Использование факсимиле при оформлении первичных учетных документов
Если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.
Например, требование подписи содержат:
- п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Из Закона № 57-З следует, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. К числу обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы, отнесены должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Как видим, Закон № 57-З не предусматривает буквально возможность использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах;
- п. 4 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192 (далее – Инструкция).
Этот пункт Инструкции содержит обязанность при заполнении реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 указывать сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, включая их должности, фамилии, инициалы и личные подписи.
Поэтому в случаях, когда законодательство требует заверения (удостоверения) документа подписью, а также указывает на обязательность проставления личной подписи, на документе должна проставляться оригинальная подпись лица.
Соответственно замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением влечет нарушение порядка оформления первичного учетного документа.
Справочно: за данное нарушение контролирующие органы могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 12.1 КоАП РБ.
Так, нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.
Использование факсимиле при оформлении внутренних документов организации
Организация может использовать факсимильную подпись во внутреннем документообороте, но с ограничениями.
|
Случаи применения факсимиле |
Ограничения по использованию факсимиле |
|
Проставление факсимиле возможно: - на локальных актах организации, касающихся, например, трудовых правоотношений; - документах организационно-распорядительного характера; - различного рода письмах. Для того чтобы правомерность использования факсимиле тем или иным лицом не вызывала впоследствии сомнений, организации целесообразно в локальном нормативном правовом акте (правила, положение, инструкция и др.) (далее – ЛНПА) разработать порядок хранения и использования факсимиле. Этот порядок может предусматривать издание приказа о закреплении факсимиле за ответственным работником, который имеет к нему доступ в рабочее время, либо вправе его использовать, а также включать условие о хранении факсимиле в нерабочее время. В ЛНПА можно также указать: - порядок изготовления факсимиле, его замены и уничтожения; - должности работников, подписи которых могут проставляться с использованием факсимиле; - документы, на которых может проставляться факсимиле; - ответственность работника, допустившего утерю или повреждение факсимиле; - действия уполномоченных лиц в случае утери или кражи факсимиле и др. |
Факсимиле нельзя поставить на трудовом договоре.
Справочно: порядок заключения трудового договора предусмотрен ст. 18 Трудового кодекса РБ (заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами). Буквальное толкование норм этой статьи не позволяет сделать вывод о возможности использования факсимиле для заключения трудового договора при приеме на работу.
Не допускается использование штампа, содержащего факсимильное изображение собственноручной подписи, при удостоверении подлинников организационно-распорядительных документов, а также копий документов. Кроме того, Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), допускает использование во всех удостоверяющих реквизитах (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) соответствующих документов на бумажном носителе только собственноручной подписи (пп. 52, 57, 64 Инструкции № 4)
|
Относительно заверения печатью организации факсимиле подписи руководителя организации необходимо отметить следующее.
Подпись и печать являются реквизитами, придающими документу юридическую силу. При этом подпись является обязательным удостоверяющим реквизитом документа, а печать – дополнительным (п. 18 Инструкции № 4).
Важно! Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62 Инструкции № 4).
.jpg)
