Ситуация 1. Возмещение расходов по найму жилья, если работник проживал в съемной квартире
Руководитель организации (г. Могилев) согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Минск на 3 дня с 15 по 17 февраля 2016 г.
Во время командировки в г. Минске руководитель планирует проживать в квартире, которую будет снимать по договору у индивидуального предпринимателя (далее – ИП).
Должна ли организация выдать руководителю аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения (квартиры) и в каком размере? Имеет ли значение при расчете суммы аванса количество комнат в снимаемой квартире?
Какие документы должен представить руководитель в бухгалтерию организации для подтверждения расходов по найму жилого помещения у ИП?
Аванс следует выдать.
Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату командировочных расходов, в т.ч. по найму жилого помещения (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35) |*|.
* Информация о порядке возмещения расходов при служебных командировках в пределах Беларуси в особых случаях доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Командированному работнику возмещают расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
Возмещение расходов по найму жилого помещения у ИП производится по аналогии с их возмещением при проживании в гостинице. Так, возмещению подлежат расходы по найму у ИП однокомнатной квартиры либо одной комнаты в квартире.
Учитывая изложенное, в случае найма многокомнатной квартиры у ИП организация должна выдать руководителю аванс для ее оплаты в размере, не превышающем стоимости одноместного гостиничного номера. Стоимость простого одноместного номера рекомендуем определять исходя из его стоимости в гостинице, расположенной в месте командирования на незначительном расстоянии от квартиры, снимаемой у ИП. При найме однокомнатной квартиры (либо одной комнаты в квартире) у ИП аванс на оплату следует выдавать в размере предполагаемых расходов.
Нормами Инструкции № 35 не конкретизирован перечень документов, подтверждающих расходы при найме жилья у ИП. При этом следует учитывать, что при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания, заключается договор найма (поднайма) жилого помещения. Этот договор считается заключенным с момента, определенного в нем, и составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у наймодателя, второй – у нанимателя (часть вторая п. 3 ст. 52 и часть третья п. 6 ст. 66 Жилищного кодекса Республики Беларусь).
При оказании ИП услуг по сдаче внаем квартир он обязан в подтверждение принятия сумм наличных денежных средств выдать потребителю этих услуг:
– в случае использования кассового оборудования – платежный документ, подтверждающий оплату оказанной услуги (п. 17 Положения № 924/16*);
__________________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16; далее – Положение № 924/16).
– если кассовое оборудование не применяется – квитанцию о приеме наличных денежных средств с отражением в приходном кассовом ордере (подп. 31.20 п. 31, п. 32 Положения № 924/16).
Таким образом, для возмещения расходов по найму жилого помещения (квартиры) у ИП в пределах установленных законодательством норм руководитель должен представить в бухгалтерию организации подлинные документы: заключенный с ИП договор о найме квартиры, а также чек кассового аппарата либо квитанцию к приходному кассовому ордеру.
Ситуация 2. Проживание работника во время служебной командировки в агроусадьбе
Руководитель организации (г. Минск) и водитель на служебном автомобиле были направлены в служебную командировку в г. Брест на 3 дня с 19 по 21 января 2016 г.
Во время служебной командировки они проживали в агроусадьбе «Беловежская гостевая» под Брестом.
Следует ли возмещать командированным работникам расходы по проживанию в агроусадьбе? Если да, то на основании каких документов?
Не следует.
Как было отмечено выше, командированному работнику на основании приказа нанимателя возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
Нормами Инструкции № 35 не предусмотрено проживание командированных работников в агроусадьбе.
Справочно: агроэкотуризм – временное пребывание граждан в сельской местности Республики Беларусь на основании договоров, заключенных с субъектами агроэкотуризма, в целях отдыха, оздоровления, ознакомления с природным потенциалом республики, национальными культурными традициями без занятия трудовой, предпринимательской, иной деятельностью, оплачиваемой и (или) приносящей прибыль (доход) из источника в месте пребывания (п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 02.06.2006 № 372 «О мерах по развитию агроэкотуризма в Республике Беларусь»).
Учитывая изложенное, командированным работникам не следует возмещать расходы по проживанию в агроусадьбе.
При этом в коммерческой организации наниматель может принять решение о возмещении командированным работникам расходов по проживанию в агроусадьбе за счет прибыли, оставшейся после налогообложения |*|, на основании подлинных подтверждающих документов. Решение нанимателя о возмещении работникам расходов, не предусмотренных законодательством, за счет прибыли может быть закреплено в положении о командировании, утвержденном их высшим органом управления или иным уполномоченным органом.
* Информация о командировочных расходах, неучитываемых при налогообложении прибыли, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Ситуация 3. Оплата расходов по найму жилья без подтверждающих документов
Согласно приказу нанимателя работник организации (г. Минск) был направлен в служебную командировку в г. Гродно на 3 дня с 17 по 19 февраля 2016 г.
Командирующая организация не оплачивала работнику расходы по найму жилого помещения путем безналичного перечисления, жилое помещение за счет принимающей организации ему также не предоставлялось.
По возвращении из командировки работник в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы, представил в бухгалтерию организации проездные билеты и командировочное удостоверение, однако каких-либо документов, подтверждающих наем жилого помещения (проживание в гостинице), не предъявил.
Согласно представленным документам работник:
– 17 февраля 2016 г. в 10:30 приехал к месту служебной командировки в г. Гродно;
– 19 февраля 2016 г. в 17:45 выехал из г. Гродно к месту постоянной работы (г. Минск).
Каким образом командированному работнику следует производить оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подлинных подтверждающих документов?
Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику жилое помещение предоставляется за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления (часть вторая подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.
Справочно: размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20 000 руб. в сутки (постановление Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).
В приведенной ситуации работник каждый из дней с 17 по 19 февраля 2016 г. находился в месте командирования (г. Гродно) более половины суток:
– 17 февраля 2016 г. – с 10:30 до 24:00;
– 18 февраля 2016 г. – с 00:00 до 24:00;
– 19 февраля 2016 г. – с 00:00 до 17:45.
Таким образом, при отсутствии подлинных подтверждающих документов оплату расходов по найму жилого помещения следует производить работнику за все дни командировки с 17 по 19 февраля 2016 г. в размере 20 000 руб. в сутки.
Общая сумма возмещения указанных расходов составит 60 000 руб. (20 000 руб. × 3 суток).
Ситуация 4. Документальное оформление направления работника в командировку
В организации направление работников в командировку осуществляется на основании соответствующего приказа руководителя.
Обязательно ли выдавать командировочное удостоверение и оформлять задание на командировку при служебных командировках в пределах Республики Беларусь?
Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами. Форму командировочного удостоверения устанавливает республиканский орган государственного управления, проводящий единую финансовую политику (ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь).
При служебных командировках в пределах Республики Беларусь направление работников в командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35. Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку. Командировочное удостоверение позволяет контролировать срок фактического пребывания в служебной командировке (в конкретной организации) (п. 2 Инструкции № 35).
С учетом норм Инструкции № 35 оформление задания на командировку при направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь не является обязательным |*|.
* Информация, касающаяся правил документального оформления расходов при загранкомандировках, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
