Общие подходы к расчетам по почтовым расходам
С почтовыми отделениями связи организации взаимодействуют по многим моментам. В первую очередь это связано с приобретением почтовых конвертов, марок, карточек и других ценностей, а также с оплатой услуг по приему почтовых отправлений, денежных переводов, подписке и др.
Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим на дату приема (п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111). Услуги почтовой связи оплачиваются:
– почтовыми марками Республики Беларусь |*|;
– иными знаками почтовой оплаты;
– наличными деньгами или путем безналичных расчетов;
– международными ответными купонами.
* Информация о том, какие документы относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты
В настоящее время Белпочта предлагает оплатить пересылки простой и заказной письменной корреспонденции через систему «Электронная марка». Предварительно зарегистрировавшись в этой системе, можно дистанционно через Интернет осуществлять расчеты с Белпочтой.
Важно! С 1 июля 2016 г. предоставление почтовых услуг и реализация товарноматериальных ценностей в отделениях почтовой связи физическим лицам, действующим в интересах юридического лица, возможны только с использованием корпоративной или индивидуальной банковской платежной карточки (см. сайт РУП «Белпочта»: www.belpost.by/info/s4et-faktura). Услуги оказываются по предъявлении документов, подтверждающих полномочия физических лиц (доверенность на представление интересов юридического лица, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица).
Бухгалтерский учет почтовых расходов
В основе взаимоотношений Белпочты с организациями по оказываемым услугам лежит договор возмездного оказания услуг, который является публичным.
Справочно: публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание, обязательное страхование и т.п.) (ст. 396 Гражданского кодекса Республики Беларусь; далее – ГК).
По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Эти правила применяются в т.ч. к договорам оказания услуг почты (ст. 733 ГК).
Чаще всего услуги, оказываемые организациям почтой, оплачиваются:
– посредством платежного поручения;
– с использованием авансовой книжки.
Пример 1. Оплата почтовых расходов платежным поручением
Организация перечислила отделению Белпочты с расчетного счета сумму предоплаты за почтовые конверты – 150 руб. Расчеты с отделением Белпочты организация ведет с применением счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с открытием отдельного субсчета для учета предоплаты: субсчет 60-1 предназначен для расчетов по выданным авансам, субсчет 60-2 – для расчетов по оказанным услугам. Купленные конверты получил представитель организации.
В бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т 60-1 – К-т 51 – 150 руб.
– перечислена предоплата Белпочте с расчетного счета;
Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 150 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет приобретенных конвертов.
Д-т 10 – К-т 60-2 – 125 руб.
– по товарной накладной получены почтовые конверты;
Д-т 18 – К-т 60-2 – 25 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым ценностям.
Если организация решит вести расчеты с Белпочтой посредством авансовой книжки, то ее сначала надо получить. Для этого целесообразно ознакомиться с информацией на сайте Белпочты по адресу: www.belpost.by/info/avans-kniga.
Для получения авансовой книжки в специальном центре комплексного обслуживания «Бизнес-почта» (Главпочтамт) необходимо представить заявление по форме МС-1 и копию платежного поручения, подтверждающего факт ее оплаты, т.е. перечисления денежных средств на расчетный счет Белпочты согласно счету-фактуре (счет можно распечатать с официального сайта Белпочты). Авансовая книжка может периодически пополнятся перечислением денежных средств с расчетного счета. В нее вносятся сведения о поступившей сумме денежных средств.
Важно! Порядок заполнения авансовой книжки прописан на ее последней странице.
Пример 2. Получение авансовой книжки
Организация перечислила Белпочте 200 руб. для получения авансовой книжки. Стоимость услуг по выдаче книжки составила 5,28 руб. (в т.ч. НДС – 0,88 руб.). Белпочта не выписывает накладную на выдачу авансовой книжки. Стоимость услуг по ее выдаче списывается с самой авансовой книжки. Стоимость услуг по отправке почтовой корреспонденции составила 50,40 руб. (в т.ч. НДС – 8,40 руб.).
В данном случае будет составлена следующая корреспонденция счетов:
Д-т 60-1 – К-т 51 – 200 руб.
– перечислен аванс для получения авансовой книжки;
Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 55,68 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет оплаты почтовых услуг, включая оплату услуг по выдаче авансовой книжки;
Д-т 26 – К-т 60-2 – 46,40 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;
Д-т 18 – К-т 60-2 – 9,28 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым почтовым услугам.
При наличии подписанного ЭСЧФ организация может принять к вычету сумму «входного» НДС (п. 5-1 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК);
Д-т 68-2 – К-т 18 – 9,28 руб.
– сумма «входного» НДС принята к вычету;
Д-т 90-5 – К-т 26 – 46,40 руб.
– стоимость почтовых услуг списана в составе управленческих расходов.
Оплата почтовых расходов банковскими карточками
Работник организации может осуществить расчеты с Белпочтой посредством корпоративной или личной банковской платежной карточки. Для расчетов корпоративной карточкой необходимо наличие денежных средств на ней. Для этого к счету 51 «Расчетный счет» открывают отдельный субсчет.
Выдавая работнику карточку для текущих расчетов, задолженность подотчетного лица по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не показывают. Только по факту расчетов за почтовые услуги в бухгалтерском учете следует показывать списание денежных средств со счета и возникновение дебиторской задолженности на счете 71.
Важно! Для того чтобы организация могла принять к вычету «входной» НДС по почтовым расходам, оплаченным посредством платежной карточки, необходимо заполнить заявление для выставления отделением Белпочты в ее адрес ЭСЧФ |*| (подп. 3.4 п. 3 постановления МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 «Об установлении формы электронного счета-фактуры и утверждении Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры» и сайт Белпочты: www.belpost.by/info/s4et-faktura).
Пример 3. Расчеты корпоративной платежной карточкой
Для приобретения почтовых марок работнику организации – держателю корпоративной платежной карточки выдана доверенность от организации и оформлено заявление для выставления почтой в адрес организации ЭСЧФ. В отделении Белпочты работник приобрел 100 почтовых марок на общую сумму 50 руб., в т.ч. НДС – 8,33 руб.
Работник составил авансовый отчет с приложением квитанции, карт-чека, подтверждающих оплату почтовых марок, и товарной накладной.
Записи в учете следующие:
Д-т 51 – К-т 51 – 50 руб.
– перечислены денежные средства для приобретения марок с расчетного счета на счет, к которому получена карточка;
Д-т 71 – К-т 51 – 50 руб.
– посредством карточки оплачена стоимость приобретаемых почтовых марок;
Д-т 10 – К-т 71 – 41,67 руб.
– приняты к учету купленные почтовые марки;
Д-т 18 – К-т 71 – 8,33 руб.
– отражен НДС по купленным маркам;
Д-т 68-2 – К-т 18 – 8,33 руб.
– принят к вычету НДС при наличии подписанного ЭСЧФ.
Пример 4. Расчеты личной платежной карточкой
Работник организации в отделении Белпочты оплатил своей зарплатной карточкой стоимость отправленной телеграммы в интересах организации в сумме 7,56 руб., в т.ч. НДС – 1,26 руб. Заявление для выставления отделением Белпочты ЭСЧФ в адрес организации было оформлено. Работник своевременно представил авансовый отчет с подтверждающими документами по произведенным расходам.
В бухгалтерском учете необходимо отразить:
Д-т 26, 44 – К-т 71 – 6,3 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;
Д-т 18 – К-т 71 – 1,26 руб.
– отражена сумма НДС;
Д-т 68-2 – К-т 18 – 1,26 руб.
– принят к вычету НДС;
Д-т 71 – К-т 51 – 6,3 руб.
– погашена задолженность перед работником путем перечисления денежных средств на его платежную карточку.
