Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси: онлайн-конференция

Консультант управления финансирования деятельности государственных органов Министерства финансов Ольга Королинская ответила на вопросы, касающиеся порядка выдачи аванса при направлении работника в командировку по территории Беларуси, возмещения расходов на проезд, проживание, суточных и других расходов, документального подтверждения командировочных расходов, а также существующих ограничений размера их возмещения работнику и др.

ВОПРОСЫ КОНФЕРЕНЦИИ

Не так давно в Беларуси изменили законодательство, и теперь можно ездить в командировку без командировочного удостоверения. Поясните, пожалуйста, как в этом случае подтверждать тот факт, что сотрудник был в командировке?

Королинская Ольга: В соответствии со ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь, а также п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами. То есть те организации, для которых специальные законодательные акты не устанавливают обязанность оформлять командировочные удостоверения, самостоятельно принимают решение о его выдаче с учетом конкретных условий командировки, в которую направляют работника. Таким образом, данная норма носит рекомендательный характер. Если командировочное удостоверение не оформляется, то факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании, а также документами, приложенными к авансовому отчету (проездными документами, квитанциями за проживание и др.).

Можно ли выдать аванс на оплату расходов за стоянку автотранспорта и проезда по платным дорогам работнику, направленному в командировку в пределах Республики Беларусь?

Королинская Ольга: Пунктом 7 Инструкции №35 установлено, что наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Расходы на стоянку автотранспорта и на проезд по платным автомобильным дорогам включены в состав иных командировочных расходов, которые могут быть, а могут и не быть,. поэтому наниматель не обязан выдавать работнику аванс на указанные расходы.

Скажите, пожалуйста, можно ли выдать работнику, направляемому в командировку в пределах Республики Беларусь, аванс на оплату расходов по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения к станции, пристани, аэропорту?

Королинская Ольга: Согласно пункту 7 Инструкции №35 наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс, в том числе на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно Расходы по проезду к станции, пристани, порту включаются в состав расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, следовательно на указанные расходы наниматель также должен выдать работнику аванс.

Работника направляют в командировку по территории Республики Беларусь на личном автомобиле, который используется по договору использования личного автомобиля в служебных целях. Поясните, пожалуйста, следует ли выдавать работнику аванс командировочных расходов для оплаты проезда к месту командирования и обратно.

Королинская Ольга: Если работник направляется в командировку на личном автомобиле, который используется организацией по договору использования автомобиля в служебных целях, аванс на оплату расходов на проезд работнику не выдается, так как в данном случае командированный работник обеспечивается транспортным средством организации (подп. 4.1 Инструкции №35).

Работник зарегистрирован по месту жительства в г.Могилеве, а в г.Минске оформил регистрацию по месту пребывания. Следует ли выдавать работнику аванс на расходы по найму жилого помещения при направлении его в командировку из г.Минска в г.Могилев?

Королинская Ольга: Каждый гражданин обязан зарегистрироваться по месту жительства в пределах Республики Беларусь, а в случае временного выезда из места жительства на срок более одного месяца он вправе зарегистрироваться по месту пребывания (подп.1.3 указа от 07.09.2007 №413 "О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания" и п.21 Положения о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденного данным указом).

Порядок возмещения указанных расходов зависит от документального подтверждения фактического места проживания работника.

При подтверждении работником факта регистрации в месте пребывания (в данном случае в г.Минске) аванс на расходы по найму жилого помещения выдается в общеустановленном порядке.

Если же у работника нет регистрации в г. Минске, то ему следует выдать аванс только в размере расходов на проезд к месту командирования и обратно, а суточные и расходы по найму жилого помещения в этом случае возмещению не подлежат.

Поясните, пожалуйста, в каком размере следует выдать работнику аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения, если планируется, что в месте командирования он будет проживать в квартире, сданной ему внаем индивидуальным предпринимателем? Установлено ли ограничение для суммы аванса, который организация должна выдать работнику на указанные расходы? Если да, то имеет ли значение при применении этого ограничения количество комнат в снимаемой квартире?

Королинская Ольга: Возмещение данных расходов производится по аналогии с расходами по проживанию в гостинице, а именно: возмещению подлежат расходы по найму у индивидуального предпринимателя либо однокомнатной квартиры, либо одной комнаты в квартире, либо одного места в комнате.

Так, аванс для оплаты за наем многокомнатной квартиры у индивидуального предпринимателя наниматель обязан выдать в размере, не превышающем стоимость одноместного гостиничного номера (подп.4.2 Инструкции №35). При этом стоимость одноместного обычного гостиничного номера рекомендуется определять в гостинице, расположенной непосредственно в месте командирования и на незначительном расстоянии от местонахождения этой квартиры.

Аванс на оплату за наем однокомнатной квартиры, одной комнаты в квартире, одного места в комнате у индивидуального предпринимателя выдается в размере предполагаемых фактических расходов.

Возмещаются ли работнику расходы по проезду в минимальном размере, если он командируется на личном автомобиле, используемом организацией по договору аренды, договору безвозмездного пользования, договору использования автомобиля в личных целях?

Королинская Ольга: Нет, расходы по проезду в минимальном размере в данном случае не возмещаются, так как если проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации, расходы по проезду в составе командировочных расходов не подлежат возмещению (подп.4.1 Инструкции №35).

Организация по безналичному расчету оплатила гостинице расходы по найму жилого помещения командированного работника. В счет за проживание включена стоимость завтрака, предоставленного гостиницей. Подскажите, пожалуйста, в каком размере следует возместить работнику суточные - 100% или 50%?

Королинская Ольга: Если работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы (подп.4.3 Инструкции №35).

Предоставление завтрака является дополнительной услугой, оказываемой гостиницей, и не относится к услугам по проживанию (п.2 Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров от 07.04.2006 №471). Поэтому в общий счет на проживание в гостинице стоимость завтрака не должна включаться. Однако наниматель может принять решение оплатить работнику завтрак, предоставляемый гостиницей. В этом случае решение об оплате по безналичному расчету завтрака оформляется в приказе (распоряжении) на командирование. Если в приказе (распоряжении) на командирование работника указано, что наниматель оплачивает работнику питание в виде завтрака в гостинице, то на основании норм подп.4.3 Инструкции №35 он должен возместить работнику суточные в размере 50% от установленной нормы.

Следует ли работнику возмещать расходы на проезд к месту командирования и обратно на маршрутном такси, которое осуществляет междугородные рейсы?

Королинская Ольга: Каждому маршруту внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении присваивается номер с указанием вида сообщения в виде специальных символов. В частности, маршрутам, по которым перевозка пассажиров в регулярном сообщении осуществляется автобусами категории М2 (маршрутными такси), присваивается символ "Т" (п. 36 и 47 Правил автомобильных перевозок пассажиров,).

По-видимому, в вопросе речь идет как раз про перевозки автобусами категории М2 в регулярном сообщении. При осуществлении таких перевозок пассажиру выдается билет, оформленный в соответствии с законодательством, на основании которого расходы на проезд подлежат возмещению.

Поясните, пожалуйста, надо ли выдавать работнику аванс на расходы по найму жилого помещения и суточные, если место командирования работника совпадает с местом его жительства?

Королинская Ольга: Суточные – это возмещение дополнительных личных расходов работника за проживание его вне места жительства. Поэтому, если работник командирован в населенный пункт, который является местом его жительства, то суточные ему не выплачиваются. Не подлежат в данном случае компенсации и расходы по найму жилого помещения, так как работник проживает у себя дома. Если же у работника оформлена регистрация по месту пребывания в ином населенном пункте (отличном от места жительства), то ему возмещаются все командировочные расходы в общеустановленном порядке.

Командировка отменена из-за болезни работника. В какие сроки работник должен вернуть полученный аванс?

Королинская Ольга: Законодательством установлены сроки для возврата работником неиспользованного аванса, которые исчисляются от дня возвращения работника из командировки (п. 40 и 41 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением правления Нацбанка от 29.03.2011 №107).

Если командировка не состоялась, организация, в зависимости от конкретной ситуации и причин отмены командировки, может самостоятельно определить дату, от которой будет производиться отсчет срока (это может быть, к примеру, день выхода работника на работу после болезни). Эту дату целесообразно установить приказом на отмену командировки или в локальном нормативном правовом акте организации.

Работник добирался к месту командирования на поезде. В пути он находился 2 часа в дневное время. К авансовому отчету работник приложил билеты на проезд, а также квитанцию на пользование постельными принадлежностями. Можно ли в данном случае возместить работнику расходы за пользование постельными принадлежностями?

Королинская Ольга: Возмещение расходов за пользование постельными принадлежностями не ставится в зависимость от длительности нахождения в пути и от времени суток. Подпунктом 4.1 Инструкции №35 предусматривается возмещение таких расходов.

Подскажите, пожалуйста, как правильно определить количество суток, за которые работнику следует выдать аванс на расходы по найму жилого помещения, если известна стоимость проживания в гостинице за одни сутки, в которой он планирует останавливаться в месте командирования?

Королинская Ольга: Инструкция №35 устанавливает порядок расчета количества суток только в случае, если работником не представлены документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (подп.4.2 Инструкции №35).

В данной же ситуации для выдачи суммы аванса расчет количества суток не требуется.

Работник, вернувшись из командировки, не представил ни документы, подтверждающие расходы на проживание, ни билеты на проезд. Поясните, пожалуйста, исходя из какого количества суток надо возместить работнику расходы по найму жилого помещения?

Королинская Ольга: При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, работнику возмещаются расходы в размере Br20 тыс. в сутки (данный размер возмещения установлен постановлением Министерства финансов от 08.08.2013 №53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках"). При этом количество суток определяется исходя из времени прибытия к месту командирования и времени выбытия из него (ч.2 подп.4.2 Инструкции №35).

В случае отсутствия необходимых документов, позволяющих установить время прибытия работника в служебную командировку и время выбытия из нее, полагаем возможным расчет количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществлять согласно периоду нахождения работника в служебной командировке, определенному приказом (распоряжением) нанимателя.

В какой форме (устно или письменно) и в какой момент (до начала командировки или после ее окончания) необходимо получить разрешение нанимателя на возмещение иных расходов, произведенных в командировке?

Королинская Ольга: Согласно пункту 7 Инструкции №35 не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Разрешение на возмещение иных расходов оформляется в письменной форме в соответствии с порядком, который организация самостоятельно устанавливает в локальных нормативных правовых актах (например, в положении о служебных командировках).

Скажите, пожалуйста, в какие сроки организация должна рассчитаться с работником по командировке?

Королинская Ольга: При расчете с командированным работником организации следует придерживаться сроков, установленных для возврата работником неизрасходованного аванса (п. 40 и 41 Инструкции №107).

Возмещаются ли расходы по проживанию командированного работника в агроусадьбе, и если да, то на основании каких документов?

Королинская Ольга: Нет, не возмещаются, так как законодательством не предусмотрено проживание командированного работника в агроусадьбе.

Это обосновывается тем, что агроусадьбы предназначены для временного пребывания граждан в целях получения услуг, оказываемых субъектом агроэкотуризма для отдыха, оздоровления, ознакомления с природным потенциалом республики, национальными культурными традициями без занятия трудовой, предпринимательской, иной деятельностью (п.2 указа № 372 "О мерах по развитию агроэкотуризма в Республике Беларусь").

На основании каких документов можно возместить работнику проезд, если билеты на автобус или поезд приобретались через Интернет, т.е. отсутствуют подлинные проездные документы, оформленные на бумажном носителе в билетных кассах?

Королинская Ольга: Законодательством установлено, что для возмещения расходов по проезду к авансовому отчету должны быть приложены подлинные проездные документы (билеты), подтверждающие размер фактически понесенных расходов (п.8 Инструкции №35).

При оформлении билета на поезд с электронной регистрацией ему присваивается регистрационный номер, который является безусловным идентификатором стоимости и конкретных реквизитов поездки. Этот регистрационный номер в полной мере подтверждает факт оплаты билета. Приобретение билета с электронной регистрацией требует указания фамилии, имени и отчества пассажира, которые он обязан подтвердить удостоверением личности при посадке в вагон, то есть билет предоставляет гарантию его использования определенным лицом.

В связи с этим представляется возможным подтверждать расходы на проезд на основании бланка заказа, самостоятельно распечатанного на бумажном носителе при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги. При этом такие билеты следует принимать к возмещению в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету, которые подтверждают расходы по командировке (приказом на командирование, счетами на проживание и т.д.).

Электронному билету, приобретаемому при автомобильной перевозке в регулярном сообщении, также автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет его дальнейшего использования. В нем указываются фамилия и собственное имя пассажира. Информация о перевозке пассажира в нем представляется в электронно-цифровой форме (п.47-1 Правил автомобильных перевозок пассажиров).

Поэтому билет, самостоятельно распечатанный на бумажном носителе при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, также может служить основанием для возмещения командированному работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно.

Работник направляется в однодневную командировку. Документы, подтверждающие расходы на проживание, им не представлены. Производится ли в таком случае возмещение расходов по найму жилого помещения в размере 20 000 рублей, если период со времени прибытия в пункт командирования и до времени выбытия из него составляет более 12 часов?

Королинская Ольга: Длительность командировки устанавливается нанимателем. При этом учитывается расстояние до пункта командирования, условия транспортного сообщения, характер выполняемого в командировке задания, а также необходимость создания работнику условий для отдыха (п.3 Инструкции №35).

При однодневной командировке выезд работника к месту командирования и возвращение из командировки происходит в течение календарных суток. Такая командировка не предполагает, что работник будет нести расходы по найму жилого помещения. Поэтому при однодневной командировке возмещение расходов по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов не производится.

Работник по возвращении из командировки не представил документы на проезд. При этом расстояние до пункта командирования работника отсутствует в рекомендуемых нормах расстояний. Можно ли для определения минимальной стоимости проезда воспользоваться данными о расстоянии до пункта командирования из других источников (например, использовать данные сети интернет, специализированных атласов или справочников)?

Королинская Ольга: Минимальная стоимость проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Беларуси (п.4.1 Инструкции № 35). Расстояния между населенными пунктами приведены в Рекомендуемых нормах расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Министерства транспорта и коммуникаций от 12.04.2012 №175-Ц.

Если расстояние между необходимыми населенными пунктами в указанном документе отсутствуют, то организации следует обратиться за получением необходимой информации в Министерство транспорта и коммуникаций как к разработчику данного документа. По информации Минтранса, в этих случаях также можно пользоваться информацией из любых официальных источников.

Работник, направленный в командировку из г.Минска в г.Барановичи, по возвращении представил билеты на поезд в командировку по маршруту г.Фаниполь – г.Барановичи, т.е. место выбытия из командировки, указанное в приказе на командирование, не совпадает с пунктом фактического отправления. Подлежит ли возмещению стоимость таких билетов?

Королинская Ольга: Решение о целесообразности отправления работника в командировку не из места постоянной работы, а из иного населенного пункта находится в компетенции нанимателя.

Если наниматель, объективно оценив ситуацию, посчитает целесообразным отправить работника в командировку из иного населенного пункта, который находится на пути следования работника к месту командирования, и отразит данное решение в приказе на командирование (т.е. местом отправления в командировку в приказе в данном случае будет указан г.Фаниполь), то стоимость проезда от г.Фаниполь до г.Барановичи возмещаются работнику в общеустановленном порядке на основании предоставленных билетов.

Если же в приказе на командирование наниматель установил, что работник должен отправиться в командировку в г. Барановичи из г.Минска, а работник выехал туда из г.Фаниполь, то предоставленные работником билеты на проезд по маршруту г.Фаниполь – г.Барановичи возмещению не подлежат.