Организация образовалась в марте 2018 г.
Какими нормативными документами определен порядок хранения документов в организациях?
Порядок хранения документов в государственных органах, иных организациях (далее – организации) установлен:
1) Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З);
2) Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила);
3) Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
На предприятии имеется архив.
Какие меры административного воздействия предусмотрены законодательством за нарушения в архивном деле?
Предусмотрена следующая ответственность:
– незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу влечет наложение штрафа в размере до 20 базовых величин (БВ) (ст. 22.10 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях; далее – КоАП);
– выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до 20 БВ (ст. 22.11 КоАП);
– за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрено наложение штрафа в размере от 10 до 30 БВ |*| (ст. 23.37 КоАП).
Организация занимается сельхозпроизводством.
Какие документы бухгалтера и кадровика в сельхозпредприятии должны храниться в архиве?
Все организации, в т.ч. работающие в сельском хозяйстве, хранят документы по общим правилам.
Порядок передачи законченных делопроизводством документов и дел в архив организации определен гл. 12 Правил и гл. 15 Инструкции и не зависит от отрасли деятельности организации.
Так, передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу (пп. 97 и 98 Правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив организации в исключительных случаях по решению руководителя организации.
Аналогичные нормы установлены пп. 204 и 205 Инструкции.
Сроки хранения типовых документов Национального архивного фонда, образующихся при документировании типовых, общих для всех государственных органов, иных организаций (государственных и негосударственных) функций, независимо от вида их деятельности и формы собственности, определяются перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень типовых документов).
Более полный перечень документов Национального архивного фонда устанавливается ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения (далее – ведомственные перечни документов). Ведомственные перечни документов разрабатывают с учетом норм перечня типовых документов и утверждают государственные органы, иные организации по согласованию с Минюстом.
В гр. 3 перечня типовых документов указаны сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов (п. 5 примечаний к перечню типовых документов). Государственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, определяют сроки хранения документов в соответствии с гр. 4 перечня типовых документов.
Например, в п. 32 перечня типовых документов установлены сроки хранения штатных расписаний. Срок хранения штатных расписаний в государственных органах и иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, – постоянно (гр. 3 перечня).
Срок хранения таких документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет (гр. 4 перечня).
Сроки хранения иных документов бухгалтерского учета и отчетности определены в гл. 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» вышеуказанного перечня, а документов по кадровым вопросам – в гл. 27 «Прием, перевод, увольнение, учет работников», гл. 28 «Проведение аттестации. Установление квалификации», гл. 29 «Награждение. Присуждение государственных премий» и др.
Заголовки дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков хранения включаются в номенклатуру дел.
Справочно: порядок составления номенклатуры дел определен:
– в гл. 5 Правил;
– гл. 10 Инструкции;
– Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.
Организация заключает договоры гражданско-правового характера.
Каков срок хранения этих договоров?
Срок хранения договоров гражданско-правового характера перечнем типовых документов не определен. Так как эти договоры, заключаемые с гражданами на выполнение работ (оказание услуг), и документы к ним имеют социально-правовые последствия (например, при расчете пенсии и др.), их целесообразно хранить 75 лет.
Из перечня типовых документов исключен ряд документов бухгалтерского учета и отчетности.
Почему это сделано и как определить их срок хранения?
В перечень типовых документов вносятся изменения и дополнения по предложениям государственных органов в соответствии с их компетенцией. На основании предложений Минфина Республики Беларусь из гл. 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» исключены пп. 211, 216 и 221, так как указанные в них документы являются первичными учетными документами. В связи с этим изменена редакция гр. 2 п. 177 перечня типовых документов. Поскольку срок хранения первичных учетных документов установлен п. 177, при определении срока хранения документов, указанных в исключенных пунктах, необходимо руководствоваться нормами данного пункта.
В организации при определении сроков хранения документов используется ведомственный перечень документов. После принятия постановления № 56* сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности и других документов не соответствуют срокам хранения таких документов в перечне типовых документов.
__________________________
* Постановление Минюста Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь».
Каков порядок применения перечня типовых документов и ведомственных перечней документов при составлении номенклатуры дел организации, если сроки хранения соответствующих документов в этих перечнях различны?
Нормативный правовой акт, принятый (изданный) государственным органом (должностным лицом), имеет бóльшую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту государственного органа (должностного лица) одного уровня, если государственный орган (должностное лицо), принявший (издавший) такой акт, специально уполномочен на регулирование определенной области общественных отношений (часть 11 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
Минюст является республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства |*|, уполномоченным утверждать перечень типовых документов (ст. 4 Закона № 323-З).
* Информация о внесении изменений в правила работы государственных архивов Беларуси
Поэтому, если сроки хранения одних и тех же видов документов, включенных в перечень типовых документов и ведомственный перечень документов, различны, то при составлении номенклатуры дел организации должны руководствоваться перечнем типовых документов.
При внесении изменений и (или) дополнений в перечень типовых документов необходимо также своевременно вносить соответствующие изменения и (или) дополнения и в ведомственные перечни документов.
Организация оформляет отгрузку товаров со склада в магазин товарно-транспортными накладными (ТТН).
Каков срок хранения этих документов?
3 или 10 лет в зависимости от проведения налоговых проверок.
Срок хранения документов об отпуске со складов и отгрузке сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (распоряжения, наряды, требования, ТТН и др.) составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговые органы не проводили проверку, срок хранения – 10 лет (п. 1054 перечня типовых документов).
Установленное дополнительное условие выделения документов к уничтожению «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что срок их хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а не с 1 января года, следующего за годом завершения дел с такими документами делопроизводством.
Например, дела за 2015 г. при проведении налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства в 2017 г. могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2021 г.
Окончание см. «ГБ», 2018, № 37, с. 11.
