Работник предприятия командирован в Германию. Аванс на командировочные расходы выдан из кассы организации в белорусских рублях. Работник приобрел валюту (евро) в кассе банка.
К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты работник приложил кассовый чек, полученный в обменном пункте (кассе банка) при покупке валюты, счет из гостиницы (оплачен наличными в евро) и другие подтверждающие документы.
В какой валюте в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты надо отразить сумму суточных и расходов по найму жилого помещения?
В евро.
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются:
– суточные – в иностранной валюте, приобретенной в обменном пункте (кассе банка) за белорусские рубли (евро);
– другие суммы иностранной валюты, израсходованные в служебной командировке (в т.ч. на наем жилого помещения), – в валюте произведенных операций (евро).
Расходы пересчитываются в валюту выданного аванса (белорусские рубли) по курсу обменного пункта (кассы банка), в котором работник приобрел иностранную валюту за белорусские рубли.
Вышеизложенное следует из п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Работник организации направлен в командировку в Российскую Федерацию. Организация зачисляет ему денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, в белорусских рублях на личную дебетовую карточку. В подтверждение приобретения российских рублей работник представил подтвержденную банком выписку по счету клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка. Гостиница была оплачена посредством личной дебетовой карточки |*|.
* Порядок использования корпоративной (личной) дебетовой карточки для оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех командированных организацией лиц доступен для подписчиков электронного "ГБ"
В какой валюте в отчете об израсходованных суммах следует отразить расходы по командировке (суточные, расходы по найму жилого помещения)?
В российских рублях.
В данной ситуации при представлении указанной выписки и других подтверждающих документов в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные и другие суммы, израсходованные в служебной командировке, указываются в российских рублях.
При этом расходы в отчете об израсходованных суммах следует пересчитать в валюту выданного аванса (белорусские рубли) с использованием обменного курса банка–эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек и (или) обменного курса, установленного платежной системой (п. 34 Инструкции № 185).
Организация осуществляет выдачу авансов по зарубежным командировкам сотрудников в белорусских рублях путем перечисления авансов на личные дебетовые карточки сотрудников. Документы, подтверждающие обмен белорусских рублей на иностранную валюту, а также выписку по счету к отчету об израсходованных суммах сотрудники не прикладывают.
Каким образом в отчете об израсходованных суммах указываются суточные, какой курс при этом используется?
В случае использования личной дебетовой карточки и отсутствия подтверждающих документов в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату перечисления аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
Справочно: в случае использования корпоративной карточки и отсутствия подтверждающих документов суточные включаются в отчет об израсходованных суммах в белорусских рублях с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты |*|.
* Практика применения правил расчета авансового отчета доступна всем на портале GB.BY
Организации необходимо отправить в одну зарубежную командировку сразу 3 специалистов. Для оплаты их расходов в валюте по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения она планирует зачислить аванс на личную банковскую платежную карточку одного из них. Письменное согласие остальных получено.
Правомерна ли данная операция?
Такой порядок Инструкцией № 185 не предусмотрен.
При направлении в одну командировку нескольких работников с их письменного согласия допускается проведение одним из командированных работников оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно, найму жилого помещения за всех направленных в командировку лиц при соблюдении 2 условий:
– указанные расходы должны быть проведены только в безналичном порядке;
– использоваться может только корпоративная дебетовая карточка.
При этом указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществившим их оплату (п. 391 Инструкции № 185).
Как видим, на случаи использования личной дебетовой карточки норма п. 391 Инструкции № 185 не распространяется |**|.
** Нестандартные ситуации, позволяющие достоверно учесть расходы по командировке, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Обязана ли организация в настоящее время вести журнал регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте, белорусских рублях?
Не обязана.
Необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журналах до передачи их в кассу определяется решением руководителя юридического лица (лица, им уполномоченного). Данное решение должно быть оформлено в письменном виде.
В случае если принято решение вести указанный журнал, следует обратить внимание на то, что и форма ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными).
Одна форма журнала предполагает общий учет приходных и расходных кассовых ордеров, другая форма – отдельный учет приходных и расходных кассовых ордеров.
Вышеизложенное определено п. 45 Инструкции № 185 и п. 49 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Справочно: в приложении 2 к Инструкции № 185 и приложениях 1 и 2 к Инструкции № 107 содержатся 2 формы журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров.
В первой форме журнала ведется отдельный учет приходных кассовых ордеров и отдельный учет расходных кассовых ордеров, во второй – единый учет всех приходных и расходных кассовых ордеров.
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте" ("Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров") составляется за соответствующий день и содержит данные учета движения наличной иностранной валюты (наличных денег) по целевому назначению.
Организация оказывает бытовые услуги населению. Выручка принимается через КСА. Ежедневно кассир операционной кассы сдает выручку за день в полном объеме в центральную кассу, составляется приходный кассовый ордер. В обслуживающий банк выручка сдается из центральной кассы.
Может ли организация сдавать выручку, поступившую в центральную кассу, в обслуживающий банк не полностью, а частично?
Можно при соблюдении определенных условий.
Сроки сдачи выручки устанавливает руководитель организации в письменном виде.
В день наступления этого срока выручка должна быть сдана в банк в полном размере за вычетом наличных денег, которые будут выданы в обязательном порядке в этот день на проведение текущих операций (оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, выплата по договорам займа, аренды и др.).
Инструкциями № 185 и № 107 определено, что кассовая книга может вестись в электронном виде.
Как должна выглядеть электронная форма кассовой книги и как часто распечатываются страницы кассовой книги на бумажный носитель?
Форма данной книги определена Инструкциями № 185 и № 107.
Форма кассовой книги, в которой должно отражаться поступление и выдача наличной иностранной валюты, содержится в приложении 3 к Инструкции № 185, а форма книги, в которой отражаются поступление и выдача наличных денег, – в приложении 3к Инструкции № 107. Организации, планирующие вести кассовые книги в электронном виде, должны за основу взять эти формы.
В то же время указанными инструкциями определены некоторые требования по ведению электронной кассовой книги.
Так, при ведении электронной кассовой книги кассир должен распечатать в конце рабочего дня 2 выходные формы: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", которые имеют одинаковое содержание.
Важно! Данная операция производится только при наличии кассовых операций.
После получения выходных форм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" кассир обязан проверить правильность составления указанных выходных форм, подписать их и передать вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме "Вкладной лист кассовой книги".
Обязательным условием при ведении электронной кассовой книги является выведение остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня, а также полная сохранность кассовых документов.
Кроме того, кассир обязан хранить выходную форму "Вкладной лист кассовой книги" отдельно за каждый месяц.
Данная форма должна брошюроваться в хронологическом порядке в течение года. Нумерация листов в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Соответственно по истечении года автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за год.
По окончании календарного года (по мере необходимости) общее количество листов за год должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица (п. 55 Инструкции № 107; п. 50 Инструкции № 185) |*|.
* Новации, произошедшие в правилах ведения кассовых операций в белорусских рублях с 1 сентября 2014 г., доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Организация, осуществляющая оптовую торговлю, приобрела 1 магазин и 2 павильона на рынке.
Какой оптимальный порядок сдачи выручки в банк следует установить для указанных объектов розницы?
Организация самостоятельно в письменной форме определяет порядок и сроки сдачи наличных денег в обслуживающий банк, работникам службы инкассации.
При определении порядка и сроков сдачи наличных денег учитываются необходимость ускорения оборачиваемости своевременного поступления наличных денег в банки, обеспечение их сохранности, специфика работы организации (подразделения).
Так, для магазина организация вправе установить сроки сдачи выручки как ежедневные, так и 1 раз в несколько дней или 1 раз в месяц, другие сроки.
Для павильонов сроки сдачи выручки устанавливаются не реже 1 раза в 7 календарных дней, поскольку они относятся к уполномоченным лицам. При этом организация должна довести установленные порядок и сроки сдачи выручки каждому уполномоченному лицу в письменной форме (п. 15 Инструкции № 107).
Справочно: к уполномоченным лицам относятся:
– продавцы, работающие в павильонах, киосках, палатках, нестационарных торговых объектах, вне стационарных торговых объектов с использованием передвижных средств развозной и разносной торговли, другие материально ответственные лица (за исключением кассиров), являющиеся работниками юридического лица, индивидуального предпринимателя, нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро, адвоката по трудовым договорам и осуществляющие деятельность от их имени;
– физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ (оказание услуг) (п. 2 Инструкции № 107).
Окончание см.: Гл. бухгалтер. – 2015. – № 25. – С. 15–18.
