Для работы с ЭСЧФ создан Портал электронных счетов-фактур – www.vat.gov.by (далее – Портал). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями с 1 июля 2016 г. осуществляется с использованием этого Портала, являющегося информационным ресурсом МНС.
Для работы на Портале необходимо иметь электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.
При первичном входе на Портал программа предложит зарегистрироваться.
Следуя указаниям, проходим регистрацию (обычно этот технический вопрос не вызывает затруднений) и получаем доступ в «Личный кабинет».
Раздел «Личный кабинет» содержит подразделы, в которых плательщик осуществляет:
– создание (загрузку) ЭСЧФ, его подписание ЭЦП, выставление (направление);
– работу с полученными ЭСЧФ: подписание ЭЦП, управление предъявленными (указанными) в ЭСЧФ суммами НДС (п. 9 Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры, утвержденной постановлением МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15; далее – Инструкция № 15).
Плательщик, создающий ЭСЧФ, вправе использовать один из следующих способов создания и направления ЭСЧФ на Портал с использованием Интернета:
1) в «Личном кабинете» путем ввода в интерактивном режиме показателей и (или) данных с последующим подписанием электронного документа ЭЦП;
2) в «Личном кабинете» путем загрузки xml-файла, подготовленного плательщиком в соответствии с установленным форматом и подписанного ЭЦП (далее – файл xml-формата);
3) путем загрузки с использованием web-сервиса Портала из учетной системы плательщика файла xml-формата (п. 10 Инструкции № 15).
Рассмотрим создание ЭСЧФ первым способом, т.е. путем создания ЭСЧФ непосредственно на Портале.
Открываем вкладку «Мои счета-фактуры» и, используя кнопку «Создать ЭСЧФ», начинаем заполнение ЭСЧФ в соответствии с имеющимся на бумажном носителе первичным учетным документом, например накладной на отгрузку товара (продукции) формы ТН-2 от 20 июля 2016 г.
ЭСЧФ нужно выставить не раньше дня отгрузки товаров (20 июля 2016 г.) и не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем дня отгрузки объектов (5 августа 2016 г.) (части первая, вторая п. 5 ст. 1061 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Заполняем раздел «Общие сведения».
Заполняем графу «Тип» – выбираем по стрелке один из типов ЭСЧФ: исходный, дополнительный, исправленный.
При заполнении ЭСЧФ на Портале номер ЭСЧФ заполняется автоматически и закрепляется за ЭСЧФ после отправки и принятия этого ЭСЧФ Порталом. Плательщик имеет возможность изменить последние 10 символов номера ЭСЧФ.
Номер ЭСЧФ состоит из 23 знаков:
9 знаков – УНП плательщика, создающего ЭСЧФ;
4 знака – цифры года, в котором составляется ЭСЧФ;
10 знаков – собственно сам номер ЭСЧФ.
В графе «Дата совершения операции» указывается дата совершения хозяйственной операции, которая соответствует моменту фактической реализации объектов, определяемому в соответствии с законодательством (подп. 21.3 п. 21 Инструкции № 15).
В разделе «Реквизиты поставщика» выбираем по стрелке статус из списка предложенных: «Продавец», «Комитент», «Комиссионер», «Доверительный управляющий», «Плательщик, передающий налоговые вычеты», «Плательщик, передающий обороты по реализации», «Иностранная организация», «Посредник» или «Заказчик (застройщик)». Также делаем пометку, если хозяйственная операция совершена со взаимозависимыми лицами, с резидентами оффшорной зоны, по товарам по перечню, определяемому Правительством Республики Беларусь, или если организация-получатель включена в перечень крупных плательщиков.
В разделе «Реквизиты получателя» в графе «Статус получателя» по стрелке выбираем из выпадающего списка: «Покупатель», «Потребитель», «Комитент», «Комиссионер», «Плательщик, получающий налоговые вычеты», «Покупатель объектов у иностранной организации» или «Плательщик, получающий обороты по реализации», заполняем его УНП. Программа автоматически выберет наименование и юридический адрес получателя согласно указанному УНП.
Показатели разд. 4 «Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя» ЭСЧФ должны быть заполнены в случае, если в качестве документов, подтверждающих поставку (приобретение) объектов, указаны ТТН-1 и ТН-2 (подп. 25.1 п. 25 Инструкции № 15). Заполняем разд. 4 «Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя». При этом данные раздела заполняются автоматически, если поставщик является грузоотправителем и покупатель – грузополучателем, при отметке соответствующих признаков. Если эти данные не совпадают, то заполнение раздела по соответствующим графам производится вручную.
В разделе «Условия поставки» указываются номер и дата договора на поставку товаров. По кнопке «Добавить документ»
открываются графы – «Вид документа», «Код бланка», «Номер», «Дата», которые заполняются соответствующими данными с первичного учетного документа.
В разд. 6 «Данные по товарам (работам, услугам), имущественным правам» по кнопке «Добавить» заполняем данные по товарам согласно накладной на отгрузку (наименование, единица измерения, количество, цена за единицу товара). Автоматически заполняется показатель стоимость товара, и после выбора ставки НДС заполняются сумма НДС и стоимость товара с учетом НДС. После нажатия кнопки «Сохранить» данные по товару заносятся в разд. 6.
В случае поставки (приобретения) широкого перечня объектов с большой номенклатурой товарных позиций (видов работ, услуг, имущественных прав) допускается заполнение данной графы укрупненными позициями без необходимости детализации каждой такой позиции (подп. 26.1 п. 26 Инструкции № 15), и тогда данные по товару будут иметь следующий вид:
При необходимости указания в графе «ТН ВЭД ЕАЭС» кодов товаров в соответствии с Единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (далее – коды ТН ВЭД ЕАЭС) заполнение в гр. 2 «Наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав» наименований товаров укрупненными позициями должно осуществляться по каждой такой позиции, соответствующей определенному коду ТН ВЭД ЕАЭС (подп. 26.1 п. 26 Инструкции № 15).
Заполнение данной графы обязательно:
– при реализации товаров за пределы Республики Беларусь (указываются 4 знака кода);
– ввозе товаров на территорию Республики Беларусь (указываются 4 знака кода) |*|;
– реализации на территории Республики Беларусь продовольственных товаров и товаров для детей, по которым применяется ставка НДС в размере 10 % при их ввозе на территорию Республики Беларусь (указываются 10 знаков кода);
– реализации на территории Республики Беларусь подакцизных товаров плательщиками, производящими подакцизные товары (указываются 10 знаков кода);
– реализации на территории Республики Беларусь товаров взаимозависимыми лицами (указываются 4 знака кода) (подп. 26.2 п. 26 Инструкции № 15).
* Алгоритм создания ЭСЧФ при ввозе товаров
Сведения о товаре будут иметь следующий вид:
Раздел 6 будет выглядеть так:
Созданный ЭСЧФ следует подписать и отправить.
