(Комментарий к отдельным нормативным документам, регулирующим порядок направления работников в служебные командировки за границу)
Рассмотрим применение ряда документов, регулирующих порядок направления работников в служебные командировки за границу и порядок возмещения командировочных расходов, на примере конкретной ситуации.
Ситуация. Аванс на зарубежную командировку выдан в белорусских рублях
Работник направлен в командировку за границу. Выплачены аванс в белорусских рублях в размере 100 % от суточных и сумма средств на проживание (проезд организация оплатила в безналичном порядке). Отчет представлен с подтверждающими документами по проживанию, согласно которым сумма командировочных больше, чем выплаченный аванс.
Учитывая исходные данные, организация хотела бы знать:
1) по какому курсу необходимо считать суточные и расходы на проживание при оформлении авансового отчета (документы, подтверждающие покупку работником иностранной валюты, не представлены)?
2) какой порядок налогообложения командировочных расходов, в т.ч. при превышении норм, установленных законодательством?
3) в какие сроки командированный работник должен отчитаться по произведенным расходам в командировке?
Рассмотрим эти вопросы.
Курсы, по которым необходимо рассчитывать суточные и расходы на проживание при выдаче аванса и на дату составления авансового отчета
В случае выдачи работнику аванса в белорусских рублях суточные рассчитывают по нормам, определенным постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7), с применением курса Нацбанка на день выдачи аванса и не пересчитывают на дату составления авансового отчета.
При отсутствии документов, подтверждающих покупку работником иностранной валюты, и представлении документов, подтверждающих расходы по проживанию в иностранной валюте в пределах норм, установленных постановлением № 7, для пересчета расходов следует использовать официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Обоснуем наш вывод.
При направлении работника в служебную командировку за границу аванс может быть выдан в белорусских рублях или в иностранной валюте (в валюте страны командирования или в иной валюте), часть аванса может быть выдана в белорусских рублях, а часть – в иностранной валюте (п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
В случае выдачи работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу, наличная иностранная валюта, купленная работником в обменном пункте (кассе банка), не подлежит оприходованию в кассу юридического лица. При составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, приобретенной за полученные белорусские рубли, работник прилагает чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитывают в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используют официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указывают в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитывают на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
Командировочные расходы и налогообложение
В случае произведения расходов по командировкам в пределах норм, установленных законодательством, такие расходы относятся к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, и не облагаются другими налогами и отчислениями.
Наниматель вправе устанавливать повышенные размеры командировочных расходов (часть третья ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Суммы командировочных расходов, выплаченные сверх норм, определенных законодательством, следует рассмотреть на предмет обложения подоходным налогом (гл. 16 Налогового кодекса Республики Беларусь). Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляют на командировочные расходы, подтвержденные документально, в т.ч. в размере, превышающем установленные законодательством нормы (п. 3 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115).
Обязанности командированного
Вернувшись из загранкомандировки, работник должен:
– отчитаться об израсходованных суммах иностранной валюты или белорусских рублей (п. 28 Инструкции № 185, п. 40 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107)).
Сроки представления отчета по суммам денежных средств, израсходованным в командировке за границу, зависят от формы выдачи денежных средств под отчет только в том случае, если аванс был выдан в белорусских рублях. Так, работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 40 Инструкции № 107). Во всех остальных случаях работник обязан отчитаться не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 35 Инструкции № 107, п. 28 Инструкции № 185);
– представить отчет о проделанной работе (об итогах служебной командировки).
Отчет о проделанной работе работник представляет по форме, утвержденной нанимателем, в 10-дневный срок со дня прибытия (пп. 5, 47 Инструкции № 115).
Более подробнее читайте в электронном «Главном Бухгалтере», 2015, № 36, с. 44.
.jpg)
