Шпаргалка для бухгалтера: выплачиваем зарплату

Заработная плата в организации может выплачиваться двумя способами: перечисляться на карточки работников или выдаваться наличными из кассы. В материале рассмотрены вопросы, на которые бухгалтеру стоит обратить внимание при выплате заработной платы.

Содержание:

• Рассмотрим подробнее порядок выплаты заработной платы наличными денежными средствами из кассы организации
• Сроки выдачи наличных денег из кассы
• Порядок депонирования наличных денежных средств
  • ...если организация (подразделение) имеет ежедневные либо постоянные поступления наличных денег
  • ...если организация (подразделение) имеет непостоянные поступления наличных денег
• Оформление кассовых документов

В настоящее время выплаты, в т.ч. заработной платы, чаще всего осуществляются на банковские карты физических лиц. Однако некоторые субъекты хозяйствования по-прежнему выплачивают через кассу наличными денежными средствами заработную плату, стипендии, пенсии, пособия, дивиденды, алименты и др.

Это может быть целесообразно, когда в организации небольшое количество работников и обслуживание зарплатного проекта банком было бы для нее слишком затратно. Также удобно использовать на наличные выплаты поступившую в кассу выручку.

Заработная плата выплачивается регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом (часть первая ст. 73 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

При этом заработную плату работникам, с которыми заключены контракты, можно выплачивать не реже 1 раза в месяц в дни, определенные коллективным договором (соглашением), трудовым договором (контрактом) (ст. 261-2 ТК).

Важно! Обратите внимание, что должно быть установлено конкретное число для выплаты заработной платы. Не допускается устанавливать временный диапазон (например, выплачивать заработную плату в период с 10-го по 15-е число месяца).

Организации, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, получают в банках и могут выдавать наличные белорусские рубли или перечислять денежные средства в белорусских рублях на оплату труда:

• начиная с четверга, если срок выплаты приходится на пятницу, субботу и воскресенье;
• не более чем за 3 рабочих дня до наступления срока выплаты, если срок выплаты приходится на праздничные и предпраздничные дни;
• накануне выходных дней этих организаций, подразделений, если срок выплаты приходится на выходные дни, которые не совпадают с общеустановленными (п. 17 Инструкции № 117^*).

Банк выдает организации наличные денежные средства на выплату заработной платы или перечисляет с его текущего счета заработную плату в расчете за месяц при одновременном представлении им в банк платежных поручений на перечисление:

– подоходного налога;

– обязательных страховых взносов и (или) взносов на профессиональное пенсионное страхование в ФСЗН (далее – страховые взносы).

При получении (перечислении) заработной платы в расчете за месяц организация в расчетных документах, в т.ч. на перечисление подоходного налога, страховых взносов, и (или) заявлении на получение наличных денежных средств указывает месяц, за который выдается (перечисляется) заработная плата.

Если из-за нехватки денежных средств заработная плата выдается (перечисляется) частично, организация должна представить в банк платежные поручения и (или) заявления на получение наличных денежных средств на выдачу (перечисление) заработной платы, платежные поручения на перечисление подоходного налога, страховых взносов в суммах, пропорциональных остатку денежных средств на текущем счете (п. 52 Инструкции о порядке проведения расчетов с текущих (расчетных) банковских счетов в очередности, установленной законодательством, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 63; далее – Инструкция № 63).

При отсутствии, исполнении или ненаступлении срока исполнения обязательств по перечислению подоходного налога, страховых взносов в ФСЗН организации при получении (перечислении) заработной платы в расчете за месяц вместо платежных поручений на перечисление указанных платежей представляют в банки справки о том, что обязательства по указанным платежам отсутствуют, исполнены или срок их исполнения не наступил (п. 55 Инструкции № 63).

Справочно: организации должны представлять платежное поручения на перечисление обязательных страховых взносов в ФСЗН либо справку об отсутствии или исполнении обязательств при каждой выдаче или перечислении денежных средств на заработную плату (например, когда заработная плата выплачивается частями).

Стоит также отметить, что банк не проверяет своевременность представления организацией платежных поручений и заявлений на получение наличных денежных средств, правильность определения в них сумм, подлежащих выдаче (перечислению) работникам, а также правильность сумм, указанных в платежных документах на перечисление подоходного налога, страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах (п. 56 Инструкции № 63).

Например, если организация снимает или перечисляет заработную плату, нарушая установленные сроки ее выплаты, банк не имеет права отказать в выдаче денежных средств либо перечислении ее на банковские карты работников.

Рассмотрим подробнее порядок выплаты заработной платы наличными денежными средствами из кассы организации

В кассы организаций, их подразделений наличные деньги могут поступать не только из банка, но и из других источников. Например, такими источниками могут быть:

• выручка от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• возврат денег, ранее полученных в банке и выданных из кассы организации (подразделения);
• возврат ранее выданных займов и погашение процентов по ним;
• погашение недостач и возмещение причиненного ущерба виновными лицами.

Наличные деньги, поступившие из иных источников, нежели банк, можно использовать на текущие нужды организации в целях, не противоречащих законодательству, при отсутствии (п. 15 Инструкции № 117):

• наложения ареста и обращения взыскания на деньги организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
• приостановления операций по банковским счетам организации;
• замораживания денежных средств;
• блокирования банковских операций.

Если имеется хотя бы одно из таких ограничений, наличные деньги использовать нельзя, их необходимо сдать в банк.

Не имеют права использовать наличные деньги из иных источников, кроме банка:

• ликвидируемые организации и организации, в отношении которых открыто конкурсное производство. Они должны сдавать все поступившие наличные в банк;
• страховые организации. Им запрещено использовать наличные деньги, поступившие в кассу, на страховые выплаты, которые осуществляются со специальных счетов для размещения и учета средств страховых резервов в соответствии с законодательством (п. 16 и часть вторая п. 14 Инструкции № 117).

Справочно: размер суммы наличных белорусских рублей, поступивших в кассу из иных источников, нежели банк, которую можно использовать для расчетов с физическими лицами, не ограничен.

Сроки выдачи наличных денег организациями из кассы представлены в таблице (часть первая п. 18, части первая и вторая п. 19 Инструкции № 117).

Сроки выдачи наличных денег из кассы

Ежемесячно при выплате заработной платы работнику необходимо выдать расчетный листок, составленный по форме, утвержденной приказом руководителя организации. В расчетном листке должны быть указаны:

1) все суммы, начисленные работнику за этот месяц, по составляющим заработной платы (оклад, премия, надбавки и т.д.);

2) все суммы, удержанные из доходов работника, а также выплаченные в этом месяце (подоходный налог, обязательные страховые взносы на пенсионное страхование, аванс, отпускные, удержания по распоряжению нанимателя, по исполнительным документам и т.д.);

3) сумма к выплате (часть первая ст. 80 ТК).

ПОРЯДОК ДЕПОНИРОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ…

При осуществлении выплат через кассу есть вероятность того, что физическое лицо не получит причитающиеся ему денежные средства вовремя. Причинами могут быть отпуск, командировка или болезнь работника, а также его отсутствие по невыясненным причинам.

Обратите внимание!

Если в невыплате сумм виновен работодатель, то этот случай считается неправомерным и наказуемым. За нарушение нанимателем или его уполномоченным должностным лицом порядка и сроков выплаты заработной платы установлена административная ответственность в виде наложения штрафа:

• на должностное лицо, виновное в задержке выплаты заработной платы, – в размере от 4 до 20 базовых величин (далее – БВ);
• на организацию – в размере до 100 БВ (ч. 1 ст. 9.19 КоАП^**).

Если физическое лицо не получило причитающиеся ему денежные средства, бухгалтеру или руководителю (если он лично занимается выдачей заработной платы) необходимо их депонировать.

Депонирование – это сдача на хранение в кредитные учреждения денежных сумм, ценных бумаг и других ценностей. Эта кассовая операция обусловлена принципом целевого использования наличных денежных средств юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями и урегулирована нормами законодательства в области денежного обращения.

Депонированная заработная плата – это начисленная, но не выплаченная заработная плата в виде наличных денежных средств, отданная на хранение в банк.

...если организация (подразделение) имеет ежедневные либо постоянные поступления наличных денег

Организации, подразделения, имеющие ежедневные либо постоянные поступления (более 5 дней в предыдущем календарном месяце) наличных денег в свои кассы, самостоятельно в письменной форме определяют порядок и сроки их сдачи (часть первая п. 9 Инструкции № 117).

Если в указанный в таблице срок выплаты заработной платы наличные деньги не выданы из кассы, их нужно обратно сдать в банк в ближайший срок, самостоятельно установленный для сдачи наличных. До этого момента деньги можно хранить в кассе (часть вторая п. 18 Инструкции № 117).

Важно! Депонированные суммы, находящиеся в кассе до наступления срока сдачи, разрешается использовать в общем порядке. Если эти деньги были получены в банке, то использовать их можно только на те цели, которые были указаны при их получении.

Пример 1

10 февраля 2020 г. из магазина в кассу торговой организации сдана наличная выручка в сумме 4 200 руб. для выплаты заработной платы. Срок сдачи наличных из кассы организации – каждая среда месяца. Срок выплаты заработной платы – 10-е число каждого месяца. В течение 10, 11 и 12 февраля выплачена заработная плата в сумме 4 000 руб. Оставшаяся сумма (200 руб.) депонирована. Ее можно сдать в банк не на 4-й день (13 февраля), а в среду – 19 февраля 2020 г.

С 01.06.2019 организации и подразделения, которые установили не ежедневные сроки сдачи наличных белорусских рублей, вправе при наступлении срока не сдавать деньги в банк при условии, что остаток в кассе в сумме не превышает 2 БВ (часть пятая п. 12 Инструкции № 117).

Пример 2

В организации, имеющей постоянные поступления наличных денег, приказом руководителя установлено, что наличные деньги из кассы организации сдаются в кассу банка 1 раз в неделю – в пятницу.

Срок выплаты заработной платы – 10-е число каждого месяца. 10 февраля 2020 г. деньги получены в банке. В течение 10, 11 и 12 февраля была выплачена заработная плата. Оставшаяся сумма (20 руб.) депонирована. Ее можно не сдавать в банк ни на 4-й день (13 февраля), ни в пятницу (14 февраля), так как остаток в кассе не превышает 2 БВ.

...если организация (подразделение) имеет непостоянные поступления наличных денег

Организации, подразделения, получающие наличные деньги в обслуживающем банке и имеющие иные непостоянные их поступления (не более 5 дней в предыдущем месяце), самостоятельно устанавливают в письменной форме порядок и сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных денег из своих касс. Исключение – установление сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов (часть третья п. 19 Инструкции № 117).

Также указанные организации и подразделения определяют остаток наличных белорусских рублей. Сумма в кассе не должна превышать установленный размер остатка. В случае его превышения излишнюю сумму нужно сдать на следующий рабочий день (п. 20 Инструкции № 117).

Превышение установленного остатка наличных белорусских рублей допускается только в течение сроков выдачи наличных белорусских рублей на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, включая день получения наличных белорусских рублей в банке либо день наступления указанных выплат.

Обратите внимание!

Организации могут хранить депонированные суммы в кассе в пределах установленного остатка наличных белорусских рублей, сроков сдачи и выдачи наличных денег (в случае их установления). Указанные суммы разрешается использовать в общем порядке, но если они были получены в банке, то расходовать их можно только на те цели, которые были указаны при их получении.

Пример 3

Организация, не имеющая постоянных поступлений наличных денег, 10 февраля 2020 г. получила в банке денежные средства в сумме 3 200 руб. для выплаты заработной платы. Остатка на начало дня, а также иных поступлений в указанный день не было. Срок выплаты заработной платы – 10-е число каждого месяца. В течение 10, 11 и 12 февраля выплачена заработная плата в сумме 3 000 руб. Оставшаяся сумма (200 руб.) депонирована.

Ситуация 1. Остаток наличных белорусских рублей руководителем не установлен. В данном случае депонированную сумму (200 руб.) необходимо сдать в банк на 4-й рабочий день, т.е. в четверг 13 февраля 2020 г.

Ситуация 2. Определен остаток наличных белорусских рублей в сумме 250 руб. Остаток наличных денег, равный 200 руб., не требуется сдавать в банк в четверг 13 февраля 2020 г.

Пример 4

Организация, не имеющая постоянных поступлений наличных денег, 10 февраля 2020 г. получила в банке наличные денежные средства на выплату командировочных расходов в размере 1 000 руб. Остатка на начало дня, а также иных поступлений в данный день не было. В связи с болезнью командируемого работника и перенесением служебной командировки на более поздний срок данные средства не были ему выданы.

Ситуация 1. Решением руководителя организации установлены сроки выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) – 4 рабочих дня, включая день их получения в обслуживающем банке. Остаток наличных белорусских рублей не установлен. В рассматриваемой ситуации деньги (1 000 руб.) необходимо сдать в банк на 5-й рабочий день, т.е. в пятницу 14 февраля 2020 г.

Ситуация 2. Решение руководителя организации о сроках выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) отсутствует. Остаток наличных белорусских рублей также не установлен. В данном случае всю сумму денег (1 000 руб.) необходимо сдать в банк на 4-й рабочий день, т.е. в четверг 13 февраля 2020 г.

Ситуация 3. Решение руководителя организации о сроках выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) отсутствует. Определен остаток наличных белорусских рублей в сумме 200 руб. Размер потребности в разменных деньгах не установлен. Остаток наличных денег в кассе на 10 февраля 2020 г. превышен на 800 руб. (1 000 руб. – 200). На следующий день (11 февраля 2020 г.) 800 руб. необходимо сдать в банк.

Оформление кассовых документов

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег кассир должен:

1) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или учинить запись «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм:

3) в платежной ведомости учинить запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью.

Обратите внимание!

Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком (лицом, уполномоченным руководителем организации на выдачу наличных денег), то на ведомости дополнительно производится запись «Деньги по ведомости выдавал» и учиняется подпись раздатчика. При этом выдача наличных денег по одной ведомости и кассиром, и раздатчиком не допускается;

4) заполнить отдельный расходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, выданных по платежной ведомости;

5) записать в кассовую книгу фактически выданную сумму наличных денег (п. 46 Инструкции № 117).

Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм (часть вторая п. 46 Инструкции № 117).

Обратите внимание!

Заработная плата может быть депонирована только в случае ее выдачи наличными. Данную операцию нельзя произвести по заработной плате, перечисляемой в безналичном порядке на счет работника в банке.

Нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций может повлечь наложение штрафа в размере до 10 БВ по ч. 1 ст. 11.7 КоАП.

____________________________

^* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

^** Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).