9 июня 2015 г. в редакции журнала "ГБ" по указанной теме состоялась "Прямая линия", гостьей которой была Инесса Леонидовна Прокопович, начальник управления регулирования денежного обращения Нацбанка Республики Беларусь.
В предлагаемом материале содержатся ответы на вопросы, касающиеся порядка заполнения отчетов об израсходованных суммах иностранной валюты, порядка использования личной и корпоротивной банковских карточек в загранкомандировках, порядка ведения кассовых операций в белорусских рублях.
Работник предприятия командирован в Германию. Аванс на командировочные расходы выдан из кассы организации в белорусских рублях. Работник приобрел валюту (евро) в кассе банка.
К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты работник приложил кассовый чек, полученный в обменном пункте (кассе банка) при покупке валюты, счет из гостиницы (оплачен наличными в евро) и другие подтверждающие документы.
В какой валюте в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты надо отразить сумму суточных и расходов по найму жилого помещения?
В евро.
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются:
– суточные – в иностранной валюте, приобретенной в обменном пункте (кассе банка) за белорусские рубли (евро);
– другие суммы иностранной валюты, израсходованные в служебной командировке (в т.ч. на наем жилого помещения), – в валюте произведенных операций (евро).
Расходы пересчитываются в валюту выданного аванса (белорусские рубли) по курсу обменного пункта (кассы банка), в котором работник приобрел иностранную валюту за белорусские рубли.
Вышеизложенное следует из п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Работник организации направлен в командировку в Российскую Федерацию. Организация зачисляет ему денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, в белорусских рублях на личную дебетовую карточку. В подтверждение приобретения российских рублей работник представил подтвержденную банком выписку по счету клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка. Гостиница была оплачена посредством личной дебетовой карточки |*|.
* Порядок использования корпоративной (личной) дебетовой карточки для оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех командированных организацией лиц доступен для подписчиков электронного "ГБ"
В какой валюте в отчете об израсходованных суммах следует отразить расходы по командировке (суточные, расходы по найму жилого помещения)?
В российских рублях.
В данной ситуации при представлении указанной выписки и других подтверждающих документов в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные и другие суммы, израсходованные в служебной командировке, указываются в российских рублях.
При этом расходы в отчете об израсходованных суммах следует пересчитать в валюту выданного аванса (белорусские рубли) с использованием обменного курса банка–эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек и (или) обменного курса, установленного платежной системой (п. 34 Инструкции № 185).
Организация осуществляет выдачу авансов по зарубежным командировкам сотрудников в белорусских рублях путем перечисления авансов на личные дебетовые карточки сотрудников. Документы, подтверждающие обмен белорусских рублей на иностранную валюту, а также выписку по счету к отчету об израсходованных суммах сотрудники не прикладывают.
Каким образом в отчете об израсходованных суммах указываются суточные, какой курс при этом используется?
В случае использования личной дебетовой карточки и отсутствия подтверждающих документов в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату перечисления аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
Справочно: в случае использования корпоративной карточки и отсутствия подтверждающих документов суточные включаются в отчет об израсходованных суммах в белорусских рублях с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты |*|.
* Практика применения правил расчета авансового отчета доступна всем на портале GB.BY
Организации необходимо отправить в одну зарубежную командировку сразу 3 специалистов. Для оплаты их расходов в валюте по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения она планирует зачислить аванс на личную банковскую платежную карточку одного из них. Письменное согласие остальных получено.
Правомерна ли данная операция?
Такой порядок Инструкцией № 185 не предусмотрен.
При направлении в одну командировку нескольких работников с их письменного согласия допускается проведение одним из командированных работников оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно, найму жилого помещения за всех направленных в командировку лиц при соблюдении 2 условий:
– указанные расходы должны быть проведены только в безналичном порядке;
– использоваться может только корпоративная дебетовая карточка.
При этом указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществившим их оплату (п. 39-1 Инструкции № 185).
Как видим, на случаи использования личной дебетовой карточки норма п. 39-1 Инструкции № 185 не распространяется |**|.
** Нестандартные ситуации, позволяющие достоверно учесть расходы по командировке, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Обязана ли организация в настоящее время вести журнал регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте, белорусских рублях?
Не обязана.
Необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журналах до передачи их в кассу определяется решением руководителя юридического лица (лица, им уполномоченного). Данное решение должно быть оформлено в письменном виде.
В случае если принято решение вести указанный журнал, следует обратить внимание на то, что и форма ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными).
Одна форма журнала предполагает общий учет приходных и расходных кассовых ордеров, другая форма – отдельный учет приходных и расходных кассовых ордеров.
Вышеизложенное определено п. 45 Инструкции № 185 и п. 49 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Справочно: в приложении 2 к Инструкции № 185 и приложениях 1 и 2 к Инструкции № 107 содержатся 2 формы журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров.
В первой форме журнала ведется отдельный учет приходных кассовых ордеров и отдельный учет расходных кассовых ордеров, во второй – единый учет всех приходных и расходных кассовых ордеров.
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте" ("Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров") составляется за соответствующий день и содержит данные учета движения наличной иностранной валюты (наличных денег) по целевому назначению.
Организация оказывает бытовые услуги населению. Выручка принимается через КСА. Ежедневно кассир операционной кассы сдает выручку за день в полном объеме в центральную кассу, составляется приходный кассовый ордер. В обслуживающий банк выручка сдается из центральной кассы.
Может ли организация сдавать выручку, поступившую в центральную кассу, в обслуживающий банк не полностью, а частично?
Можно при соблюдении определенных условий.
Сроки сдачи выручки устанавливает руководитель организации в письменном виде.
В день наступления этого срока выручка должна быть сдана в банк в полном размере за вычетом наличных денег, которые будут выданы в обязательном порядке в этот день на проведение текущих операций (оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, выплата по договорам займа, аренды и др.).
Инструкциями № 185 и № 107 определено, что кассовая книга может вестись в электронном виде.
Как должна выглядеть электронная форма кассовой книги и как часто распечатываются страницы кассовой книги на бумажный носитель?
Форма данной книги определена Инструкциями № 185 и № 107.
Форма кассовой книги, в которой должно отражаться поступление и выдача наличной иностранной валюты, содержится в приложении 3 к Инструкции № 185, а форма книги, в которой отражаются поступление и выдача наличных денег, – в приложении 3к Инструкции № 107. Организации, планирующие вести кассовые книги в электронном виде, должны за основу взять эти формы.
В то же время указанными инструкциями определены некоторые требования по ведению электронной кассовой книги.
Так, при ведении электронной кассовой книги кассир должен распечатать в конце рабочего дня 2 выходные формы: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", которые имеют одинаковое содержание.
Важно! Данная операция производится только при наличии кассовых операций.
После получения выходных форм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" кассир обязан проверить правильность составления указанных выходных форм, подписать их и передать вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме "Вкладной лист кассовой книги".
Обязательным условием при ведении электронной кассовой книги является выведение остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня, а также полная сохранность кассовых документов.
Кроме того, кассир обязан хранить выходную форму "Вкладной лист кассовой книги" отдельно за каждый месяц.
Данная форма должна брошюроваться в хронологическом порядке в течение года. Нумерация листов в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Соответственно по истечении года автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за год.
По окончании календарного года (по мере необходимости) общее количество листов за год должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица (п. 55 Инструкции № 107; п. 50 Инструкции № 185) |*|.
* Новации, произошедшие в правилах ведения кассовых операций в белорусских рублях с 1 сентября 2014 г., доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Организация, осуществляющая оптовую торговлю, приобрела 1 магазин и 2 павильона на рынке.
Какой оптимальный порядок сдачи выручки в банк следует установить для указанных объектов розницы?
Организация самостоятельно в письменной форме определяет порядок и сроки сдачи наличных денег в обслуживающий банк, работникам службы инкассации.
При определении порядка и сроков сдачи наличных денег учитываются необходимость ускорения оборачиваемости своевременного поступления наличных денег в банки, обеспечение их сохранности, специфика работы организации (подразделения).
Так, для магазина организация вправе установить сроки сдачи выручки как ежедневные, так и 1 раз в несколько дней или 1 раз в месяц, другие сроки.
Для павильонов сроки сдачи выручки устанавливаются не реже 1 раза в 7 календарных дней, поскольку они относятся к уполномоченным лицам. При этом организация должна довести установленные порядок и сроки сдачи выручки каждому уполномоченному лицу в письменной форме (п. 15 Инструкции № 107).
Справочно: к уполномоченным лицам относятся:
– продавцы, работающие в павильонах, киосках, палатках, нестационарных торговых объектах, вне стационарных торговых объектов с использованием передвижных средств развозной и разносной торговли, другие материально ответственные лица (за исключением кассиров), являющиеся работниками юридического лица, индивидуального предпринимателя, нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро, адвоката по трудовым договорам и осуществляющие деятельность от их имени;
– физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ (оказание услуг) (п. 2 Инструкции № 107).
Покупатель оплатил наличными деньгами товар, который вернул в магазин на следующий день. На расчетном счете организации денежные средства отсутствуют (картотека), но есть наличные деньги в кассе.
Может ли организация вернуть покупателю наличные денежные средства из кассы?
Может, при соблюдении определенных условий.
Порядок и размер использования поступивших в кассу наличных денег определен в п. 7 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107), и не требует установления в приказе.
Так, организации, а также их подразделения могут расходовать наличные деньги, поступившие в кассу, для проведения любых текущих операций (выплатить заработную плату, командировочные расходы, дивиденды, осуществить выплату за возвращенный товар покупателю, по договору займа, аренды и др.) при соблюдении норм, определенных пп. 8, 9, 11 Инструкции № 107.
При этом выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 (п. 30 Инструкции № 107).
В этом случае в расходных кассовых ордерах необходимо указать паспортные данные покупателя |*|.
* Правила приема наличных денег в магазинах беспошлинной торговли, расположенных в пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Справочно: расходование наличных денег из выручки не допускается юридическими лицами (подразделениями) при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах, приостановлении операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц либо при наличии картотеки к внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок", за исключением расчетов из выручки, проводимых юридическими лицами, их обособленными подразделениями в случаях, установленных Президентом Республики Беларусь (п. 8 Инструкции № 107).
При этом не имеют права расходовать наличные деньги из выручки:
– ликвидируемые юридические лица, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности;
– юридические лица, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в отношении которых открыто конкурсное производство (п. 9 Инструкции № 107).
При наступлении срока сдачи наличных денег, определенного юридическим лицом, наличные деньги, поступившие в кассу, сдаются в банк за вычетом наличных денег, подлежащих выплате на проведение текущих операций только в этот день, независимо от времени сдачи наличных денег (п. 11 Инструкции № 107).
Предприятие имеет 5 подразделений. Учет ведется по общей системе налогообложения. Прием денег от покупателей подразделения производят с помощью кассовых суммирующих аппаратов, на каждый из которых ведется книга кассира. Согласно решению предприятия кассовые книги в подразделениях не ведутся.
Два подразделения сдают полученную выручку в банк, никаких расходных операций не проводят. Другие подразделения сдают выручку в центральную кассу предприятия, а затем кассир общей суммой сдает деньги в кассу банка.
Какими документами надо оформить сдачу выручки подразделениями непосредственно в кассу банка, минуя центральную кассу предприятия?
Поскольку в изложенной ситуации прием наличных денег 2 подразделениями осуществляется с использованием кассового оборудования |*|, к которому ведется книга кассира, и никаких расходных операций не осуществляется, то сдача наличных денег указанными подразделениями оформляется в книге кассира. При этом оформления приходного и расходного кассовых ордеров не требуется.
* Перечень документов, регулирующих порядок использования кассового оборудования при приеме наличных денег, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Какими документами оформляются прием выручки от подразделений в центральную кассу предприятия и ее последующая сдача в кассу банка?
Прием выручки от подразделений предприятия в его центральную кассу следует оформлять приходными кассовыми ордерами, выписываемыми отдельно на принятую от каждого подразделения сумму наличных денег.
Внесение записей в кассовую книгу осуществляет кассир сразу после приема наличных денег по каждому документу в отдельности (п. 52 Инструкции № 107).
На общую сумму сдаваемой выручки в банк выписывается один расходный кассовый ордер. Соответствующая запись вносится в кассовую книгу.
Организация имеет подразделения, которые на основании приказа руководителя сдают выручку 1 раз в 7 дней в ее центральную кассу кассиру, ведущему кассовую книгу, для последующей сдачи в банк.
Обязан ли кассир центральной кассы организации ежедневно заполнять кассовую книгу, если выручка в этот день в центральную кассу не сдавалась?
Не обязан.
В случае отсутствия в отдельные дни поступлений наличных денег в центральную кассу и выдач наличных денег из центральной кассы организации кассовая книга юридическим лицом в такие дни не заполняется, приходные и расходные документы не выписываются (п. 50 Инструкции № 107).
Может ли учредитель предприятия внести наличные денежные средства в качестве займа в кассу предприятия и из этих же денежных средств осуществить выдачу денег работнику на командировочные расходы или другие расходы, связанные с текущей деятельностью предприятия? Можно ли таким же образом погасить заем перед учредителем, т.е. за счет средств, поступивших в кассу предприятия?
Может.
Учредитель вправе внести наличные денежные средства в качестве займа либо в кассу банка, либо в кассу предприятия (т.е. без внесения их на расчетный счет в обслуживающем банке и последующего снятия). Предприятие без ограничения может использовать наличные деньги, поступившие в кассу, для проведения текущих операций, в т.ч. для возврата займа учредителю при соблюдении требований, определенных пп. 8, 9 Инструкции № 107*. При наступлении срока сдачи наличных денег, определенного предприятием, наличные деньги, поступившие в кассу, сдаются в банк за вычетом наличных денег, подлежащих выплате на проведение текущих операций только в этот день, независимо от времени сдачи наличных денег |*|.
___________________
* Требования, изложенные в пп. 8, 9 Инструкции № 107, см. в разделе "Справочно" на с. 15–16.
* Практика применения последних нововведений по кассовым операциям в белорусских рублях и валюте доступна всем на портале GB.BY
Подразделение принимает выручку с использованием кассового оборудования. В соответствии с принятым решением кассовую книгу не ведет. Выручка сдается непосредственно в банк. При этом заработная плата сотрудникам этого подразделения выдается из выручки.
Как должны быть оформлены эти операции документально?
В данном случае организации необходимо:
1) при изъятии из ящика для денег кассового оборудования наличных денежных средств на выплату заработной платы в гр. 12 книги кассира отразить данную операцию с отметкой, например, "на выплату заработной платы".
Справочно: книга кассира должна вестись по каждой единице кассового оборудования по форме согласно приложению 2 к Положению о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденному постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16.
Вышеизложенное не распространяется на кассовое оборудование:
– используемое в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц;
– встраиваемое в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, специальные компьютерные системы;
– с установленным средством контроля налоговых органов;
2) производить выдачу наличных денег на оплату труда по расходным кассовым ордерам или по платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 27 Инструкции № 107).
Если же подразделение кроме выплаты заработной платы будет осуществлять другие расходные операции (выдача денег на командировочные расходы, на хозяйственные расходы и др.), то ей целесообразно вести кассовую книгу.
В связи с производственной необходимостью сотрудник предприятия регулярно направляется в служебные командировки за границу. В связи с истечением срока ранее действовавшей визы в целях оформления новой визы сотрудник за счет собственных средств уплатил консульский сбор в размере 60 евро, что подтверждается чеком. После издания приказа работнику выданы командировочные в белорусских рублях, в т.ч. на визу.
Можно ли в отчет об израсходованных суммах включить расходы на консульский сбор и если да, то какой при этом применить курс?
Можно.
Работник вправе включить в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты сумму оплаченного им консульского сбора.
Расходы на консульский сбор в отчете об израсходованных суммах указываются в валюте произведенных операций (евро) и пересчитываются в валюту выданного аванса (белорусские рубли) по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах (п. 34 Инструкции № 185*) |*|.
_____________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
* Практика применения правил расчета авансового отчета доступна всем на портале GB.BY
Работник направлен в служебную командировку за границу. Сумма на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, зачислена работнику на счет, к которому выдана личная дебетовая карточка в белорусских рублях. При этом личная карточка использовалась работником исключительно для получения наличной иностранной валюты. Соответственно расчеты, связанные со служебной командировкой, произведены в наличной форме.
Нормами какой инструкции необходимо руководствоваться при определении срока представления работником отчета по командировке: 3 (5) рабочих дней (п. 40 Инструкции № 107) или же 15 рабочих дней (п. 28 Инструкции № 185)?
В данном случае, поскольку служебная командировка за границу и фактические расходы в служебной командировке произведены в иностранной валюте, необходимо руководствоваться п. 28 Инструкции № 185. То есть срок представления в бухгалтерскую службу юридического лица отчета об израсходованных суммах иностранной валюты составит 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
Работник приобрел электронный билет на самолет. Оплата произведена посредством личной дебетовой карточки.
Надо ли к отчету в обязательном порядке прилагать выписку по счету, к которому выдана личная дебетовая карточка?
Нет, при наличии маршрут-квитанции на бумажном носителе и посадочного талона.
В данном случае для подтверждения расходов по проезду к месту командирования и обратно работник к отчету об израсходованных суммах должен приложить маршрут-квитанцию на бумажном носителе и посадочный талон. При их наличии представление выписки по счету, к которому выдана личная дебетовая карточка, не требуется (п. 28 Инструкции № 185, п. 37 Инструкции № 107).
