Работник вернулся из командировки в выходной день. Что делать бухгалтеру?

Нередко работники возвращаются из командировки в выходные или праздничные дни. В каком порядке возмещаются командировочные расходы в данном случае? Ответим на этот вопрос на примере практической ситуации.

Ситуация

Два работника организации командированы из г. Минска в г. Ветку с 10 по 14 июня 2019 г. Первый работник проживал в гостинице и вернулся в Минск своевременно (14 июня 2019 г.). Он представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения и по проезду к месту командировки и обратно.

Второй работник в месте командировки проживал у родителей, по ее завершении использовал свои выходные дни и вернулся позже установленного приказом срока (16 июня 2019 г.). Он представил только документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно.

В каком размере работникам возмещаются командировочные расходы (по проезду, по найму жилого помещения и суточные)?

Пояснения

С 23 марта 2019 г. порядок направления в служебную командировку и возмещения командировочных расходов регулирует Положение № 176^*.

Работнику, командированному как в пределах Республики Беларусь, так и за границу, в случае его нахождения в месте командировки до начала и (или) после ее окончания в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, расходы по проезду возмещаются на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются (часть третья п. 5 Положения № 176).

Важно! Стоимость проезда возмещается нанимателем только при условии, что лишние дни в командировке приходятся на выходные, нерабочие государственные и праздничные дни, а не на рабочие.

Таким образом, работник может отправиться в командировку раньше или вернуться из нее на несколько дней позже, если ему нужно задержаться по личным вопросам.

При этом расходы по проезду к месту командировки и обратно ему возмещаются, а расходы по найму жилого помещения и суточные за лишние дни – нет.

Справочно: такой подход ранее применялся только при командировках в пределах Республики Беларусь (п. 6 Инструкции № 35^**). Инструкция № 115^***, регулировавшая порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, данный порядок возмещения командировочных расходов при использовании выходных дней в месте командировки после ее завершения не предусматривала.

При командировках в пределах Республики Беларусь расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку, возмещаются при представлении работником подтверждающих документов (билетов) по их фактической стоимости, а при отсутствии таких документов – в размере 0,1 базовой величины (далее – БВ) в каждую сторону (кроме расходов на такси) (подп. 9.1.1 п. 9 и п. 13 Положения № 176).

Справочно: с 1 января 2019 г. размер БВ составляет 25,5 руб. (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956).

Расходы по найму жилого помещения при командировке в пределах Республики Беларусь возмещаются в следующем порядке (п. 15 Положения № 176):

Возмещение осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него

без представления подтверждающих документов

на основании подтверждающих документов

В размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (руб. в сутки):

• в областных центрах и г. Минске – 50;

• в районных центрах – 25;

• в остальных населенных пунктах – 20

• в размере, не превышающем стоимость одноместного номера в гостинице проживания^*, если иное не предусмотрено Положением № 176, – когда расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176;

• по фактическим расходам, в т.ч. за проживание в номерах с количеством мест для проживания 2 и более или высшей категории, – при возмещении расходов лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь

_______

^* Размер возмещения расходов по найму жилого помещения определяется по стоимости номера первой категории. В соответствии с подп. 3.2.2 п. 3 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1353-2005 «Средства размещения. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.06.2005 № 28, номер первой категории – это номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с одной/двумя кроватями и полным санузлом (ванна/душ, умывальник, унитаз), рассчитанный на проживание одного-двух человек.

Справочно: при отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем.

Следовательно, при возмещении расходов по найму жилого помещения необходимо представлять подтверждающие документы только в том случае, если возмещаемая сумма превышает размеры, определенные в приложении 1 к Положению № 176.

Суточные при командировках в пределах Республики Беларусь возмещаются в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176 (9 руб. в сутки), за все дни пребывания в командировке (п. 20 Положения № 176).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации каждому командированному работнику возмещаются следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно – по фактической стоимости представленных проездных документов (билетов);

• найму жилого помещения – в размере 125 руб. (25 руб. × 5 суток (с 10 по 14 июня 2019 г.)). Первому работнику расходы могут быть возмещены на основании подтверждающих документов, но только в том случае, если стоимость проживания в гостинице превышает размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176. При этом размер возмещения не должен превышать стоимости проживания в одноместном номере в гостинице проживания;

• суточные – в размере 45 руб. (9 руб. × 5 суток).

Второму работнику расходы по найму жилого помещения и суточные за 15 и 16 июня 2019 г. не возмещаются.

________

^* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

^** Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

^*** Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)

Вместе с этим читают:

Елена Горошко, налоговый консультант, аудитор