При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (часть вторая ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные) |*|;
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
* Информация о выплате суточных во время зарубежной командировки
Нередки случаи, когда в служебной командировке используется автомобиль. Понятно, что его нужно заправлять на протяжении всей поездки. Являются ли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) командировочными? Как их списать?
Ситуация 1. Работник заправил автомобиль по пути следования в командировку за границу
Организация командирует работника за границу на автомобиле организации. Работник заправляет автомобиль ГСМ за границей на АЗС по пути следования.
Работникам выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей на приобретение ГСМ, плату за стоянку, оплату дорожных, таможенных сборов, страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденный мелкий ремонт (часть третья п. 32 Инструкции № 115*).
____________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Возмещение указанных и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок (как иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя), производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.
Таким образом, расходы по заправке автомобилей бензином, дизельным топливом за границей относятся к командировочным расходам |**| (в составе иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя) и должны возмещаться работникам на основании подтверждающих документов в оригинале.
** Информация о возмещении транспортных расходов специалисту, работающему по договору подряда
Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Таким первичным учетным документом в рассматриваемой ситуации служит авансовый отчет, к которому будут прилагаться подтверждающие документы в оригинале (например, чеки о приобретении ГСМ).
ГСМ, закупленные за наличный расчет, приходуются на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и иных), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 76 Инструкции № 133*).
____________________
* Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).
Бухгалтерский учет ГСМ организации ведут на счете 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты соответствующие субсчета, в т.ч. субсчет «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции № 133).
Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства служат:
– накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ;
– карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции № 133).
Справочно: с 26 февраля 2018 г. при осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). Однако путевой лист позволяет четко фиксировать работу водителя и автотранспортного средства. Организация может создать другой аналогичный документ. Но для организаций, использующих транспортные средства, оформление путевых листов – это удобный и привычный инструмент для учета топлива и контроля работы водителей.
Хозяйственные операции при приобретении ГСМ работником во время командировки в бухгалтерском учете отражаются так (см. табл. 1):
В командировке может случиться непредвиденная ситуация.
Ситуация 2. На пути следования в командировку при поломке автомобиля приобретались запчасти
Во время командировки в г. Гомель произошла поломка автомобиля. Работник за личные средства приобрел запчасти для ремонта автомобиля. По возвращении из командировки он составил авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов в оригинале. Понесенные расходы работником по приобретению запчастей не являются командировочными расходами. Это – хозяйственные расходы для нужд предприятия.
Важно! При расчетах с организациями надо соблюдать предельно допустимый размер расчетов в белорусских рублях наличными деньгами – не более 100 базовых величин на протяжении одного дня. При этом не имеет значения количество субъектов, с которыми проводятся расчеты в наличной форме, а также платит или получает наличные деньги организация (п. 69 Инструкции № 107*).
____________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107.
Отражение в бухгалтерском учете организации расходов на приобретение запчастей |*| во время служебной командировки приведено в табл. 2:
* Информация о замене запчастей в ситуации, когда автомобиль находится в безвозмездном пользовании
В аналогичном порядке отражается приобретение любых ТМЦ, которые не относятся к собственно командировочным расходам. Их приобретение – осуществление хозяйственных расходов.
