Необходимость учинения на платежной ведомости разрешительной надписи о выдаче наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты с указанием сроков выдачи и суммы наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты прописью определяется самостоятельно руководителями организаций (подразделения, ИП) (п. 39 Инструкции № 117*) |*|.
_____________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
Означает ли это, что с 1 июня 2019 г. при выплате по платежной ведомости работникам можно не ставить подпись руководителя?
Нет, не означает.
Разрешительная подпись руководителя (а также главного бухгалтера) должна быть проставлена на платежной ведомости. Без этой подписи платежная ведомость не будет считаться действительной.
Обоснуем наш ответ.
Платежная ведомость согласно общим правилам бухгалтерского учета является документом, который предназначен для выдачи работникам заработной платы, премий, пособия по временной нетрудоспособности или других выплат. Она состоит из 3 частей: титульной, табличной и итоговой.
Титульная часть должна содержать наименование организации (фамилию, имя и отчество ИП), общую сумму денежных средств, предполагаемых к выдаче работникам (в виде числа и прописью). В верхнем правом углу этой части также проставляется определенный руководителем организации срок, в течение которого производятся выплаты.
В табличной части ведомости указываются табельный номер работника, его фамилия, имя и отчество, сумма выплаты, причитающейся к выдаче на руки, и выделяется графа для расписки в получении денег.
При этом дата составления ведомости не должна быть позже даты подписи главного бухгалтера и времени выплаты денежных средств.
Некоторые правила заполнения платежной ведомости содержатся и в Инструкции № 117, например, в п. 39. Из него следует, что платежная ведомость выписывается вручную либо оформляется с помощью программно-технических средств с указанием общей суммы наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты цифрами и прописью.
В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты.
Платежную ведомость подписывают руководители и главные бухгалтеры организаций, подразделений, ИП или иные лица, имеющие соответствующие полномочия.
Необходимость учинения на ведомости разрешительной надписи о выдаче наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты с указанием сроков выдачи и суммы наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты прописью определяется самостоятельно руководителями организаций, подразделения, ИП.
Иными словами, сравнивая правила бухгалтерского учета и Инструкции № 117 |*|, видим, что последняя с 1 июня 2019 г. предоставляет право не указывать на титульном листе платежной ведомости только срок выдачи и общую сумму к выплате. Разрешительные же подписи руководителя и главного бухгалтера должны быть проставлены на платежной ведомости до даты ее поступления в кассу.
От редакции
Зарплату работникам следует выплачивать наличными деньгами или перечислять на счет в банке в те дни и в тех размерах, которые установлены законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором, но не реже 2 раз в месяц.
Если день выплаты зарплаты выпадает на выходной день, государственный праздник или праздничный день, она должна производиться накануне этих дней (ст. 73–74 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
График переноса рабочих дней в 2019 г. утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.12.2018 № 906.
В бухгалтерском учете выплата зарплаты денежными средствами из кассы отражается записью:
Д-т 70 – К-т 50 «Касса».
Кассир должен сдавать в бухгалтерию закрытые платежные ведомости.
Как правильно закрыть платежную ведомость?
Кассир должен оформить закрытие платежной ведомости после того, как истек срок ее действия (3 рабочих дня).
Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
1) поставить в ней штамп или учинить запись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не произведены выплаты;
2) составить реестр депонированных сумм;
3) учинить в ведомости запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах наличных белорусских рублей, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись личной подписью. Если наличные белорусские рубли выдавались не кассиром, а раздатчиком, на платежной ведомости дополнительно учиняется запись «Деньги по ведомости выдавал» и проставляется подпись раздатчика.
Важно! Выдача наличных белорусских рублей кассиром и раздатчиком по одной платежной ведомости не допускается;
4) заполнить расходный кассовый ордер на общую сумму наличных белорусских рублей, выданных по платежной ведомости;
5) записать в кассовую книгу |*| фактически выданную сумму наличных белорусских рублей.
* Перечень документов, на основании которых производятся записи в кассовую книгу
От редакции
Наличные деньги на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов выдаются:
– сельскохозяйственными организациями, поселковыми и сельскими Советами депутатов, поселковыми и сельскими исполнительными комитетами – в течение 5 рабочих дней;
– иными организациями – в течение 3 рабочих дней.
В эти дни входит день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат (абз. 2 п. 19 Инструкции № 117).
Пунктами 97 и 99 Инструкции № 117 установлены лимиты расчетов между организациями и ИП наличными денежными средствами за товары, продукцию, работы, услуги.
Установлены ли иные лимиты на расчеты наличными через кассы организаций?
Да, установлены Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2014 № 493 «О развитии безналичных расчетов» (далее – Указ № 493).
Указом № 493 определено, что размер платежа (суммы платежей в совокупности) наличными денежными средствами в случаях реализации организациями и ИП физическим лицам товаров (работ, услуг) для личного потребления не может превышать 1 000 базовых величин (далее – БВ) в рамках одной сделки. При этом по сделке, заключенной со сроком исполнения обязательств:
– не более года, – размер платежа наличными денежными средствами не может быть превышен в течение срока исполнения обязательств по данной сделке;
– более года, а также по сделке, заключенной без указания срока исполнения обязательств, – размер платежа наличными денежными средствами не может быть превышен в течение каждого календарного года в период исполнения обязательств по данной сделке (подп. 1.1 п. 1 Указа № 493).
Таким образом, организации (ИП) при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг физическим лицам не для осуществления ими предпринимательской деятельности не вправе принимать в рамках одной сделки платеж наличными денежными средствами выше 1 000 БВ.
Справочно: вышеизложенные положения не распространяются на платежи, осуществляемые путем внесения наличных денежных средств непосредственно в кассы банков, небанковских кредитно-финансовых организаций и платежных агентов для зачисления на банковские счета организаций (ИП).
Организации (ИП), которые заключают с физическими лицами больше 3 сделок в квартал на сумму больше 1 000 БВ каждая, должны обеспечить возможность оплаты своих товаров (работ, услуг) посредством единого расчетного и информационного пространства, т.е. через ЕРИП.
Это нужно сделать после истечения календарного квартала, следующего за кварталом, в котором совершались сделки.
Кассир до обеда выдала двум командированным работникам аванс в белорусских рублях. После обеда началась инвентаризация кассы.
Как учитываются суммы, выданные по расходным кассовым ордерам, при инвентаризации?
Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в порядке, определенном Инструкцией по инвентаризации*.
______________________
* Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция по инвентаризации).
Рассмотрим его основные положения.
Проверка фактического наличия денежных средств в кассе |*| проводится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров).
До начала проверки фактического наличия денежных средств приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию (бухгалтеру).
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что является основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным.
До начала инвентаризации материально ответственное лицо (кассир), а также лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на их получение, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 21 Инструкции по инвентаризации).
При инвентаризации денежных средств в кассе, на счетах, в банках, в пути документы или расписки в остаток наличных денег не включаются.
В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета.
По итогам инвентаризации наличных денежных средств комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств по форме, содержащейся в приложении 17 к Инструкции по инвентаризации.
Остаток денежной наличности в кассе проверяется с данными учета по кассовой книге (п. 58 Инструкции по инвентаризации).
На практике алгоритм действий инвентаризационной комиссии может быть следующим:
Шаг 1. Производится осмотр помещения кассы (при его наличии) и сейфа с целью определения отсутствия доступа посторонних лиц к денежным средствам.
Шаг 2. Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают имеющиеся в кассе наличные деньги и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге.
Если есть приходные или расходные кассовые ордера, которые не внесены в кассовую книгу в течение дня, то отраженные в них суммы берутся в расчет. Подсчет наличных производится по купюрам, монет – по номиналу. При этом черновые записи подсчета следует делать нескольким членам комиссии. В случае возникновения разногласий данные записи могут служить основанием для пересчета (п. 33 Инструкции по инвентаризации).
Шаг 3. Результат пересчета и сверки фиксируется в акте инвентаризации наличных денег.
Он составляется в 2 экземплярах (один – для бухгалтерии, второй – для кассира), а при смене кассира – в 3 экземплярах (один – для бухгалтерии и по одному для бывшего и нового кассиров).
Шаг 4. Если при инвентаризации выявлены излишек или недостача, то объяснение кассира по поводу их возникновения и решение руководителя организации приводятся на оборотной стороне акта инвентаризации.
Шаг 5. По выявленным отклонениям составляется сличительная ведомость.
Она составляется по данным бухгалтерского учета и акта инвентаризации в сроки, определенные приказом организации.
Шаг 6. По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии (в крупных организациях) или руководителю организации (при отсутствии центральной инвентаризационной комиссии).
Для оформления результатов инвентаризации |*| применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Возмещение ущерба, причиненного работником нанимателю, производится в порядке, установленном подп. 3.6 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
От редакции
Порядок удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, определен п. 3 ст. 107 ТК.
Однако в настоящее время на практике применяется не указанная норма ТК, а норма, установленная подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5. Она предоставляет руководителям организаций право удерживать из заработной платы работника по распоряжению нанимателя ущерб, причиненный нанимателю по вине работника, в размере до 3 его среднемесячных заработных плат. При этом при каждой выплате заработной платы размер такого удержания (при взыскании сумм, в т.ч. по исполнительным документам, общий размер всех удержаний) не может превышать 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику, если возможность большего размера удержания (общего размера всех удержаний) не установлена законодательными актами.
С 28 января 2020 г. ТК начнет действовать в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Данный Закон привел часть вторую п. 3 ст. 107 ТК в соответствие с нормами Декрета № 5.
