* Изменения в расчете командировочных расходов с 7 сентября
Работник направлен в командировку из Минска в Гомель с 16 по 17 сентября 2019 г. Согласно проездным документам он прибыл к месту командировки 16 сентября, убыл из него 17 сентября.
Сотрудник в командировке проживал в гостинице в одноместном номере. Стоимость проживания в номере «стандарт» с 16 по 17 сентября составила 66 руб. без НДС. На сайте гостиницы цена одноместного номера составляет 56 руб.
1. В какой сумме возмещаются расходы по найму жилья работнику?
В общем случае возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки (с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176*) (п. 15 Положения № 176).
___________________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176 (в данном случае 50 руб. в сутки), возмещение данных расходов производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки.
Если работник представил подтверждающие документы из гостиницы с проживанием в одноместном номере «стандарт», то это и будет считаться допустимым ограничением расходов по найму жилья (не выше стоимости одноместного номера в гостинице 1-й категории). Возмещаемая сумма расходов по найму жилого помещения для работника составит 66 руб. Обращаем внимание, что стоимость завтраков не возмещается. Таким образом, если разница в 10 руб. является стоимостью завтрака, то возмещаются только расходы по найму жилья работнику в размере 56 руб.
2. Как подтвердить стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице?
Стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице можно подтвердить распечаткой прайс-листа с сайта гостиницы на соответствующую дату командировки. Это может быть дата расчета и выдачи аванса на командировочные расходы или дата составления авансового отчета. Возможно также сделать запрос в гостиницу.
Работник направляется в командировку из Бреста в Минск с 16 по 18 сентября 2019 г. В Минск работник прибыл 17 сентября, убыл из Минска 18 сентября. Им был заключен договор аренды жилого помещения с индивидуальным предпринимателем, квитанция об оплате представлена. Стоимость проживания составила 65 руб. в сутки.
В какой сумме возмещаются расходы командированному работнику по найму жилого помещения: 50 руб. или 65 руб.?
Возмещаются в размере 65 руб., если данная сумма не превышает стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице Минска.
Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (часть первая п. 15 Положения № 176).
Из информации, указанной в вопросе, следует, что в месте командировки работник находился одну ночь. Следовательно, без представления подтверждающих документов наниматель обязан выдать работнику 50 руб. (установленная норма согласно приложению 1 к Положению № 176). Согласно части третьей п. 15 Положения № 176, если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, то возмещение данных расходов производится по фактической стоимости на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник.
Таким образом, наниматель возмещает командированному работнику 65 руб. Сравнивать стоимость проживания в арендованной квартире необходимо со стоимостью одноместного номера в гостинице Минска по решению нанимателя исходя из подтверждающей информации о стоимости номеров указанного типа. Учитывая, что Положением № 176 не определен перечень подтверждающих документов, по которым сравнивается стоимость проживания, наниматель самостоятельно устанавливает соответствующий порядок сравнения |*|.
* Новшества в служебных командировках из практики
Работник направляется в многодневную командировку по территории Республики Беларусь на транспорте предприятия. На автомобиле установлено навигационное оборудование.
Какими документами в рамках многодневной командировки можно подтвердить факт пребывания в месте командировки менее 12 ч? Можно ли использовать распечатку с навигационного устройства?
Решение вопроса находится в компетенции нанимателя.
При направлении в командировку водителей, осуществляющих автомобильные перевозки служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении, возмещение им командировочных расходов осуществляется в соответствии с гл. 2 Положения № 176.
При нахождении командированного работника в месте командировки в пределах Республики Беларусь менее 12 ч при продолжительности командировки 2 и более дня возмещение данных расходов производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник (часть третья п. 15 Положения № 176).
Подтверждающими документами в общем случае являются проездные документы.
При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем (часть пятая п. 15 Положения № 176).
Таким образом, если водитель легкового автомобиля находился в месте командировки менее 12 ч при многодневной командировке, дату прибытия в место командировки и выбытия из места командировки определяет наниматель с учетом условий командирования, движения транспортного средства и др. Распечатка с навигационного устройства с фиксацией времени нахождения в месте командировки может являться подтверждающим документом с целью возмещения расходов по найму жилого помещения.
В связи с небольшим количеством товара доставка груза осуществляется на служебном легковом автомобиле.
Возможно ли возмещение командировочных расходов в соответствии с гл. 7 Положения № 176?
Нет, невозможно.
Нормы гл. 7 Положения № 176 применяются только при направлении в командировку водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки (часть четвертая п. 5 Положения № 176).
Таким образом, если товар доставляется на служебном легковом автомобиле, то возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с гл. 2 Положения № 176.
Работник направляется в загранкомандировку в Россию с 26.09.2019 по 08.10.2019 на самолете. Вылет осуществляется 26.09.2019, прилет – 08.10.2019.
В каком размере возмещаются суточные за день пересечения границы при следовании из Республики Беларусь и день пересечения границы при следовании из России в Республику Беларусь?
Суточные возмещаются в размерах, установленных для страны командирования.
В общем случае возмещение суточных командированному за границу работнику производится за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, в размерах согласно приложению 2 к Положению № 176.
Время нахождения в командировке определяется приказом нанимателя о командировании работника. Если работник направлен в командировку с 26.09.2019 по 08.10.2019, то срок командировки составляет 13 суток. С учетом этого количества дней работнику возмещаются суточные (по установленной в приложении 2 к Положению № 176 норме, например, 120 долл. США в сутки).
Время пересечения границы для расчета суточных при направлении в командировку не на автомобильном транспорте значения не имеет.
Организация отправляет в командировку в Россию водителя, осуществляющего перевозку груза, с 10.09.2019 по 20.09.2019. Возмещение расходов по найму жилого помещения и выплата суточных производятся за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в размере 25 евро за каждый день нахождения за границей. Работник обеспечен корпоративной карточкой |*|. По возвращении из командировки водитель представил счет на проживание в гостинице за 2 суток (с 13 по 15 сентября) в сумме 100 евро, которые он оплатил корпоративной дебетовой карточкой.
* Как сэкономить на командировочных расчетах с помощью корпоративной карточки
Как рассчитать сумму возмещения расходов по найму жилого помещения и суточные за дни, когда водитель проживал в гостинице?
Работнику следует доплатить 25 евро в качестве расходов по жилью и суточные за 3 суток по установленной норме.
За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, водителю возмещаются расходы по найму жилого помещения и суточные в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов (часть первая п. 37 Положения № 176). Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем.
С учетом срока командировки водителю производится общая выплата в сумме 275 евро (11 сут. × 25 евро).
В случае если расходы по найму жилого помещения за границей превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, командированному водителю наниматель возмещает расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, и суточные в размерах, установленных для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176 (п. 39 Положения № 176).
Фактические расходы по проживанию (с 13 по 15 сентября) составили 100 евро, что больше 75 евро (25 евро × 3 сут.).
Соответственно работнику следует доплатить 25 евро (100 – 75) для возмещения расходов по найму жилого помещения и суточные за 3 суток (3 сут. × установленная норма суточных согласно приложению 2 к Положению № 176).
При направлении работника в зарубежную командировку ему была выдана корпоративная дебетовая карточка. В месте командировки работник ею не воспользовался. Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, работник не представил.
Подлежат ли возмещению расходы по найму жилого помещения по установленной в приложении 2 к постановлению № 176 норме без подтверждающего документа?
Расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (часть первая п. 17 Положения № 176). Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (часть вторая п. 17 Положения № 176).
В этом случае расходы по найму жилого помещения должны возмещаться по фактическим расходам в пределах норм, установленных Положением № 176. Соответственно при отсутствии подтверждающих документов либо при отсутствии расходования средств с корпоративной дебетовой карточки указанные расходы командированному работнику не возмещаются.
Ответы на вопросы подготовлены Ниной Анищенко,
экспертом журнала «Главный Бухгалтер»
