Изменения в правилах расчетов с работниками, командированными за границу в 2015 году

1. Изменен срок представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу

Работник, получивший наличную иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, - не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты… (п. 28).

Работник, получивший иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, посредством ее зачисления на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, либо частично наличными и частично посредством зачисления на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением к нему карт-чеков (их копий, заверенных руководителями юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными), индивидуальным предпринимателем) или выписки по счету клиента - физического лица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой (п. 29)

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (п. 28)

Сроки представления отчета и возврата валюты в случае отмены командировки не установлены

В случае принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34-1)

Комментарий эксперта. Установлен единый срок представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу – 15 рабочих дней. Он не зависит от того, выдавались ли работнику денежные средства на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, наличными или перечислялись на карт-счет, к которому выдана банковская платежная карточка

2. Изменен порядок выдачи денег на командировочные расходы без представления полного отчета по ранее выданным работнику суммам

Не допускается выдача работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем наличной иностранной валюты под отчет (перечисление денежных средств на счет клиента - физического лица) на расходы, связанные со служебными командировками за границу, без представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличной иностранной валюты.

Зачисление иностранной валюты на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, допускается без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам иностранной валюты (п. 39)

Допускаются выдача (перечисление) работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем иностранной валюты под отчет, выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения порядка и сроков, определенных в пункте 28 настоящей Инструкции для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты по каждой командировке (п. 39)

Комментарий эксперта. С 13 марта 2015 г. допускается выдавать (перечислять) валюту под отчет без представления полного отчета по ранее выданным наличным суммам при условии соблюдения 15-дневного срока, установленного для представления отчета об израсходованных суммах валюты, по каждой из командировок.

Пример 1. Выдача валюты на командировочные расходы без отчета по ранее полученным суммам

Заместитель директора организации 3 ноября 2015 г. вернулся из зарубежной командировки. В следующую зарубежную командировку работник направляется 6 ноября 2015 г. К моменту направления в командировку отчет по израсходованным суммам по первой командировке он не представил. Аванс на командировочные расходы в валюте ему выдан 5 ноября.

Такая хозяйственная операция допустима, так как не истек 15-дневный срок, установленный для представления отчета по первой командировке

3. Изменен перечень документов, которые необходимо прилагать к отчету об израсходованных суммах для подтверждения произведенных расходов работника в служебной командировке

Работник… обязан… предъявить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованную наличную иностранную валюту, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (п. 28)

Работник обязан… представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п. 28)

Комментарий эксперта. Перечень документов, которые необходимо прилагать к отчету об израсходованных суммах для подтверждения произведенных расходов работника в служебной командировке, конкретизирован. Ранее перечень отсутствовал

4. Изменен порядок составления отчета об израсходованных суммах

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций (п. 30).

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (далее – суточные).

В случае, если оплата расходов, связанных со служебной командировкой за границу, производилась работником за счет средств на счете клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка, данные расходы в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются с учетом обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, в том числе суточные, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

В случае принятия нанимателем решения о продлении срока командирования работника в период его нахождения в служебной командировке в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные за дни, на которые работнику был продлен срок командирования и не выдан (не перечислен) аванс, указываются в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

В случае направления работника в долгосрочную командировку и принятия нанимателем решения о перечислении средств на оплату расходов, связанных со служебными командировками за границу, частями на протяжении времени нахождения командированного работника за границей в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в суммах на каждую дату зачисления аванса и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30)

При перечислении на счет клиента – физического лица аванса в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, пересчет израсходованной работником суммы иностранной валюты в иностранную валюту, в которой перечислен аванс, осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой (п. 32).

Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 32).

В случае перечисления аванса на счет клиента – физического лица пересчет израсходованной работником в служебной командировке суммы иностранной валюты в валюту аванса осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34)

Комментарии эксперта:

1. Отчет об израсходованных суммах, как и прежде, составляют в валюте произведенных операций. При этом закреплено, что суммы расходов, произведенных в командировке, надо пересчитывать в валюту выданного аванса или в валюту счета, к которому выдана личная или корпоративная карточка, за исключением суточных. Суточные указываются в отчете в валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на личную карточку работника, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату выдачи (перечисления) аванса и не пересчитываются на дату составления отчета. Однако если срок командировки продлен, то суточные за дни, на которые был продлен срок командировки и не выдан аванс, в отчете указывают в валюте либо в белорусских рублях по курсу на дату составления отчета.

2. Уточнен порядок пересчета израсходованной валюты в валюту счета в случае оплаты работником расходов в командировке корпоративной карточкой. Для этого используется обменный курс банка-эмитента, установленный для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменный курс, установленный платежной системой.

3. Конкретизирован порядок пересчета в случае отсутствия на дату составления отчета информации об обменных курсах при использовании как корпоративной, так и личной карточки. В отчете расходы (в т.ч. суточные) надо указывать с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей валюте на дату составления отчета (пп. 30, 32, 34).

Пример 2. Расчет суммы авансового отчета по зарубежной командировке

Организация при направлении работника в служебную командировку за границу для возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) выдала ему аванс в иностранной валюте, отличной от валюты, в которой установлены нормы для страны командирования, в сумме 250 евро (официальный курс Нацбанка Республики Беларусь на дату выдачи – 19 025 руб.). Указанная сумма получена в банке. По возвращении из служебной командировки работник составил авансовый отчет по командировке в сумме 246,5 евро при официальном курсе Нацбанка – 19 051 руб. Чеки о совершении валютно-обменных операций работником не представлены.

В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи (см. таблицу):

5. Изменен порядок окончательного расчета с работником по командировочным расходам

В случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, сумма наличной иностранной валюты, израсходованная на территории Республики Беларусь, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с применением обменного курса банка, где совершена валютно-обменная операция. Сумма наличной иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно-обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то пересчет произведенных расходов осуществляется по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются чеки, подтверждающие совершение валютно-обменных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс (п. 32)

либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 32)

При перечислении на счет клиента – физического лица аванса в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, пересчет израсходованной работником суммы иностранной валюты в иностранную валюту, в которой перечислен аванс, осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой (п. 32)

Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 32)

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой на счет клиента – физического лица перечислен аванс

либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком к иностранной валюте, в которой на счет клиента – физического лица перечислен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 32)

Если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику может быть выдан в валюте страны командирования. Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком на дату выдачи аванса.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс (п. 33)

Сумма иностранной валюты, выданная на расходы по проживанию вне места жительства (суточные), на дату составления отчета об израсходованных суммах не пересчитывается (п. 33)

, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 33)

Комментарий эксперта. Предусмотрена возможность производить окончательный расчет с работником в белорусских рублях независимо от вида выданной валюты и способа выдачи аванса (наличные или перечисление на карточку) (пп.32 и 33).

Пример 3. Окончательный расчет по командировке

По возвращении из зарубежной командировки работник представил авансовый отчет по ранее полученным сумма в долларах США. В соответствии с отчетом он должен вернуть в кассу организации 15 долларов США. Допускается произвести окончательный расчет с работником в белорусских рублях (15 долл. США умножить на официальный курс белорусского рубля к доллару США, установленный на дату составления отчета).

5. Определен порядок осуществления расходов одним командированным работников за всех лиц, направленных вместе в командировку

Подобная норма отсутствовала

При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.

В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной дебетовой карточки. Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты представляется в порядке и сроки, предусмотренные в пунктах 28 и 30 настоящей Инструкции, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную командировку (п. 39-1)

Комментарий эксперта. Указанная норма не распространяется на случаи использования личной дебетовой карточки

6. Изменен порядок документального оформления выдачи наличной валюты

Разовые выдачи наличной иностранной валюты на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, и другие выдачи производятся кассиром отдельным лицам по расходным кассовым ордерам, нескольким лицам – по платежным ведомостям (п. 26)

либо расходным кассовым ордерам, оформленным на каждое лицо (п. 26)

Комментарий эксперта. Выдача наличной иностранной валюты нескольким лицам может проводиться не только по платежным ведомостям, но и с оформлением расходных кассовых ордеров на каждого работника