Круглый стол «Командировочные расходы: налог на прибыль, подоходный налог» состоялся

Ассоциация налогоплательщиков совместно с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь при участии члена Ассоциации налогоплательщиков ООО «АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА» провела круглый стол «Командировочные расходы: налог на прибыль, подоходный налог».

Мероприятие состоялось 26 июля 2019 г. В нем приняли участие Криворощенко Ирина Сергеевна, заместитель начальника главного управления налогообложения физических лиц Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь; Тарасевич Ольга Александровна, начальник управления прямого налогообложения главного управления методологии налогообложения организаций Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, эксперты и редакторы журнала «Главный Бухгалтер» и портала GB.BY.

Актуальность данной темы обусловлена изменением с 23 марта 2019 г. подходов к возмещению расходов, гарантий и компенсаций работникам, направленным в служебные командировки или на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации), как в пределах Республики Беларусь, так и за границу. Правильный подход по вопросам налогообложения командировочных расходов и оформления первичных документов был разъяснен слушателям в ходе проведения круглого стола. Данный формат общения с налогоплательщиками позволит исключить ошибки в исчислении налога на прибыль и подоходного налога.

После регистрации и приветственной кофе-паузы спикер Криворощенко Ирина Сергеевна подробно рассмотрела налогообложение доходов при возмещении командировочных расходов в Республике Беларусь и за рубежом. Среди перечня возмещаемых при командировках расходов, не признаваемых объектом обложения подоходным налогом, были выделены следующие.

Расходы по проезду к месту командирования и обратно

Эти расходы включают в себя:

1) расходы по проезду транспортом (кроме такси) на территории Республики Беларусь;

2) расходы по проезду, включая трансфер до вокзала, аэропорта, пристани и обратно.

Отдельно было обращено внимание, что провоз багажа свыше норм бесплатного проезда следует включать в расходы включенного в стоимость билета при выполнении служебного поручения, а не личного багажа;

3) стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользование комплектом спальных принадлежностей, сервисного обслуживания, которые включены в стоимость билета.

Ирина Сергеевна подробно рассмотрела алгоритм возмещения расходов по проезду к месту командирования при приобретении проездных документов (билетов) работником самостоятельно.

Командированному работнику возмещают расходы по проезду к месту командировки и обратно при командировании в пределах Республики Беларусь (кроме такси) по фактической стоимости проездных документов (билетов), установленных законодательством. При отсутствии у работника проездных документов возмещение расходов следует производить из расчета 0,1 базовой величины в каждую сторону (подп. 9.1.1 п. 9, пп. 10, 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).

В случае приобретения билетов направляющей стороной наличие подтверждающего документа у командируемого не требуется.

При решении вопроса о том, какие документы на проезд в маршрутном такси принимаются для целей возмещения, исходить нужно из следующего.

Автомобильные перевозки пассажиров могут выполняться в регулярном и нерегулярном сообщении.

Особый акцент был сделан на регулярное сообщение.

Так, в регулярном сообщении перевозку осуществляют по договору автомобильной перевозки пассажира. В подтверждение его заключения и оплаты за проезд пассажиру выдают проездной документ (иной документ в соответствии с законодательными актами). В билете (проездном документе) на автомобильные перевозки в регулярном сообщении указывают назначение билета, его номер, маршрут движения, стоимость проезда (пп. 85, 107 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972). Именно такой документ является основанием к возмещению расходов по проезду.

Обращено внимание слушателей, что при командировании работника за границу разрешено возмещать транспортные расходы в пределах места командирования в виде оплаты:

– такси;

– аренды автомобиля при наличии подтверждающих документов.

Расходы по найму жилого помещения

Возмещение расходов по найму жилого помещения можно производить без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176.

При оплате направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производят (п. 17 Положения № 176). Оплата жилого помещения считается произведенной направляющей стороной в т.ч. при выдаче командированному работнику корпоративной банковской карты с зачисленными для этих целей денежными средствами. В этом случае командированному работнику не выплачивают разницу между размерами возмещения расходов по найму жилого помещения, установленными в приложениях 1 и 2 к Положению № 176, и суммой фактически оплаченных и документально подтвержденных расходов. Взаиморасчеты с таким работником производят исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов.

Если нанимателю представлены документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, то следует применять освобождение от подоходного налога в размере фактически понесенных и документально подтвержденных расходов.

Если у нанимателя отсутствуют документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, можно применять освобождение от подоходного налога в пределах установленных размеров возмещения.

Выплата суточных

Возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 (часть первая п. 20 Положения № 176).

Невыплата суточных командированному работнику предусмотрена в случае, когда расходы, связанные с обеспечением его питанием и транспортом в месте командировки, берет на себя принимающая сторона (часть вторая п. 20 Положения № 176).

При командировании работника в несколько иностранных государств в один день выплату суточных следует производить исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленных приложением 2 к Положению № 176 для таких государств.

Ирина Сергеевна в своем выступлении разъяснила особенности возмещения расходов при направлении в командировку водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки (за исключением международных автомобильных перевозок для собственных нужд): за время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных необходимо производить водителю в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в размерах, установленных п. 37 Положения № 176 (в пределах Республики Беларусь – от 1- до 5-кратного размера суточных, установленных в приложении 1 к Положению № 176 в сутки; за границей – от 25 до 150 евро в сутки).

Освобождение от подоходного налога производится в вышеуказанных пределах.

Расходы на командировки, если организация выступает принимающей стороной

Не признаются объектом обложения подоходным налогом любые расходы, оплаченные (возмещенные) принимающей стороной, в т.ч. суточные, питание, проживание, проезд. Аналогичный подход следует применять в части расходов, понесенных организацией в отношении члена органа управления при исполнении им своих функций (подп. 2.24 п. 2 ст. 196 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Иные расходы на командировки

При командировании работника наниматель может возмещать иные расходы и применять освобождение от подоходного налога при условии фактического и документального подтверждения понесенных расходов (п. 4 ст. 208 НК; пп. 24, 25 Положения № 176).

Перечень этих расходов может включать в себя следующие составляющие:

– оформление и выдача виз (включая оплату услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз);

– уплата обязательного сбора (пошлины), взимаемого в аэропортах;

– страхование от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;

– страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;

– услуги электросвязи;

– аренда автомобиля;

– приобретение горюче-смазочных материалов;

– оплата стоянки;

– проезд по платным дорогам (туннелям, мостам);

– уплата таможенных сборов и пошлин;

– мойка автотранспортного средства;

– вынужденный мелкий ремонт;

– оплата экологических налогов и сборов.

Вторая часть общеобразовательного мероприятия проходила с участием спикера Тарасевич Ольги Александровны, начальника управления прямого налогообложения главного управления методологии налогообложения организаций Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

Ольга Александровна акцентировала внимание слушателей, что с 2019 г. в состав расходов, учитываемых при налогообложении, включаются затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и нормируемые расходы.

В настоящее время в числе нормируемых затрат особый интерес налогоплательщиков вызывает отражение командировочных расходов. Об особенностях формирования нормируемых затрат при исчислении налога на прибыль, включая командировочные расходы, которые необходимо учитывать налогоплательщикам в 2019 г., было разъяснено следующее.

Командировочные расходы в 2019 г., как и ранее, подлежат отражению в налоговом учете в пределах установленных норм (подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК). Особенность отражения расходов по командировке как на территории Республики Беларусь, так и за рубежом состоит в том, что при проведении расчетов с командируемым работником необходимо учитывать, на какой период приходится начало срока командировки:

– до 23 марта 2019 г. – действуют нормы законодательства, регулирующие возмещение командировочных расходов, применяемые в 2018 г.;

– после 23 марта 2019 г. – применяют нормы Положения № 176.

При исчислении налога на прибыль наниматель вправе учесть в составе нормируемых затрат расходы на служебные командировки в размерах, установленных законодательством, учитываемых при налогообложении.

Отражение расходов по командировке при исчислении налога на прибыль зависит от целей командировки, а также иных условий, вытекающих из норм законодательства.

В зависимости от целей командировочные расходы могут быть как связаны, так и не связаны с производством и реализацией товаров, работ, услуг. С учетом данных условий командировочные расходы могут быть включены в затраты организации либо во внереализационные расходы (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170, п. 1, подп. 3.28 п. 3 ст. 175 НК).

Особенности отражения в налоговом учете командировочных расходов по проезду транспортом

При командировании за границу командированным работникам возмещают расходы по проезду транспортом, которым работник направлен в командировку по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса. Исключением из данной нормы являются командированные работники, поименованные в абз. 3 части первой подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176.

Важно! Наниматель может возместить расходы по тарифам бизнес-класса при командировании за границу работникам по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом.

При этом необходимо учитывать, что расходы по проезду по тарифам бизнес-класса при командировании за границу можно возмещать при условии производственной необходимости и экономической целесообразности приобретения таких билетов.

В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командировки, когда командированный работник вынужден приобретать за границей проездные документы (билеты) по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении проездных документов (билетов) не требуется (часть третья подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176).

Для целей исчисления налога на прибыль возмещаемые нанимателем расходы по проезду по тарифам бизнес-класса, произведенные в соответствии с нормами Положения № 176, следует учитывать в составе нормируемых затрат.

Ольга Александровна в своем выступлении подробно разъяснила порядок отражения командировочных расходов при заключении нанимателем договора с организацией, оказывающей туристические услуги, или иным субъектом хозяйствования, оказывающим услугу по организации служебной командировки.

Из условий договора должно вытекать, что исполнитель фактически оплачивает расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, счета по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с организацией служебной командировки, а наниматель возмещает (оплачивает) исполнителю указанные расходы на основании акта выполненных работ.

При заключении такого гражданско-правового договора с исполнителем необходимо учитывать, что для включения понесенных расходов, связанных с командировкой, в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо соблюсти положения ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь, предусматривающие предоставление работникам гарантий и компенсаций при служебных командировках. Включить понесенные расходы (оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения и других расходов, связанных с организацией поездки) в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, возможно в случае, если они соответствуют признакам служебных командировок.

Для отнесения вышеперечисленных командировочных расходов в составе затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо, чтобы в акте выполненных работ, счете или ином документе, выставляемом исполнителем, содержалась расшифровка по видам расходов в их стоимостном выражении, а также наличие всех сопутствующих сделке первичных учетных документов (заверенных копий), подтверждающих произведенные расходы исполнителем (оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения и других расходов, связанных с организацией поездки).

Важно! Если в акте выполненных работ, выставленном исполнителем, указана лишь стоимость услуг исполнителя и отсутствует их расшифровка, то такие расходы не могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, так как невозможно установить связь произведенных затрат с производственной деятельностью организации.

Новацией в подходах по отражению затрат по командировочным расходам является возможность возмещения расходов на такси в пределах места командировки за границей на основании подтверждающих документов, а также включение этих расходов в состав нормируемых затрат.

Решение вопроса о возмещении командированному работнику понесенных расходов на оплату услуг такси в месте служебной командировки принимает наниматель исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности возмещения таких расходов. При командировании в пределах Республики Беларусь командированным работникам оплату проезда на такси осуществляют за счет суточных и не возмещают.

Возмещение расходов по найму жилого помещения

В составе нормируемых затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, разрешено учитывать расходы по найму жилья без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (при командировках в пределах Республики Беларусь) и приложении 2 к Положению № 176 (при командировках за границу).

Если расходы по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь превышают установленные размеры, то возмещение данных расходов можно производить на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания.

Ольга Александровна обратила внимание слушателей на то, что при исчислении налога на прибыль не следует учитывать расходы по найму жилья в случае нахождения работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в выходные, государственные и праздничные дни в личных целях, так как возмещение этих расходов не предусмотрено законодательством (часть третья п. 5 Положения № 176, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК).

Возмещение суточных

В составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, необходимо отражать суточные в пределах суммы, рассчитанной исходя из установленных законодательством размеров (п. 20 Положения № 176, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК). По решению нанимателя возмещение данных расходов может быть произведено сверх размера, установленного законодательством, однако сумму превышения над размером суточных, рассчитанных исходя из установленных законодательством, не следует учитывать при исчислении налога на прибыль (подп. 1.1 п. 1 ст. 171, подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК).

Если принимающая сторона согласно приглашению обеспечивает работника питанием и транспортом в пределах места командировки, то в этом случае возмещение суточных не предусмотрено законодательством и они могут быть учтены при налогообложении прибыли только за время нахождения в пути. Не подлежит отражению в составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, выплата суточных за дни нахождения работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в выходные, государственные и праздничные дни в личных целях.

Важно! Статьи по материалам Круглого стола будут опубликованы на портале GB.BY и в журнале «Главный Бухгалтер».

Командировочные расходы: подоходный налог (ГБ №35, 2019)

Командировочные расходы: подоходный налог (ГБ №37, 2019)