Шпаргалка для бухгалтера: практика применения сентябрьских изменений в порядке возмещения командировочных расходов

С 23 марта 2019 г. направление в служебную командировку и возмещение командировочных расходов регулирует Положение № 176^*.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 04.09.2019 № 595 в Положение № 176 внесены корректировки.

Важно! Изменения вступили в силу 07.09.2019, т.е. работникам, выбывшим в командировку с 07.09.2019, расходы возмещаются по новым правилам.

Изменения в порядке возмещения расходов по найму жилого помещения на примерах практических ситуаций

1. С 7 сентября 2019 г. при возмещении расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов при командировках в пределах Республики Беларусь в расчет принимается количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командирования, а не календарных дней (часть первая п. 15 Положения № 176).

Пример 1

Работник был направлен в командировку из Минска в Брест на период с 24 по 26 сентября 2019 г. Он не представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения. Оплата жилья работнику не производилась. Согласно проездным документам работник прибыл в Брест 24 сентября, а выбыл в Минск 26 сентября.

Ранее расходы на проживание необходимо было возместить за 3 суток (24, 25 и 26 сентября) в размере 150 руб. (50 руб. × 3 суток).

Теперь при возмещении расходов по найму исходят из количества ночей, проведенных в месте командирования. В рассматриваемой ситуации на этот период приходятся 2 ночи. Следовательно, сумма возмещения составит 100 руб. (50 руб. × 2 ночи).

Аналогичная норма установлена при возмещении расходов по найму жилья при командировках за границу (часть первая п. 16 Положения № 176).

В общем случае возмещение данных расходов производится без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176, но при определении суммы к возмещению в расчет принимается количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней.

Пример 2

Работник был направлен в командировку в Санкт-Петербург с 23 по 26 сентября 2019 г. Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 24 и 25 сентября 2019 г. Он не представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения. Оплата жилья работнику не производилась.

Ранее расходы на проживание необходимо было возместить за 2 суток (24 и 25 сентября) в размере 280 долл. США (140 долл. США × 2 суток).

С 07.09.2019 при возмещении расходов по найму исходят из количества ночей, проведенных в месте командировки. Сумма возмещения составит 140 долл. США (140 долл. США × 1 ночь).

Вместе с тем установлено, что при командировках за границу возмещение расходов по найму жилья производится на основании подтверждающих документов, но в пределах размеров, установленных приложением 2 к Положению № 176, за количество суток (календарных дней) командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению), если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили установленные размеры за количество ночей, проведенных в месте командировки (часть первая п. 16 Положения № 176).

Пример 3

Допустим, что в рассмотренной ранее ситуации работник представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения в сумме 200 долл. США.

Ранее документы, подтверждающие расходы по найму жилья, в расчет не принимались, расходы на проживание необходимо было возместить за 2 суток в размере 280 долл. США (140 долл. США × 2 суток).

С 07.09.2019 сумма расходов по найму, подтвержденная документально, сравнивается с суммой таких расходов, рассчитанной исходя из установленных размеров, и ночей, проведенных в Санкт-Петербурге.

В рассматриваемой ситуации сумма фактических расходов превышает установленные размеры: 200 долл. США > 140 долл. США (140 долл. США × 1 ночь).

Сумма возмещения определяется исходя из фактических расходов работника, но в пределах ограничения, рассчитанного исходя из установленных размеров и количества календарных дней командировки, проведенных работником в Санкт-Петербурге, – 280 долл. США (140 долл. США × 2 дня), т.е. возмещению подлежат 200 долл. США, поскольку эта сумма не превысила сумму ограничения (200 долл. США < 280 долл. США).

2. В Положении № 176 закреплено, что размер возмещения расходов по найму при нахождении работника в течение одних суток в населенных пунктах Республики Беларусь разного уровня административного подчинения (соответственно 50 руб., 25 руб. или 20 руб.) определяет наниматель (часть вторая п. 15 Положения № 176).

Справочно: данное положение применялось и ранее на основании разъяснений специалистов Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь, полученных 24.05.2019 на V Практической конференции «Социально-трудовые отношения: юридические и бухгалтерские аспекты» (далее – Практическая конференция).

При принятии такого решения наниматель может исходить из времени нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Пример 4

Работник в рамках многодневной командировки по Республике Беларусь (с 23 по 27 сентября 2019 г.) направлен в областной центр (Могилев) с 23 по 25 сентября 2019 г. и районный центр (Орша) с 25 по 27 сентября 2019 г.

Наниматель принял решение, что за «пограничный» день 25 сентября 2019 г. работнику подлежат возмещению расходы по найму исходя из размера 50 руб., поскольку в этот день он выбыл из Могилева в Оршу вечером, следовательно, находился в этот день в областном центре больше времени, чем в районном центре.

3. Установлено, что при возмещении расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов при командировках по Республике Беларусь ограничением является стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (часть третья п. 15 Положения № 176).

Справочно: номер первой категории в соответствии с подп. 3.2.2 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1353-2005 «Средства размещения. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.06.2005 № 28, – это номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с одной/двумя кроватями, с полным санузлом (ванна/душ, умывальник, унитаз), рассчитанный на проживание одного-двух человек.

Важно! То, что при возмещении расходов по найму на основании подтверждающих документов ограничением является стоимость одноместного номера 1-й категории, уже упоминалось в материале, опубликованном 11.05.2019 на официальном сайте Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.

Также специалисты Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь 24.05.2019 на Практической конференции разъясняли, что в случае отсутствия гостиницы в месте командировки для целей ограничения используются сведения гостиниц близлежащего населенного пункта.

4. Расходы по найму жилья возмещаются исключительно на основании подтверждающих документов при нахождении командированного работника в месте командировки менее 12 ч при продолжительности командировки 2 и более дня (часть третья п. 15 Положения № 176).

Данная норма применяется как при служебных командировках за границу, так и в пределах Республики Беларусь.

Важно! При командировках за границу в данной ситуации возмещение расходов по найму производится исключительно на основании подтверждающих документов, но указанная в них сумма не должна превышать размеры, установленные приложением 2 к Положению № 176, за количество календарных дней нахождения в месте командировки.

Пример 5

Работник направлен в командировку из Минска в Москву в 2-дневную командировку с 23 по 24 сентября 2019 г.

Согласно проездным документам работник выбыл из Минска 23 сентября в 22:08, прибыл в Москву 24 сентября в 08:07, выбыл в Минск в этот же день в 14:59, т.е. находился в месте командирования менее 12 ч.

Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить работнику без представления подтверждающих документов из расчета 140 долл. США за 1 день.

Теперь для возмещения расходов по найму жилья работнику необходимо представить подтверждающие документы. Указанная в них сумма не должна превышать 140 долл. США (140 долл. США × 1 день).

Если работник их не представит, то расходы по найму возмещению не подлежат.

Аналогичный порядок возмещения расходов по найму жилья при командировках за границу установлен в отношении однодневных командировок.

Пример 6

Работник командирован в Вильнюс в однодневную командировку 25 сентября 2019 г.

Ранее расходы по найму жилья возмещались работнику в сумме 140 евро за этот день.

Теперь такие расходы подлежат возмещению только при представлении подтверждающих документов. Указанная в них сумма не должна превышать 140 евро (140 евро × 1 день).

5. Закреплено, что оплата расходов по найму жилья посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (часть вторая п. 17 Положения № 176).

Расчеты с работником осуществляются исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов. При этом разница между установленными в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 размерами этих расходов и суммой фактически оплаченных и документально подтвержденных расходов работнику не возмещается.

Справочно: подобная норма ранее была закреплена в материале, опубликованном 11.05.2019 на официальном сайте Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь, а также разъяснялась специалистами на конференции, проведенной 24.05.2019.

_______

^* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в редакции от 04.09.2019; далее – Положение № 176).

Вместе с этим читают:

Елена Горошко, аудитор, налоговый консультант.