На кого в организации возлагается обязанность подшивки бухгалтерских документов?
По решению руководителя организации.
Организация подшивки бухгалтерских документов зависит от структуры и штатной численности организации, количества образующихся документов.
Ответственность за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагают на руководителей этих подразделений.
Подшивку бухгалтерских документов можно организовать следующими способами:
1) предусмотреть в должностной инструкции работника организации обязанности по подшивке документов;
2) возложить обязанности по подшивке документов на отдельного работника в структурном подразделении организации;
3) воспользоваться услугами сторонней организации.
Какой срок хранения имеют корешки чековых книжек?
3 года с момента проведения проверки налоговыми органами.
Корешки чековых книжек необходимо хранить 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 177 постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, которым утвержден перечень типовых документов; далее – перечень типовых документов). Аналогичная норма в части сроков хранения использованных чековых книжек с корешками оплаченных и испорченных чеков предусмотрена в подп. 6.11 п. 6 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 08.04.2003 № 72.
Какие требования предъявляются к помещению, где хранятся документы организации?
С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела организации должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Данный порядок оговорен в п. 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Более строгие правила хранения предусмотрены для документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет (порядок закреплен в разд. IX Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее – Правила № 143).
Справочно: хранилища архива:
– должны иметь естественную или искусственную вентиляцию; запасной выход; электро- и противопожарное оборудование, отвечающее требованиям пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов;
– не должны иметь труб газо- и водоснабжения, канализации.
Приведенные требования оговорены в пп. 277–279 Правил № 143.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка работы с документами в организации?
В случае хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, хищения бланков предусмотрена ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок. Те же действия, совершенные в отношении документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности наказываются штрафом, или арестом, или ограничением свободы на срок до 5 лет, или лишением свободы на тот же срок (ст. 377 Уголовного кодекса Республики Беларусь; далее – УК).
Подделка, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом, или ограничением свободы на срок до 2 лет (ст. 380 УК).
Внесение должностным или иным уполномоченным лицом заведомо ложных сведений и записей в официальные документы, либо подделка документов, либо составление и выдача заведомо ложных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, при отсутствии признаков более тяжкого преступления наказываются штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или исправительными работами на срок до 2 лет, или ограничением свободы на тот жесрок, или лишением свободы на срок до 2 лет (ст. 427 УК).
Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законодательством случаях влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до 20 БВ (ст. 22.11 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях; далее – КоАП).
Ответственность в виде наложения штрафа в размере до 5 базовых величин (БВ) предусмотрена за прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора (ст. 23.15 КоАП).
Ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений предусмотрена в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 БВ (ст. 23.37 КоАП).
Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу влечет наложение штрафа в размере до 20 БВ (ст. 22.10 КоАП).
Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения (ст. 76 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII "О пенсионном обеспечении").
Какие нормативные документы регулируют сроки хранения документов, образующихся в процессе хозяйственной деятельности организации?
Перечни типовых документов, ведомственные перечни документов, иные нормативные правовые акты Республики Беларусь.
Для всех организаций Республики Беларусь, включая государственные и коммерческие организации, а также индивидуальных предпринимателей, обязательны к соблюдению требования по хранению документации, предусмотренные перечнем типовых документов.
При установлении сроков хранения документов следует учитывать, что соответствующие нормы могут содержаться не только в перечне типовых документов, ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, но и в иных актах законодательства Республики Беларусь.
Государственные органы, иные государственные организации Республики Беларусь имеют право разрабатывать и утверждать ведомственные перечни документов, образующихся в процессе деятельности. При определении сроков хранения документов в организациях, подчиненных какому-либо министерству, эти организации помимо перечня типовых документов должны руководствоваться соответствующим ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения, утвержденным соответствующим министерством. Например, постановлением Минсельхозпрода Республики Беларусь от 07.08.2014 № 41 "Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения" утверждены сроки хранения документации по данной отрасли.
Правомерно ли бухгалтерские документы, отобранные к уничтожению, уничтожать при помощи аппаратов для уничтожения бумаги?
Правомерно.
Бухгалтерские документы правомерно уничтожать при помощи аппаратов для уничтожения бумаги. Образующуюся при этом стружку следует в упакованном виде сдать в пункт заготовки вторичного сырья (другую стороннюю организацию, осуществляющую данный вид деятельности) по накладной, что позволит зафиксировать эту передачу.
Важно! Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Приведенный порядок оговорен в п. 107 Правил № 143.
По окончании финансового года организация подшивала бухгалтерские документы, предназначенные для дальнейшего хранения, в скоросшиватели с оформлением обложки дела.
Существуют ли какие-либо особенности хранения бухгалтерских документов?
Порядок оформления документов зависит от вида и сроков их хранения.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь. При хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности. Приведенные нормы установлены ст. 18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности". Первичные учетные документы должны быть сброшюрованы в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц (п. 26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15; далее – Инструкция № 15). По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера – накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за 2–3 месяца и более в одну папку. На обложке следует указать: наименование организации; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле (п. 25 Инструкции № 15).
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предполагает систематизацию документов дела, подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, в предусмотренных случаях составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела и оформление обложки дела. Например, к такой категории документов относятся бухгалтерская отчетность организации за год, лицевые счета работников.
Справочно: все заводимые дела подлежат частичному оформлению, которое предполагает оформление обложки дела с указанием следующих реквизитов: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, срок хранения дела.
Ликвидируется акционерное общество.
Что делать с документами, образовавшимися в процессе его деятельности?
Передать документы в государственный архив либо архив вышестоящей организации.
Требования по передаче документов и дел на хранение при ликвидации организации закреплены в гл. 47 Правил № 143 и суть их состоит в следующем:
1) необходимо определить, является ли организация источником комплектования государственного архива либо нет.
При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения должны быть переданы в государственный архив.
Архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела должны быть переданы в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника));
2) при передаче документов ликвидированной организации в архив вышестоящей организации последняя обязана в течение 3 рабочих дней после передачи документов представить в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа сведения о видах принятых документов, в т.ч. по личному составу, и сроках их хранения;
3) оформить передачу дел актом приема-передачи дел на государственное хранение. Государственный архив должен представить справку о приеме дел на хранение для регистрирующего органа.
Важно! Документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Какие документы в случае ликвидации организации обязательно подлежат передаче в государственный архив?
Архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела должны быть переданы в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)). Данная норма содержится в п. 359 Правил № 143. Архивными документами являются документы, имеющие срок свыше 10 лет хранения. Как правило, к ним относятся документы, приведенные в таблице.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) организации регистрирующий орган запрашивает в государственном архиве сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов, в т.ч. по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников (п. 15 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1).
В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф "Для служебного пользования".
Каков порядок хранения этих документов?
Документы могут быть сформированы в отдельные дела либо с другими документами с указанием ограничительного грифа "Для служебного пользования".
Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в государственных органах, у юридических лиц, должны быть сформированы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут быть сформированы в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть проставлен ограничительный гриф "Для служебного пользования". В описях дел структурных подразделений государственного органа либо юридического лица в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами "дсп". Например: "12-08-дсп "Документы о работе организаций машиностроительного комплекса" (сведения, отчеты, поручения). Том № 4".
В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.
В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Необходимо ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?
Необходимо. 3 года.
Срок хранения дел с копиями документов определяют согласно Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, которые предусматривают следующие требования:
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).
Справочно: порядок составления номенклатуры дел в организации регулируют гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и гл. 5 Правил работы архивов государственных организаций и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143). В заголовки определенных категорий дел дополнительно в гр. 2 следует указывать копийность документов, включенных в дело (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4).
Каков срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также положения о премировании работников организации?
Срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности – постоянно (в течение 2 лет после года утверждения передается в архив организации), положения о премировании работников – в течение 3 лет после замены новым.
Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.
Справочно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции № 4 (п. 204).
Положение о премировании работников организации имеет срок хранения 3 года после замены новым, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, и соответственно передаче в архив организации не подлежит (п. 187 Перечня типовых документов).
В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?
3 года.
Приказы о премировании и установлении надбавок, доплат относятся к приказам по личному составу (п. 172 Инструкции № 4). Докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат классифицируются как документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок их хранения составляет 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Архивариус в организации требует от отдела труда и заработной платы распечатать расчетные листки и передать их в архив.
Правомерно ли такое требование с учетом того, что с 1 января 2003 г. ведется база данных персонифицированного учета, на основании сведений которой подтверждается размер заработка?
Правомерно.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п. 97 Правил № 143).
Справочно: перечень документов, относящихся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, приведен в п. 165 Правил № 143 и включает в себя:
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки.
Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п. 183 Перечня типовых документов).
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4 (п. 236 Инструкции № 4).
Внимание! Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. следует подтверждать справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII "О пенсионном обеспечении"). Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказательства, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.
Как правильно оформить прием-передачу дел при смене главного бухгалтера?
Назначить комиссию и составить акт приема-передачи документов.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела должны быть переданы по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (часть пятая п. 7 Инструкции № 4).
В этих целях приказом руководителя назначают комиссию в составе не менее 3 человек, которая проверяет наличие и состояние передаваемых документов. Акт приема-передачи документов подписывают лица, передающие и принимающие документы архива организации, председатель и члены комиссии. В дальнейшем акт утверждает руководитель организации. В акте могут быть указаны переданные печати, штампы, ключи от сейфа и др.
