Командировочные расходы, освобождаемые от подоходного налога
От подоходного налога освобождаются, в частности, все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров компенсаций, связанных с возмещением работникам расходов при служебных командировках (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК)). Для применения этой нормы:
– служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК));
– работником признается лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Поэтому в служебную командировку может быть направлен только работник организации, заключивший с нею трудовой договор (абз. 8 части первой ст. 1 ТК).
Важно! Освобождение от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК, может быть применено при возмещении командировочных расходов работникам организации, в т.ч. не по месту основной работы, т.е. совместителям, а также к выплатам, производимым членам органа управления организации.
Не считаются служебными командировками:
– служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст. 91 ТК);
– поездки по служебным делам лиц, выполняющих работы в организации по гражданско-правовым договорам.
В отношении последних необходимо отметить, что поездки работников, связанные с выполнением работ по гражданско-правовым договорам, должны быть предусмотрены в составе общей стоимости договора и дополнительно организацией не компенсируются.
Ситуация 1. Организация возмещает расходы на проезд и проживание лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях
В строительную организацию (заказчик), находящуюся в г. Витебске, в мае 2015 г. по договору подряда в состав бригады принят гражданин (подрядчик), не являющийся индивидуальным предпринимателем, для выполнения работ по монтажу окон в строящемся объекте, находящемся в г. Полоцке.
Организация (заказчик) согласно представленным данным физическим лицом документам компенсирует его расходы на проезд и проживание в этом городе в период выполнения работ в соответствии с нормами, установленными законодательством при направлении работников в служебные командировки.
Вправе ли организация применить к этим суммам освобождение от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК?
Нет.
В приведенной ситуации возмещение расходов производится организацией лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях.
В связи с этим указанная компенсация не является возмещением командировочных расходов и не может быть освобождена от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК. Указанная компенсация также не предусмотрена иными законодательными актами и постановлениями Совета Министров.
Мнение эксперта
Если указанная компенсация выплачивается в виде материальной помощи, то при ее налогообложении организация (заказчик) вправе учесть льготу, предусмотренную абз. 3 части первой подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК.
Согласно этой льготе от подоходного налога освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп. 1.101 п. 1 ст. 163 НК), получаемые от организаций и индивидуальных предпринимателей, за исключением доходов, полученных от профсоюзных организаций:
– не являющихся для получателя дохода местом основной работы (службы, учебы);
– в размере, не превышающем 870 000 руб., от каждого источника в течение налогового периода.
Законодательные акты и постановления Правительства, которые регулируют возмещение командировочных расходов
Порядок направления в служебные командировки и возмещения расходов при таких командировках определен:
– в пределах Республики Беларусь:
Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" (далее – постановление № 53);
– при командировании за границу:
Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274;
Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115);
постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу" (далее – постановление № 7).
ТК предусмотрены определенные гарантии для командированных работников и компенсации, в числе которых и обязанность нанимателя возместить понесенные расходы.
Так, за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Кроме того, при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
При этом порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством или уполномоченным им органом. Размеры возмещения расходов при служебных командировках могут устанавливаться в коллективном договоре, соглашении или нанимателем. Однако эти расходы не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ст. 95 ТК).
Наниматель может закрепить в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, Положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (часть третья ст. 7 ТК) |*|.
* Информация о новых правилах расчета авансового отчета, вступивших в силу с 13 марта 2015 г., доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Два правила, которые надо соблюдать при возмещении командировочных расходов
При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы от подоходного налога согласно части третьей подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК могут быть освобождены только:
1) суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством.
Справочно: данные нормы определены постановлением № 53 (при командировании в пределах Республики Беларусь), а также постановлением № 7 (при командировании за границу).
Таким образом, суточные, выплаченные в размере, превышающем установленные законодательством нормы, в т.ч. в соответствии с локальными нормативными правовыми актами, облагаются подоходным налогом.
Ситуация 2. Организация локальным актом установила повышенные размеры суточных
Заместитель руководителя организации с 5 по 6 мая 2015 г. был направлен в служебную командировку в г. Вильнюс (Литовская Республика). Ему был выдан аванс в иностранной валюте (евро), рассчитанный в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом руководителя организации, согласно которым нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководства организации на 50 % превышают нормы, установленные постановлением № 7 (до 140 евро).
Являются ли такие суточные доходом этого руководителя, подлежащим обложению подоходным налогом?
Да – в части суммы, превышающей норму, установленную постановлением № 7.
Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений, кроме Конституции Республики Беларусь, ТК и других актов законодательства о труде, являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные и принятые в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).
Кроме того, ст. 95 ТК определено, что предусмотренные в коллективном договоре, соглашении или нанимателем размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.
Таким образом, организация вправе предусмотреть за счет прибыли организации в локальном нормативном правовом акте более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, определенными постановлением № 7.
Вместе с тем от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемые в пределах норм, установленных указанным постановлением.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации суммы денежных средств, выданные заместителю руководителя организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие нормы, установленные постановлением № 7 (до 140 евро), являются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом |*|.
* Информация о том, как достоверно учесть расходы по командировке в нестандартных ситуациях, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Ситуация 3. Расходы по аренде автомобиля в командировке оплачиваются за счет суточных
Сотрудник организации в мае 2015 г. был направлен в служебную командировку на 4 дня в г. Будапешт (Венгерская Республика). По возвращении из командировки данному сотруднику сверх норм суточных, установленных постановлением № 7 (до 90 евро), согласно представленным подтверждающим документам нанимателем возмещены расходы по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования.
Является ли данное возмещение доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом?
Да.
Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
Соответственно сумма расходов по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования, возмещенная сверх установленных постановлением № 7 норм, признается доходом физического лица, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 4. При оплате принимающей стороной питания суточные надо выплачивать в размере, определенном Инструкцией № 35
Согласно приказу руководителя областного подразделения организации (находится в г. Бресте) сотрудник этой организации 18 мая 2015 г. был направлен в однодневную служебную командировку для участия в совещании в головной организации, находящейся в г. Минске. Принимающая сторона в день проведения данного мероприятия обеспечивает командированного работника 2-разовым питанием.
Данному работнику до отъезда в служебную командировку был выдан денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно и суточных в размере 30 000 руб.
Возникает ли в этой ситуации объект обложения подоходным налогом?
Возникает.
Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 %от установленной нормы (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35).
С учетом того что принимающая сторона в день проведения совещания обеспечивала командированного работника 2-разовым питанием, сумма излишне выданных ему суточных составила 15 000 руб.
Так как указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные постановлением № 53, она признается доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместит ее или она не будет удержана из его заработной платы);
2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.
Ситуация 5. При наличии счета гостиницы сумма превышения норм оплаты по найму жилого помещения не является доходом командированного работника
Сотрудник организации, прибывший из служебной командировки из г. Вены (Австрийская Республика), представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов по найму 20 мая 2015 г. жилого помещения (счет из гостиницы). Согласно этому счету расходы на проживание в гостинице в сутки составили 175 евро. Нанимателем принято решение о возмещении работнику всей указанной суммы.
Возникает ли в данном случае объект обложения подоходным налогом?
Нет, не возникает.
Предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в Австрии согласно постановлению № 7 составляет 100 евро.
Вместе с тем сумма превышения норм оплаты по найму жилого помещения в размере 75 евро (175 – 100) не является для работника его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом, поскольку эти расходы подтверждены документально |*|.
* Информация о порядке возмещения расходов по найму жилья в зарубежной командировке в случае превышения установленных законодательством норм доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Ситуация 6. При определении командировочных расходов работника, участвующего в международной конференции, следует учитывать нормы п. 19 Инструкции № 115
Организация в июне 2015 г. планирует направить своего работника на 3 дня в командировку в Федеративную Республику Германия для участия в международной конференции. Стоимость участия в конференции составляет 1 100 евро. Согласно приглашению принимающей стороны в указанную стоимость, в частности, включено питание, проживание, а также обеспечение участника конференции транспортом. При этом стоимость проживания в гостинице составляет 120 евро в сутки, тогда как согласно постановлению № 7 предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в Германии составляет 100 евро.
Возникает ли в данном случае объект обложения подоходным налогом?
Нет, если соблюдены определенные требования.
Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную законодательством норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов (п. 19 Инструкции № 115).
Поскольку в рассматриваемой ситуации расходы по найму жилого помещения оплачены в порядке и размерах, установленных законодательством (п. 19 Инструкции № 115), объект обложения подоходным налогом отсутствует.
Следует отметить, что при непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством.
