Электронные товаросопроводительные документы при взаимной торговле с Россией: Минфин и МНС разъясняют

В совместном письме Минфина и МНС разъясняется, при каких условиях электронные товаросопроводительные документы, создаваемые при взаимной торговле с Россией, являются первичными учетными документами для бухгалтерского и налогового учета.

Письмо Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.08.2024 № 15-1-16/60/8-2-13/33730 «Об использовании электронных товаросопроводительных документов при взаимной торговле с Российской Федерацией»

В связи с поступающими запросами субъектов хозяйствования о возможности использования первичных учетных документов, создаваемых в виде электронных документов, при осуществлении взаимной торговли с Российской Федерацией Министерство финансов Республики Беларуси и Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь сообщают.

В соответствии с пунктом 2 статьи 39 Налогового кодекса Республики Беларусь налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

Согласно пункту 1 статьи 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) хозяйственные операции подлежат оформлению первичными учетными документами. При этом согласно частям первой и второй пункта 6 статьи 10 Закона № 57-З первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

Справочно. Требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования ЭЦП в электронных документах установлены Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З).

С 1 мая 2024 г. вступили в силу постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.04.2023 № 248 «Об изменении постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940», которым установлены требования к порядку передачи, получения электронных транспортных (товаросопроводительных) и (или) иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами (далее – транспортные и иные документы), а также постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18 декабря 2023 г. № 9/75/35/26, которым утверждены формат, структура и требования к процессу создания, передачи и получения иных документов, создаваемых субъектами хозяйствования Республики Беларусь, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами.

Справочно. В целях применения постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» (далее – постановление № 940) к иным документам относятся:

при вывозе автомобильным транспортом товаров за пределы территории Республики Беларусь – товарная накладная;

при ввозе автомобильным транспортом товаров из-за пределов территории Республики Беларусь на территорию республики – товаросопроводительный документ, созданный в соответствии с законодательством государства грузоотправителя и содержащий сведения о ввозимом товаре.

В соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к электронным документам Законом № 113-З, подпунктами 1.6 пункта 1 и 2.2 пункта 2 постановления № 940, к иным документам предъявляются следующие требования.

Подпунктом 1.6 пункта 1 постановления № 940 определено, что создаваемые иные документы должны:

быть подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (за исключением EDI-провайдера(-ов), выработанной в соответствии с национальным законодательством государств – участников электронного документооборота, резидентами которых такие участники являются);

быть переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Республике Беларусь через EDI-провайдеров при условии установления такими EDI-провайдерами информационного взаимодействия с оператором электронного документооборота – нерезидентом Республики Беларусь;

пройти процедуру проверки ЭЦП национальным оператором доверенной третьей стороны по признанию подлинности электронных документов при межгосударственном электронном взаимодействии (далее – РУП «Национальный центр электронных услуг»).

Частью пятой подпункта 2.2 пункта 2 постановления № 940 установлено, что иные документы, создаваемые белорусскими субъектами хозяйствования, должны содержать сведения, предусмотренные для заполнения в товарных накладных, составляемых на бумажном носителе, а также следующие сведения:

международный идентификационный номер субъекта хозяйствования – участника хозяйственной операции (глобальный номер расположения – Global Location Number (GLN)), присваиваемый системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси;

международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN));

код страны грузоотправителя;

наименование страны грузоотправителя;

код страны грузополучателя;

наименование страны грузополучателя.

Учитывая изложенное, иные документы, подтверждающие перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами, являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского учета (учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей) и налогового учета:

грузоотправителем, если такие документы:

содержат сведения, предусмотренные в формах товарных накладных, составляемых на бумажном носителе, а также сведения, предусмотренные частью пятой подпункта 2.2 пункта 2 постановления № 940;

подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (грузоотправителя и грузополучателя), выработанной в соответствии с национальным законодательством государств – участников электронного документооборота, резидентами которых такие участники являются;

переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Республике Беларусь через EDI-провайдеров;

прошли процедуру проверки ЭЦП в РУП «Национальный центр электронных услуг», и EDI-провайдером грузоотправителя получена квитанция об успешном результате проверки ЭЦП грузополучателя;

грузополучателем, если такие документы:

содержат сведения, предусмотренные частью первой пункта 2 статьи 10 Закона № 57-З;

соответствуют форматам, установленным приказом Федеральной налоговой службы Министерства финансов Российской Федерации от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;

подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (грузоотправителя и грузополучателя), выработанной в соответствии с национальным законодательством государств – участников электронного документооборота, резидентами которых такие участники являются;

переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Республике Беларусь через EDI-провайдеров;

прошли процедуру проверки ЭЦП в РУП «Национальный центр электронных услуг», и EDI-провайдером грузополучателя получена квитанция об успешном результате проверки ЭЦП грузоотправителя.

При этом отмечаем, что законодательством Российской Федерации в сфере использования электронных подписей могут быть предусмотрены дополнительные требования для признания в Российской Федерации ЭЦП Республики Беларусь, в связи с чем для возможности использования первичных учетных документов, создаваемых в виде электронных документов, при осуществлении взаимной торговли с Российской Федерацией, может потребоваться заключение с контрагентом – резидентом Российской Федерации дополнительного соглашения о признании ЭЦП либо указание в электронных товаросопроводительных документах иной дополнительной информации, предусмотренной законодательством Российской Федерации.