Работник по возвращении из одной командировки был сразу отправлен в другую. В связи с этим он не успел представить отчет об израсходованных суммах по первой командировке.
Может ли организация в такой ситуации пересмотреть срок представления отчета?
Нет, не может – это не предусмотрено Инструкцией № 117* |*|.
* Информация о расчетах наличными денежными средствами с 1 июля 2019 г.
_____________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
Обоснуем наш ответ.
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия:
1) представить в бухгалтерскую службу организации (подразделения) отчет об израсходованных суммах.
Отчет представляется работником одним из перечисленных способом:
– на бумажном носителе лично;
– посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);
– с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
– посредством электронной почты (п. 92 Инструкции № 117);
2) приложить к отчету документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (при необходимости);
3) возвратить неизрасходованные денежные средства. Исключением являются случаи, установленные в п. 1 части второй ст. 107 ТК* (п. 90 Инструкции № 117).
_____________
* Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Справочно: удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя:
– для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;
– для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
– для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания.
В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты.
Окончательный расчет нанимателя с работником производится в сроки, установленные Инструкцией № 117 для представления отчета об израсходованных суммах (п. 94 Инструкции № 117).
Как видим, приведенные положения Инструкции № 117 предусматривают только один срок для представления отчета.
Учитывая вышеизложенное, работник, который не успел представить отчет об израсходованных суммах по первой командировке по причине отбытия сразу же в другую командировку, может представить его в бухгалтерскую службу организации посредством почты либо иными доступными для него способами, указанными выше |*|.
* Ответы специалиста Нацбанка о порядке ведения кассовых операций до 1 июля 2019 г. и после
Работник согласно должностным обязанностям приобретает для организации канцтовары и оплачивает мелкий ремонт ее оргтехники.
В какой срок он должен отчитаться по израсходованным суммам?
Срок представления отчета об израсходованных суммах зависит от того, как работнику выдаются деньги под отчет. На практике возможны 3 варианта (п. 89 Инструкции № 117). Рассмотрим каждый из них.
1. Работник обеспечивается для совершения хозяйственных текущих расходов корпоративной дебетовой пластиковой карточкой.
В этом случае работник, израсходовавший белорусские рубли с использованием корпоративной дебетовой карточки:
––––––––––––––––––
* ЛНПА – локальный нормативный акт.
2. Работнику выдается аванс на оплату текущих расходов в наличной форме.
Такой аванс выдается на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции № 117).
В этом случае отчет об израсходованных суммах работник обязан представить в бухгалтерскую службу организации не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы (перечислены), с приложением подтверждающих документов и возвратить неизрасходованные денежные средства.
3. Работник использует личные денежные средства для осуществления расходов в интересах нанимателя.
В этом случае отчет об израсходованных суммах представляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения, с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных им в интересах организации |*|.
Как часто в организации могут пересматриваться порядок и срок сдачи наличных белорусских рублей в банк?
По общему правилу порядок и сроки сдачи наличных белорусских рублей действуют в течение срока, установленного организацией, открывшей текущий (расчетный) банковский счет.
Однако в случае, например, изменения объемов кассовых оборотов они могут быть пересмотрены (п. 10 Инструкции № 117).
При установлении порядка и сроков сдачи наличных белорусских рублей учитываются необходимость своевременного поступления наличных белорусских рублей в банки, обеспечения их сохранности, специфика работы организации, открывшей текущий (расчетный) банковский счет.
Порядок и сроки сдачи наличных белорусских рублей устанавливаются:
– в обязательном порядке – организациями, которые имеют постоянные или ежедневные поступления наличных белорусских рублей (более 5 дней в предыдущем календарном месяце);
– по усмотрению – организациями, имеющими непостоянные поступления наличных белорусских рублей (не более 5 дней в предыдущем календарном месяце). С 1 июня 2019 г. им предоставлено право определять:
порядок и сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных белорусских рублей из своих касс;
остаток наличных белорусских рублей.
До указанной даты они могли определять только сроки выдачи наличных белорусских рублей из своих касс.
На кого из субъектов хозяйствования возлагается обязанность по ведению кассовой книги?
Кассовая книга ведется организациями и их подразделениями в случаях, когда есть поступления наличных белорусских денег или наличной валюты.
Эта обязанность не распространяется:
– на организации, применяющие УСН в соответствии с законодательством и ведущие учет в книге учета доходов и расходов организаций;
– организации, подразделения в случае отсутствия поступлений наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты в кассы и выдач наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты из касс организаций, подразделений;
– организации, подразделения, которые имеют поступления наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты в кассы организации, подразделения, при условии их полной сдачи, за исключением разменных наличных белорусских рублей, разменной наличной иностранной валюты, самостоятельно в банк, работникам службы инкассации, в кассу организации;
– индивидуальных предпринимателей (п. 60 Инструкции № 117) |*|.
Справочно: отсутствие у индивидуальных предпринимателей обязанности вести кассовую книгу не запрещает им самостоятельно определять необходимость ее ведения.
Бюджетные организации, в т.ч. занимающиеся в соответствии с учредительными документами деятельностью, приносящей доходы, учитывают все факты поступления и выдачи наличных белорусских рублей в кассовой книге (п. 64 Инструкции № 117).
Является ли регистрация приходных и расходных кассовых ордеров, на основании которых заполняется кассовая книга, обязательным условием?
Да, является. Их регистрация должна осуществляться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров либо посредством программно-технических средств.
Обоснуем наш ответ.
При приеме в кассу наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты, в т.ч. полученных из банков, основанием для учинения записей в кассовой книге являются:
– приходные кассовые ордера (ПКО);
– заявление на получение наличных белорусских рублей и (или) иностранной валюты;
– другие документы, применяемые для оформления операций по выдаче наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты.
В случае выдачи наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты из кассы, включая их сдачу самостоятельно в банк либо работникам службы инкассации, основанием для учинения записей в кассовую книгу являются:
– расходные кассовые ордера (РКО);
– квитанции к объявлению на взнос наличными (для наличных белорусских рублей);
– препроводительные ведомости;
– другие документы, применяемые для оформления операций по приему наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты.
ПКО и РКО должны быть зарегистрированы в журнале регистрации.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров:
Журналы регистрации по форме согласно:
– приложению 1 и приложению 3 – ведутся отдельно для ПКО и РКО;
– приложению 2 и приложению 4 – ведутся как общий журнал регистрации для ПКО и РКО в наличных белорусских рублях или наличной иностранной валюте.
Регистрация ПКО и РКО в наличных белорусских рублях и (или) наличной иностранной валюте может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров» составляется за соответствующие дни и содержит данные учета движения наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты по целевому назначению соответственно.
