1 путевой лист на 2 рабочих дня
Водителю организации был выдан путевой лист на 1 рабочий день для выполнения перевозки по территории г. Минска товарно-материальных ценностей, принадлежащих организации, между объектами, на которых организация выполняет услуги.
С целью экономии топлива водителю не целесообразно возвращаться вечером в организацию.
Правомерна ли работа водителя на следующий рабочий день по этому же путевому листу?
Порядок оформления путевых листов при выполнении автомобильных перевозок:
– грузов – установлен Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138);
– пассажиров – Инструкцией о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).
Этими же инструкциями утверждены и формы путевых листов.
При выполнении автомобильных перевозок грузов |*| путевой лист оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п. 5 Инструкции № 138).
* Ответы на актуальные вопросы по использованию автомобиля
Аналогичные нормы установлены и в п. 5 Инструкции № 25 для оформления путевых листов автобусов.
Порядок работы водителя и автомобиля на линии определяет наниматель. Если наниматель устанавливает задание водителю на линии без возвращения из рейса на длительный срок, то для оформления этой работы используется 1 путевой лист.
При организации работы транспорта в организации необходимо исходить из следующего правила: при осуществлении внутригородских перевозок невозвращение по окончании рабочей смены (дня) автомобиля из рейса на территорию организации (в гараж, на стоянку и т.п.) должно быть обосновано объективными причинами, подтверждающими такую необходимость.
Если же автомобиль возвращается по окончании рабочего дня в организацию, а на следующий рабочий день продолжает доставку груза, то на следующий день необходимо выписать:
– новый путевой лист;
– новый сопроводительный документ (новую товарно-транспортную накладную).
Важно! Обращаем внимание на одно важное обстоятельство.
Инструкция № 138 утверждена постановлением Минфина Республики Беларусь, которое принято на основании части пятой ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон). Таким образом, путевой лист грузового автомобиля применяется в тех случаях, которые регламентируются Законом. Однако Закон регулирует отношения, возникающие:
– при организации и выполнении автомобильных перевозок;
– при выполнении (оказании) работ (услуг), связанных с такими перевозками. Исключение составляют внутриреспубликанские автомобильные перевозки для собственных нужд (ст. 2 Закона).
Автомобильная перевозка для собственных нужд – автомобильная перевозка, которая:
а) носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя;
б) выполняется для перемещения работников или грузов, принадлежащих указанным юрлицам и ИП на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель (ст. 1 Закона).
Таким образом, применение Инструкции № 138 при автомобильных перевозках |*| для собственных нужд обязательным не является. При таких перевозках организация вправе самостоятельно утвердить форму применяемого путевого листа и (или) порядок его оформления, в т.ч. предусмотрев необходимый срок, на который такой путевой лист оформляется.
* Информация о новациях в Правилах автомобильных перевозок
Информация о расходе топлива в путевом листе
Как правильно внести в путевой лист информацию о расходе топлива?
Путевой лист должен содержать среди иного данные о движении топливно-смазочных материалов (п. 4 Инструкции № 138, п. 3 Инструкции № 25). Это сведения:
– о заправке топливом (дата заправки, марка топлива, количество (л), в некоторых случаях – место);
– об остатке топлива при выезде и при возвращении.
Остаток топлива при выезде переносится из предыдущего путевого листа. Остаток топлива при возвращении определяется на основании применяемых в организации норм расхода топлива.
Если согласно установленному порядку в организации производится снятие остатка топлива в баке, о чем составляется акт снятия остатков, то остаток топлива, указанный в путевом листе, подлежит корректировке до фактической величины, если она отличается от полученной расчетным путем;
– об объеме израсходованного топлива в разделе «Результаты» (может не заполняться при автоматизированной обработке данных путевых листов).
Все необходимые сведения в путевых листах заполняют уполномоченные автомобильным перевозчиком лица (п. 2 Инструкции № 138, п. 4 Инструкции № 25). Таким образом, в организации необходимо определиться и назначить лиц, которые будут ответственны за внесение в путевые листы информации, касающейся движения топлива. Этими лицами могут быть механик, диспетчер, водитель.
Данные об остатке топлива в баке
В разделе путевого листа «Движение топливно-смазочных материалов» должна быть заполнена графа «Остаток топлива при возвращении».
Как определить фактический остаток топлива в баке?
Остаток топлива при возвращении автомобиля рассчитывается и указывается в путевом листе исходя из установленных в организации норм расхода топлива.
Если организация установила необходимость снятия остатков топлива в баке транспортного средства по возвращении из каждого рейса, то остаток топлива указывается на основании данных о фактически снятом остатке.
Снятие остатков топлива в баке должно производиться не реже чем 1 раз в месяц на последнюю дату. Так, данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).
Дополнение к путевому листу
В графах путевого листа грузового автомобиля не всегда достаточно места для отражения необходимой информации.
Вправе ли организация разработать приложение к путевому листу или внести в него дополнительные графы?
Путевой лист отнесен к транспортным документам при выполнении автомобильных перевозок грузов (п. 1 Инструкции № 138).
Все необходимые сведения в транспортных документах заполняют уполномоченные автомобильным перевозчиком лица. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В транспортные документы допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией № 138 (п. 2 Инструкции № 138).
Организация вправе предусмотреть в путевом листе дополнительный реквизит, ссылающийся на приложение, в котором указывался бы, например, подробный ход выполнения задания водителем. Форму такого приложения, порядок оформления, а также нумерации и удостоверения соответствующими должностными лицами организации целесообразно утвердить внутренним локальным актом организации (приказом, положением и т.п.).
Одновременно отметим, что если отражение информации о ходе выполнения задания водителем возможно в стандартной форме путевого листа |*|, то указанная информация должна отражаться непосредственно в путевом листе.
