Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам являются:
– приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку.
Справочно: приказы о командировании относятся к приказам по личному составу.
Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки:
при командировке за границу сроком до 1 месяца – 3 года;
при длительных (более месяца) командировках за границу – 75 лет;
– приглашение (при командировке за границу).
Справочно: в случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115);
При командировании за границу работник получает задание на служебную командировку.
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (ст. 93 ТК).
По результатам служебной загранкомандировки работник представляет письменный отчет о ее итогах.
Справочно: работники, прибывшие из зарубежной командировки, представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия (п. 47 Инструкции № 115).
Ситуация. Совмещение командировки по территории Республики Беларусь с командировкой за границу
Заместитель директора организации в связи с производственной необходимостью направляется в служебную командировку из Минска в Пинск и оттуда в Вильнюс (Литовская Республика) на легковом автомобиле с 4 по 8 декабря 2017 г. (5 дней).
С 4 по 7 декабря 2017 г. работник должен находиться в Пинске, 8 декабря 2017 г. – в Вильнюсе. 8 декабря 2017 г. работник должен утром выехать из Пинска в Вильнюс и вечером вернуться в Минск. Аванс на командировку выдан 1 декабря 2017 г.
Работник отчитался по командировке 11 декабря 2017 г. Документы по найму жилого помещения он не представил. К авансовому отчету приложены чеки по заправке автомобиля топливом на сумму 76,06 руб.
Организация должна:
1) выдать работнику аванс на предстоящую командировку |*|.
* Информация об особенностях расчета командировочных расходов
Справочно: при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
При служебных командировках за границу аванс может быть выдан в иностранной валюте и (или) белорусских рублях.
Расчет аванса на командировку в белорусских рублях приведен в табл. 1:
2) в бухгалтерском учете отразить следующие записи (см. табл. 2):
_
_________________
* Документы, подтверждающие факт покупки валюты, отсутствуют.
Важные моменты!
1. В п. 41 Инструкции № 115 предусмотрено возмещение суточных в размере 50 % от установленной законодательством нормы для однодневных командировок за границу. В данном случае в целом командировка многодневная, поэтому организация произвела оплату суточных за границу (г. Вильнюс) в полном объеме – 30 евро по курсу на день выданного аванса (01.12.2017) – 2,3872.
2. В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличные, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком Республики Беларусь на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).
