Ситуация. Работник провел выходные дни за границей
Работник предприятия командирован в Германию для выполнения служебного задания с 10 по 14 июля 2017 г. Он самостоятельно приобрел авиабилеты с датой вылета из Минска 8 июля 2017 г. (суббота) и датой прилета в Минск 16 июля 2017 г. (воскресенье), желая провести выходные дни за границей в личных целях. По возвращении из командировки в установленный законодательством срок работник представил подтверждающие документы, в т.ч. маршрут-квитанции, посадочные талоны и подтвержденную банком выписку по счету к личной карточке об оплаченной сумме за авиабилеты.
Возникают следующие вопросы:
1) вправе ли наниматель возместить работнику расходы на авиаперелет в обе стороны, если даты перелета не приходятся на даты командирования, указанные в приказе о командировке?
2) в случае возмещения указанных расходов облагаются ли они подоходным налогом и страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах?
Правила возмещений при командировках
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Основание для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам – приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду воздушным транспортом до места командирования и обратно, по проезду в аэропорт, а также из аэропорта на внутренних линиях воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения) (подп. 11.1, 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
Расходы на проезд возмещают при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции № 115).
При командировании работника в пределах Беларуси |*| прямо предусмотрено, что при использования командированным работником в личных целях выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания проезд работнику оплачивается на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).
Однако Инструкция № 115 не содержит нормы, аналогичной указанной в п. 6 Инструкции № 35, о возмещении работнику расходов на проезд при использовании своих выходных дней в личных целях, находясь за границей в служебной командировке до начала и после ее окончания.
Это можно было бы отнести к издержкам Инструкции № 115, но специалисты Минтруда придерживаются другого мнения, поскольку даты пребывания работника за границей находятся за пределами сроков служебной командировки, установленных приказом.
Вместе с тем отсутствие в Инструкции № 115 такой прямой нормы не лишает нанимателя права возместить работнику расходы на проезд при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездных билетов, квитанций и посадочных талонов), но только за счет собственных средств предприятия.
Как видим, у двух министерств, принявших эти 2 инструкции, решения этого вопроса различаются.
Для возмещения указанных расходов наниматель должен оформить приказ или распоряжение. При этом возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения за выходные дни, проведенные работником за границей в личных целях до начала служебной командировки и после ее окончания, Инструкцией № 115 не предусмотрено, так же как и Инструкцией № 35.
Возмещение расходов не облагают подоходным налогом
От подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами компенсаций по возмещениям работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, в т.ч. возмещение расходов при служебных командировках (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
При оплате нанимателем работнику расходов на служебные командировки за пределы страны освобождаются от подоходного налога фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, возмещение работнику рассматриваемых расходов подоходным налогом не облагают. Необходимое условие – наличие подтверждающих документов в оригинале о расходах на проезд к месту служебной командировки |*| и обратно (проездных билетов, квитанций и посадочных талонов и т.п.).
* Информация о начислении зарплаты во время командировки доступна для подписчиков электронного «ГБ»
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляют
Специалисты ФСЗН не рассматривают возмещение расходов на проезд в качестве выплаты, на которую начисляются страховые взносы, поскольку относят данное возмещение к компенсации затрат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, возмещение которых предусмотрено гл. 9 ТК, в частности ст. 95 ТК (п. 3 Перечня № 115*).
_____________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).
Справочно: не начисляют страховые взносы на суммы компенсаций в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренных в гл. 9 ТК (п. 3 Перечня № 115).
Поскольку в формулировке п. 3 Перечня № 115 отсутствует указание на возмещение расходов в пределах норм, установленных законодательством, и наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде, компенсация работнику затрат, произведенных в командировке, как в пределах, так и сверх норм, установленных законодательством, связанных с выполнением им трудовых обязанностей, не является объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Необходимое условие – наличие подтверждающих документов.
Справочно: эта позиция специалистов ФСЗН изложена на официальном сайте ФСЗН в разделе «Разъяснения о начислении взносов» (вопросы-ответы от 19.03.2014) (http://www.ssf.gov.by/).
Бухгалтерский учет расходов
Возмещаемые нанимателем работнику расходы на проезд в бухгалтерском учете отражают как прочие расходы по текущей деятельности |*| на счете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102, п. 70 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).
* Информация о расходах по текущей деятельности доступна для подписчиков электронного «ГБ»
В бухгалтерском учете на дату составления авансового отчета отражают:
Д-т 90-10 – К-т 71
– расходы на проезд, возмещаемые работнику по решению нанимателя (неучитываемые при налогообложении прибыли).
