за эксплуатацию автомобиля и сдачу его в целостности и сохранности. В нем отражаются данные о движении ГСМ, материально ответственными за которые являются водители. При выявлении недостачи необходимо решить, кого из управлявших автомобилем водителей привлекать к возмещению ущерба. Тут важно, какой вид материальной ответственности применяется: индивидуальная либо коллективная. Порядок решения подобных вопросов напрямую связан с порядком оформления путевого листа. Организация самостоятельно определяет, выписывается ли отдельный путевой лист на поездки каждого водителя либо оформляется один путевой лист на работу транспортного средства, которым управляют несколько водителей.
Детализация маршрута следования легкового автомобиля
При использовании легкового автомобиля в пределах города в путевом листе в разделе "Выполнение задания" допускается делать запись: "По городу" с указанием суммарного пробега по городу в километрах (п. 6 Инструкции № 25).
Такое право есть у всех организаций, эксплуатирующих легковые автомобили. Но это право.
Организация может принять решение о необходимости более подробного заполнения в путевом листе маршрута следования автомобиля. Это позволит решить следующие задачи:
– усиление внутреннего контроля за использованием топливных ресурсов организации;
– контроль за использованием рабочего времени водителей.
Путевые листы не относятся к первичным учетным документам
Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, а кроме того, не относятся к первичным учетным документам |*|. Путевые листы – это транспортные документы, применяемые для оформления работы автомобильного транспорта. В то же время определенная информация, указанная в путевых листах, используется при составлении первичных документов. Так, основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами. На ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку о сверке записей в них с путевыми листами.
* Особенности заполнения первичных учетных документов доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Как внести исправление в путевой лист
В инструкциях № 138 и № 25 порядок внесения исправлений в путевые листы не оговорен. При этом в них нет и запрета на внесение таких исправлений. Как видим, законодательство не запрещает вносить исправления в путевые листы, однако требований по их содержанию не устанавливает.
Полагаем, что порядок внесения исправлений в путевые листы организации должны установить самостоятельно. За основу советуем взять правила внесения исправлений в бланки строгой отчетности, которые изложены в п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196. Исправить ошибки следует методами, которые позволяют установить:
– дату исправления;
– основание исправления;
– лицо, его осуществившее.
Ошибочные записи следует зачеркнуть тонкой чертой, над зачеркнутым текстом расположить правильную запись таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицо, осуществившее исправление, производит оговорку "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.
Срок хранения путевых листов
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, срок хранения путевых листов и приложений к ним, а также журналов учета путевых листов составляет 3 года (позиции 1142, 1143 гл. 47 "Транспортное обслуживание" Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Ответственность за неправильное заполнение путевых листов
Специальные нормы, предусматривающие ответственность за неправильное (неполное) заполнение путевых листов, законодательством не установлены. При этом нарушение порядка заполнения путевых листов может стать основанием для применения к организации мер ответственности по иным основаниям.
Пример 1. Отсутствие данных о движении ГСМ
В путевом листе не указаны данные о движении ГСМ. Такое нарушение в оформлении путевых листов может повлечь вывод о необоснованности составления первичных учетных документов об израсходованном топливе. Как следствие, будет сделан вывод о неправомерном включении стоимости топлива в состав затрат в бухгалтерском и налоговом учете.
Пример 2. Отсутствие данных о выполняемой транспортной работе
В путевом листе отсутствуют данные о выполняемой транспортной работе. Это может повлечь вывод о фактическом использовании автомобиля |*| не для нужд организации, а в личных целях работника. Следствие – необходимость исчисления подоходного налога с сумм дохода работника.
Могут возникнуть претензии к соблюдению лицензионных требований (в случае, когда речь идет о лицензируемом виде транспортной деятельности), а также претензии со стороны контролирующих органов по поводу перевозки грузов на основании недостоверных документов и т.д.
* Особенности возмещения расходов по эксплуатации личного автомобиля в служебных целях доступны для подписчиков электронного "ГБ"
