__________________
* Утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.
В общем порядке наниматель возмещает командированному работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– найму жилого помещения;
– проживанию вне места жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115).
Порядок возмещения иных расходов определен в гл. 6 Инструкции № 115, в п. 30 которой комментируемое постановление и внесло изменения.
Иные расходы, возмещаемые командированному работнику
Напомним, что командированному работнику в числе иных расходов возмещаются:
– комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских платежных карточек;
– расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах (п. 30 Инструкции № 115);
– расходы, возникающие по случаю временной нетрудоспособности командированного работника за границей. Ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командировки и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки. Временная нетрудоспособность работника должна быть подтверждена документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства (п. 31 Инструкции № 115).
Работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, возмещаются:
– расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту;
– расходы по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств, ветеринарному и фитосанитарному контролю, мойке транспортных средств, услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал), факсимильной связи, эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок (п. 32 Инструкции № 115).
Указанные расходы возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале, за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз (п. 30 Инструкции № 115) |*|.
* Информация о бухучете и налогообложении понесенных расходов в случае отмены командировки
Изменения в составе иных расходов
Второе предложение п. 30 Инструкции № 115 изложено в новой редакции. Так, в случае отмены загранкомандировки по не зависящим от работника причинам ему помимо ранее предусмотренных расходов (оформление виз, проездные билеты) теперь возмещаются и расходы по бронированию мест в гостиницах. Кроме того, расходы при отмене командировки возмещаются на основании документов, подтверждающих эти расходы в соответствии с законодательством (ранее было «на основании подтверждающих документов в оригинале»). Поскольку оригиналы таких документов могут отсутствовать, то документами, подтверждающими эти расходы, могут быть, например, карт-чеки, выписки по счету и др. В данном случае следует обратить внимание на п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).
Причины отмены командировки
В ряде случаев нанимателю приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Чаще всего причиной такого решения становятся ситуации, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки. Невозможность командировки может быть обусловлена причинами, связанными с работником. Такие причины могут быть уважительными (болезнь работника, кража, утеря документов и др.) и неуважительными (например, прогул) |**|.
** Информация для нанимателя о том, что делать, если работник заболел в командировке
В данном случае уважительность причин имеет значение для решения вопроса о компенсации расходов, уже понесенных работником.
Регулирование порядка и условий отмены командировки предоставляется на усмотрение нанимателя. Чаще всего командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести.
Возврат аванса
В случае принятия нанимателем решения об отмене командировки за границу работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия такого решения, представить авансовый отчет, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных денежных средств работник может не представлять авансовый отчет (п. 34-1 Инструкции № 185).
При использовании корпоративной карточки денежные средства остаются на счете нанимателя, т.е. работнику возвращать аванс не следует, если деньги не были обналичены.
Пример. Определение срока возврата аванса при отмене командировки
Работник направлен в командировку в Италию с 17 по 20 января 2018 г. Аванс выдан в евро из кассы организации. Работник приобрел билеты на самолет за счет полученного аванса. 16 января 2018 г. выяснилось, что в командировании работника нет необходимости. Приказом нанимателя от 16 января 2018 г. данная командировка отменена. Работник вернул билеты в кассу авиаперевозчика.
В данном случае работнику необходимо представить отчет об израсходованных суммах иностранной валюты и не позднее 19 января 2018 г. вернуть полученный аванс.
Если работник не вернул аванс, полученный на командировочные расходы, то наниматель вправе издать распоряжение об удержании из зарплаты работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Такое распоряжение наниматель вправе сделать не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса (ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь).
