Неоднократно меняющееся законодательство в части порядка и размеров возмещения расходов при служебных командировках работников за границу требует разъяснений с учетом практических ситуаций, сложившихся в отдельных организациях. Пояснения по некоторым из них были даны заместителем начальника управления развития мотивационного потенциала заработной платы в реальном секторе экономики Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь Еленой Ивановной Секержицкой в ходе «Прямой линии», состоявшейся 14 января 2016 г. в редакции журнала.
Возможно ли возмещение суточных водителям, осуществляющим международные перевозки грузов, дифференцированно в пределах не менее 40–100 % от оплаты расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных)?
Возможно.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплату расходов на проживание вне места постоянного жительства (суточных) |*| следует производить в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»; далее – постановление № 7).
* Информация о порядке выплаты суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Эта норма является минимальной компенсацией суточных для указанной категории работников. Конкретный размер суточных с учетом данной нормы определяет наниматель.
Пример 1. Возмещение суточных водителям по дифференцированно установленным нормам
На предприятии водителям с учетом срока работы в организации (либо по другим основаниям) установлены дифференцированные нормы возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства в следующих размерах: до года – 40 % от нормы возмещения суточных; от 1 года до 3 лет – 60 %; от 3 до 5 лет – 80 % и т.д.
Таким образом, конкретный размер возмещения суточных закрепляется в соответствующем внутреннем локальном нормативном правовом акте (положении по оплате труда, положении об оплате командировочных расходов и т.п.) и может быть 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100 % и т.д. от общеустановленной нормы суточных, а также сверх установленной законодательством нормы, так как законодательством установлен только минимальный предел.
Законодательством нанимателю предоставлено право увеличивать размер норм суточных сверх норм, установленных законодательством, на основании локального нормативного правового акта. При этом может применяться дифференцированный подход к их выплате для отдельных категорий работников.
Возможно ли при нахождении работника в длительной командировке за границей (около года) издать приказ о ее прерывании и предоставлении ему трудового отпуска, а затем продлить командировку?
Отпуск может быть предоставлен после завершения командировки.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу определены Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Так, основанием для направления работника в командировку, а также расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя. По окончании служебной командировки работники в 10-дневный срок со дня прибытия представляют письменный отчет об ее итогах.
Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентированы Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185). Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли (п. 28 Инструкции № 185).
Таким образом, предоставление отпуска возможно, но не во время нахождения работника в служебной командировке за границей, а после ее завершения. При этом работник по окончании командировки может провести свой отпуск в той стране, в которую он был командирован, но с учетом всех вышеперечисленных норм законодательства (своевременность представления всех отчетов по командировке).
С учетом нормы, предусмотренной постановлением № 7, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, выплата суточных производится в размере не менее 40 % от нормы суточных, установленных для Российской Федерации. Направляющая сторона предоставляет работникам бесплатное двухразовое питание.
В каком размере следует выплачивать суточные: 30 % от нормы суточных, установленных для Российской Федерации, или 30 % от суточных, выплачиваемых в размере 40 % от этой нормы?
Размер суточных следует рассчитывать исходя из норм суточных, установленных для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу.
В случае если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме.
Суточные выплачивают, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению питанием:
– одноразовым – в размере 70 %;
– двухразовым – в размере 30 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 26 Инструкции № 115).
Справочно: нормы суточных установлены постановлением № 7.
Постановлением № 7 предусмотрено, что работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплату расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) следует производить в размере не менее 40 % от установленных норм. Поскольку эта норма является минимальной компенсацией суточных для указанной категории работников, то при предоставлении направляющей стороной им бесплатного питания необходимо соблюдать нормы, приведенные в приложении 1 к постановлению № 7 (т.е. нормы суточных для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу).
По возвращении из командировки за границу работник в качестве документа, подтверждающего расходы на проживание в гостинице, представил квитанцию без кассового чека.
Можно ли возместить ему произведенные расходы по найму жилого помещения на основании квитанции?
Можно.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115). При этом Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека.
Следовательно, работнику возмещаются все расходы по найму жилого помещения в пределах норм законодательства на основании квитанции, которая имеет все реквизиты гостиницы и является документом, подтверждающим проживание работника в данной гостинице |*|.
* Комментарий об изменившемся порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте при служебных загранкомандировках доступен для подписчиков электронного «ГБ»
Работник находился в командировке в пределах Республики Беларусь. В день возвращения из командировки он был направлен в командировку в Литву и в этот же день пересек границу с Литвой.
По каким нормам возмещаются работнику суточные за этот день: по нормам, установленным Минфином при командировках в пределах Республики Беларусь, или по нормам, установленным Минфином для Литвы?
Право выбора норм предоставлено нанимателю.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения за проживание вне места постоянного жительства (суточные), иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК).
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении в командировку. Данная норма распространяет свое действие на командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за границу.
Суточные выдаются работнику на личные расходы (питание, проезд в месте командирования и т.д.) в течение суток при нахождении в командировке. Эта выплата является компенсацией личных расходов работника за время нахождения в командировке |*|.
* Информация о том, как не ошибиться в определении времени нахождения работника на территории иностранного государства, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Поскольку работник в день возвращения из командировки в пределах Республики Беларусь был направлен в командировку в Литву, т.е. все эти перемещения происходили в течение одних суток, то выплата суточных за этот день ему производится либо по нормам, установленным Минфином при командировании работников в пределах Республики Беларусь (60 тыс. руб.), либо по нормам, установленным Минфином при командировании работников в Литву (30 евро). Решение о выплате суточных за этот день принимает наниматель.
По приказу руководителя работник на автомобиле предприятия был командирован на 2 дня в г. Псков для участия в конференции.
За какое количество суток ему нужно возместить расходы в размере 5 % от норм на проживание: за одни сутки или за двое?
За одни сутки.
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Коммерческие организации могут повысить данный размер по решению нанимателя в пределах от 5 до 20 % (п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.
Работник направлен в 2-дневную командировку. В течение этих 2 дней он не заселялся в гостиницу и не представил квитанцию о найме жилого помещения. Вместе с тем, поскольку в течение 2 суток он должен отдыхать, то возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале будет производиться за одни сутки |*|.
* Информация о сложностях в расчетах суточных при зарубежных командировках с учетом действующего законодательства доступна всем на портале GB.BY
Работник направлен в 1-дневную командировку в Москву.
Необходимо ли ему возмещать расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов?
Расходы не возмещаются.
Работник направлен в 1-дневную командировку, день отъезда и день возвращения обратно совпадают, т.е. в течение этих суток он находится в пути. Время отдыха наступает у работника уже по возвращении к постоянному месту жительства, т.е. дома, следовательно, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале ему не возмещают.
Наниматель направил работника в командировку в воскресенье. Согласно ст. 137 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) работнику, специально командированному для выполнения работы в свой выходной день, компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК.
Положена ли ему компенсация, предусмотренная ст. 137 ТК, за этот день?
Данный вопрос может решить наниматель при направлении работника в служебную командировку.
При направлении работника в служебную командировку наниматель обязан выдать аванс и возместить ему расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, за проживание вне места жительства (суточные), иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК).
Работнику, специально командированному для выполнения работы в свой выходной день, компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (ст. 137 ТК).
Положения ст. 137 ТК не предусматривают компенсацию работнику за дни выезда в служебную командировку и прибытия из нее, приходящиеся на выходные дни, так как если работник следует к месту командирования либо возвращается к месту постоянной работы в выходные дни, то время проезда – это время, которое он проводит в пути, а не тратит на выполнение работы, за которую начисляется заработная плата, как это предусмотрено ст. 57 ТК.
В данном случае, если согласно приказу нанимателя о направлении работника в служебную командировку работник выезжает к месту командирования либо возвращается к месту постоянной работы в выходные дни, то с учетом норм ст. 95 ТК за эти дни работнику возмещаются все произведенные им командировочные расходы, т.е. оплата проезда и суточные.
Кроме того, вопросы компенсации работникам расходов за дни выезда в служебную командировку и (или) прибытия из нее в выходные дни могут при необходимости решаться нанимателем с учетом норм законодательства при направлении работников в командировку путем издания приказа (распоряжения) нанимателя о привлечении к работе в выходной день |*|.
* Информация о зарубежных командировках по вопросам, на которые нет прямых ответов в законодательстве, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Обязана ли организация оплачивать водителю-международнику, направляемому в служебную командировку за границу, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115), если автомобиль, на котором он направляется в командировку, оборудован спальным местом?
Обязана возместить за все дни нахождения водителя в командировке.
При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов за границу, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов следует оплачивать в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом учитывается время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115). Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 июля 1970 г. (далее – Соглашение). В соответствии с данным Соглашением ежедневная продолжительность управления транспортным средством для водителя между 2 периодами ежедневного отдыха или между ежедневным и еженедельным периодами отдыха не должна превышать 9 ч, в отдельных случаях – 10 ч.
Таким образом, период отдыха водителя согласно графику движения не обязательно должен приходиться на ночное время. Следовательно, водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов возмещают за все дни (сутки) командировки, оговоренные в приказе нанимателя.
Данная норма распространяется на всех водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, вне зависимости от оборудования автомобиля спальными местами.
Пример. Расчет сумм оплаты расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов
Согласно приказу нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направлен в служебную командировку за границу в г. Реймс (Франция) и г. Лебах (Германия) на 8 дней с 11 по 18 января 2016 г. на автотранспорте нанимателя. Водитель должен 14 января доставить груз из г. Бреста в г. Реймс и выехать в Германию для доставки другого груза из г. Лебаха в г. Брест 18 января 2016 г.
С учетом подтверждения пересечения границ в указанные даты определим оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов:
– за 11–13 января 2016 г. (в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Франции) – 16,5 евро (110 евро × 5 % × 3 дня);
– за 14–18 января 2016 г. (для Германии) – 25 евро (100 евро × 5 % × 5 дней).
Работник был направлен в командировку за границу с 4 по 8 января 2016 г. День 7 января в Беларуси является выходным государственным праздничным днем, а за границей это рабочий день.
Предоставляется ли работнику взамен этого дня другой день отдыха по возвращении из командировки? Если нет, то как можно работнику компенсировать работу в этот день?
Вопрос о компенсации за работу в праздничный день относится к компетенции нанимателя.
Направление работников в командировку осуществляется в соответствии с нормами ст. 91–95 ТК. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 ТК).
В качестве гарантии за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 ТК).
Таким образом, с учетом норм законодательства работники, находящиеся в служебной командировке, обязаны работать по режиму рабочего времени, который установлен в той организации, в которую они направлены в командировку.
Вопросы привлечения работников к работе в праздничные дни в месте их командирования относятся к компетенции нанимателя и решаются при направлении работников в командировку.
Наниматель одновременно с приказом о направлении в служебную командировку вправе издать приказ о привлечении работника к работе в месте командирования в день, являющийся праздничным в Республике Беларусь, с компенсацией по ст. 69 ТК |*|.
* Информация о непредвиденных ситуациях, возникающих в зарубежной командировке, доступна для подписчиков электронного «ГБ»
