В загранкомандировку с рублевой карточкой: как отразить в учете списание суточных

При поездке в загранкомандировку работнику все чаще выдается платежная корпоративная карточка. Как бухгалтеру отразить в учете использование (списание) денежных средств с нее? может ли командированный работник расплатиться такой карточкой в магазине, приобретая, например, колбасу в счет суточных? каким образом работнику составить авансовый отчет?

Ответы на эти вопросы вы найдете в разъяснениях автора.

Общие условия использования рублевой корпоративной дебетовой карточки

Отправить работника в загранкомандировку с выдачей корпоративной дебетовой карточки наниматель может при выполнении следующих условий:

1) карточка открыта к текущему (расчетному) счету в белорусских рублях;

2) на счет, к которому оформлена корпоративная карточка, зачислены денежные средства в достаточной сумме;

3) в банке закреплена возможность совершения платежей и снятия наличной валюты;

4) выдача корпоративной карточки рассматривается как обеспечение работника при поездке в загранкомандировку авансом.

Важно! Порядок учета корпоративных карточек в организации законодательством не установлен. Наниматель вправе определить его самостоятельно с учетом своих потребностей в информации о карточках.

В целях контроля за движением и сохранностью корпоративных карточек в организации целесообразно вести журнал регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек. Форма такого журнала утверждается в учетной политике организации.

Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек

Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников. Корпоративная карточка выдана работнику.

Журнал регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек

Возможность использования корпоративной карточки, открытой к счету в белорусских рублях, для проведения операций в иностранной валюте устанавливается договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34; далее – Инструкция № 34).

Подтверждаем совершение операции по счету при использовании карточки

Операции с использованием банковских платежных карточек могут проводиться в валюте, которая отличается от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по обменному курсу (п. 30 Инструкции № 34):

– установленному банком, выпустившим в обращение карточку;

– платежной системы, например Visa, MasterCard.

При использовании карточки в банкомате, инфокиоске, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту (обслуживаемых банком-эмитентом), либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).

Факт совершения операции по счету при использовании корпоративной карточки подтверждается карт-чеком (пп. 2, 33, 34 Инструкции № 34). Документом, подтверждающим проведение таких операций, является выписка по счету, в которую включена информация о совершенных за определенный период операциях, в т.ч. об обменном курсе, который при этом применялся (п. 38 Инструкции № 34).

Работник обязан представить авансовый отчет в подтверждение расходов по карточке

После возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные им расходы. Срок представления авансового отчета – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из загранкомандировки (исключая день прибытия) (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).

Правила составления авансового отчета следующие:

Шаг 1. Авансовый отчет составляем в валюте совершенных операций на фактически израсходованные в командировке суммы. Исключение – суточные, которые включаем в отчет в валюте счета (белорусские рубли) исходя из размера установленной законодательством нормы (п. 30 Инструкции № 185).

Шаг 2. Командировочные расходы, в т.ч. суточные, указываем в белорусских рублях по обменному курсу на основании выписки по счету (пп. 30, 35 Инструкции № 185).

Важно!  Иногда на дату составления авансового отчета в выписке по счету все расходные операции могут быть не отражены. В таком случае полученная (использованная) работником сумма в валюте на основании карт-чеков пересчитывается в белорусские рубли исходя из официального курса на дату составления авансового отчета (п. 30 Инструкции № 185).

Шаг 3. Командировочные расходы, произведенные за счет личных денежных средств, и суточные, причитающиеся по норме, но не полученные работником под отчет, рассчитываются по официальному курсу на дату составления авансового отчета (п. 30 Инструкции № 185).

Бухгалтерский учет командировочных расходов, осуществленных с помощью карточки

Ситуация. Командированному работнику выдана корпоративная карточка

Работник организации (главный инженер) направлен в служебную командировку в г. Ганновер (Германия) сроком на 4 дня с 11.07.2016 по 14.07.2016.

Для оплаты расходов в командировке ему выдана корпоративная карточка, открытая к текущему счету в белорусских рублях. На счет 08.07.2016 зачислены денежные средства в сумме 1 249 бел. руб., рассчитанные с учетом срока командировки и установленных законодательством норм:

– суточные за 4 суток – 160 евро (40 евро × 4 дня);

– расходы по найму жилого помещения – 400 евро (100 евро × 4 дня).

Билеты оплачены в безналичном порядке.

Работник 18.07.2016 представил авансовый отчет, к которому приложил карт-чек о снятии 150 евро (суточные), карт-чек и счет на оплату услуг гостиницы с 11.07.2016 по 14.07.2016 (4 дня) на сумму 300 евро.

В выписке по счету, к которому оформлена корпоративная карточка, отражено списание:

12.07.2016 – 334 руб. 28 коп. (150 евро по обменному курсу 2,2285);

15.07.2016 – 668 руб. 79 коп. (300 евро по обменному курсу 2,2293).

Официальный курс евро на 18.07.2016 – 2,2284 руб.

Карточка с остатком неиспользованных средств работником возвращена.

В данном случае в авансовом отчете надо указать:

– суточные в пределах установленных норм – 356 руб. 56 коп. (334 руб. 28 коп. + 10 евро × 2,2284);

– расходы на проживание в гостинице – 668 руб. 79 коп. (300 евро × 2,2293).

Итого расходов на сумму 1 025 руб. 35 коп. (356 руб. 56 коп. + 668 руб. 79 коп.).

Остаток денежных средств на карточке составил 223 руб. 65 коп.

Задолженность перед работником в окончательный расчет – 10 евро, или 22 руб. 28 коп. (10 евро × 2,2284). Такой расчет производят в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу на дату составления отчета (п. 35 Инструкции № 185). Задолженность нанимателя перед работником по командировке должна быть погашена не позднее 30 дней с момента подачи авансового отчета (п. 51 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).

<...>

Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"